Dlaczego podczas ewakuacji trudno ustalić, kto został w budynku?
Lista pracowników nie pokazuje rzeczywistego stanu osobowego budynku. Informuje, kto jest zatrudniony albo zgodnie z grafikiem powinien być obecny, ale podczas ewakuacji potrzebna jest informacja o osobach, które faktycznie znajdowały się w obiekcie przed alarmem.
Pracownik może mieć zmianę od 8:00, ale tego dnia być nieobecny. Ktoś inny mógł przyjść wcześniej albo zostać po zakończeniu swojej zmiany. W tym samym czasie w obiekcie może przebywać monter wezwany do awarii, kurier, kierowca lub gość umówiony na spotkanie. Papierowa lista kadrowa nie uwzględnia takich zmian w czasie rzeczywistym.
Dlatego użyteczny system zarządzania ewakuacją musi bazować na aktualnych danych o obecności. Źródłem mogą być zdarzenia rejestrowane przez kontrolę dostępu, czytniki czy inne rozwiązania identyfikujące osoby przy wejściu i przemieszczaniu się między strefami. Systemy tego typu mogą na tej podstawie aktualizować status osoby jako znajdującej się w obiekcie lub ewakuowanej.
Nie oznacza to jednak, że technologia automatycznie wie wszystko o każdym człowieku. Jeżeli ktoś wejdzie bez własnej identyfikacji albo opuści obiekt przejściem, na którym zdarzenie nie jest rejestrowane, stan cyfrowy może różnić się od rzeczywistego. Dlatego system musi być elementem dobrze zaprojektowanej procedury, a nie jej zamiennikiem.
Jak sprawdzić, kto ewakuował się, a kogo nadal brakuje?
Najważniejsze podczas ewakuacji jest rozróżnienie dwóch informacji. Pierwsza mówi, kto znajdował się w budynku przed alarmem. Druga określa, kto został już potwierdzony jako osoba ewakuowana.
Załóżmy, że tuż przed rozpoczęciem akcji stan osobowy wynosił 147 osób. Po opuszczeniu obiektu i weryfikacji w bezpiecznych strefach potwierdzono 144 osoby. Z punktu widzenia koordynatora ważniejsza od samej liczby ewakuowanych jest informacja o trzech konkretnych osobach, których status nadal pozostaje niepotwierdzony.
Właśnie w tym miejscu system kontroli ewakuacji ma przewagę nad liczeniem ludzi na podstawie ogólnej listy. Zamiast ustalać od początku, kto mógł być w pracy, koordynator pracuje na stanie osobowym zapisanym przed alarmem i porównuje go ze zmieniającym się statusem ewakuacji. Rozwiązania tego typu mogą działać w czasie rzeczywistym, rozróżniać status osób do ewakuacji i ewakuowanych oraz udostępniać te dane operatorom.
Daje to również podstawę do późniejszej analizy. Zarejestrowany przebieg zdarzenia pozwala sprawdzić stan osobowy, statusy osób i przebieg całej akcji. Ma to znaczenie nie tylko po rzeczywistym alarmie, ale również podczas próbnych ewakuacji, gdy organizacja może zweryfikować, czy dane systemowe odpowiadają temu, co faktycznie wydarzyło się w budynku.
Co z gośćmi, podwykonawcami i serwisantami podczas ewakuacji?
Stan osobowy nie powinien jednak kończyć się tylko i wyłącznie na stałych pracownikach. Jeżeli o 10:15 zarejestrowano gościa, w kotłowni pracuje zewnętrzny serwisant, a na terenie magazynu przebywa kierowca, każda z tych osób musi zostać uwzględniona w procesie ewakuacji.
Problem jest szczególnie widoczny w obiektach, przez które codziennie przewija się wiele osób z zewnątrz. Pracowników można powiązać z harmonogramami i systemami firmowymi. Gość lub podwykonawca może pojawić się tylko raz i pozostać w budynku przez godzinę. Jeżeli informacja o jego wejściu nie trafi do źródła wykorzystywanego podczas ewakuacji, koordynator może nie mieć podstawy, aby uwzględnić go w stanie osobowym.
Dlatego rejestracja gości i kontrola dostępu mają znaczenie również poza codziennym zarządzaniem wejściami. Spójne dane o obecności pozwalają objąć procedurą nie tylko etatowych pracowników, ale wszystkie zarejestrowane osoby znajdujące się w danym momencie na terenie obiektu. Systemy łączące zarządzanie ewakuacją z kontrolą dostępu i obsługą gości są projektowane właśnie z myślą o takim przepływie danych.
Dla jakich obiektów system zarządzania ewakuacją ma największe znaczenie?
System zarządzania ewakuacją ma największe znaczenie tam, gdzie liczba i lokalizacja osób często się zmieniają. Nie decyduje o tym wyłącznie wielkość budynku, ale przede wszystkim charakter ruchu wewnątrz niego.
W zakładzie produkcyjnym dochodzą zmiany, hale i strefy o różnym przeznaczeniu. W centrum logistycznym obok pracowników stale pojawiają się kierowcy i podwykonawcy. W biurowcu rzeczywista frekwencja zależy od pracy hybrydowej, spotkań i gości. W szkole, szpitalu lub obiekcie publicznym stan osobowy obejmuje natomiast znacznie więcej osób niż sam personel.
Z tego względu rozwiązania do zarządzania ewakuacją są stosowane m.in. w przemyśle, biurowcach, magazynach i centrach logistycznych, placówkach edukacyjnych i medycznych, hotelach oraz obiektach użyteczności publicznej. Wspólnym problemem tych miejsc jest konieczność szybkiego ustalenia aktualnej liczby i statusu osób podczas zdarzenia.
EntryWise – system zarządzania ewakuacją od AutoID
EntryWise rozwijany przez AutoID Polska S.A. posiada moduł zarządzania ewakuacją, który umożliwia bieżące monitorowanie stanu osobowego oraz statusu osób podczas akcji. System może integrować się z kontrolą dostępu, czytnikami i terminalami oraz obsługiwać strefy i podstrefy ewakuacyjne. Status osoby jest aktualizowany jako „do ewakuacji” lub „ewakuowana”, a dane są dostępne dla operatorów i koordynatorów.
W praktyce oznacza to możliwość wykorzystania informacji gromadzonych przy kontroli ruchu osób również podczas ewakuacji. EntryWise obejmuje ponadto funkcje kontroli dostępu, zarządzania gośćmi i rejestracji czasu pracy, dzięki czemu dane dotyczące różnych grup użytkowników mogą funkcjonować w jednym środowisku. System zarządzania ewakuacją może działać lokalnie lub w chmurze i być obsługiwany z komputera, tabletu lub smartfona.
Jak w czasie ewakuacji sprawdzić, kto pozostał w budynku?
Ustalenie, kto pozostał w budynku, wymaga dwóch aktualnych zbiorów informacji: stanu osobowego przed alarmem oraz statusu osób potwierdzonych jako ewakuowane. Rejestracja wejścia daje punkt wyjścia, a kolejne potwierdzenia podczas ewakuacji pozwalają zawężać grupę osób, których nadal brakuje.
Technologia nie zastępuje przy tym procedury. Jej dane są użyteczne wtedy, gdy ruch pracowników i osób zewnętrznych jest konsekwentnie rejestrowany, a sposób działania całego procesu jest sprawdzany podczas ćwiczeń. Wtedy system ewakuacji jak EntryWise od AutoID Polska S.A. nie służy tylko do policzenia ludzi, ale pomaga wskazać konkretnie te osoby, których status w krytycznym momencie pozostaje nieustalony.
