Dług technologiczny i NIS2 w zarządzaniu nieruchomościami

Co znajdziesz w tym artykule:

1. Czym jest dług technologiczny i jak powstaje?
2. Jak dług technologiczny wpływa na cyberbezpieczeństwo w zarządzaniu nieruchomościami?
3. Czym jest dyrektywa NIS2 i co oznacza dla branży nieruchomości?
4. Jakie obowiązki w zakresie RODO mają spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe?
5. Jak PROBIT wspiera modernizację procesów zarządzania nieruchomościami?
6. Podsumowanie

Dług technologiczny nie zawsze daje o sobie znać od razu. Nieaktualizowane oprogramowanie, brak wsparcia technicznego i problemy z dostępem do danych mogą stopniowo utrudniać sprawne funkcjonowanie spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Dlatego w obliczu rosnących wymagań dotyczących cyberbezpieczeństwa, w tym regulacji NIS2, warto lepiej zadbać o bezpieczeństwo danych.

Czym jest dług technologiczny i jak powstaje?

Dług technologiczny to zaległości wynikające z odkładania potrzebnych aktualizacji i niezbędnych prac na później. Początkowo odwlekanie modernizacji pozwala uniknąć dodatkowych wydatków, jednak z czasem utrzymanie takiego oprogramowania może stać się coraz trudniejsze i kosztowniejsze.

W przypadku spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych problem może dotyczyć m.in. księgowości, rozliczeń czy obiegu dokumentów. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, w której dane są rozproszone między kilkoma programami, a ich przenoszenie wymaga ręcznej pracy. W ten sposób prowadzenie rozliczeń staje się bardziej czasochłonne i podatne na błędy.

Sam fakt korzystania z jednego oprogramowania od wielu lat nie oznacza od razu, że jest ono przestarzałe lub niebezpieczne. Kluczowe jest to, czy producent zapewnia aktualizacje i reaguje na pojawiające się problemy.

Jak dług technologiczny wpływa na cyberbezpieczeństwo w zarządzaniu nieruchomościami?

W zarządzaniu nieruchomościami dług technologiczny może mieć wpływ zarówno na bezpieczeństwo danych mieszkańców, jak i na ciągłość pracy. Pod uwagę warto wziąć cztery obszary: aktualizacje i wsparcie techniczne, rozproszenie danych między systemami, zarządzanie uprawnieniami oraz procedury przywracania danych po awarii.

Kwestie te stają się szczególnie istotne w kontekście rosnących wymagań dotyczących cyberbezpieczeństwa, w tym dyrektywy NIS2.

Czym jest dyrektywa NIS2 i co oznacza dla branży nieruchomości?

NIS2 to dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2555, której celem jest zwiększenie poziomu cyberbezpieczeństwa w określonych sektorach gospodarki. W Polsce jej założenia zostały wdrożone poprzez nowelizację ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (KSC), która weszła w życie 3 kwietnia 2026 roku.

Najważniejsze terminy wynikające z nowelizacji KSC

Czy moja spółdzielnia lub wspólnota podlega KSC?
Sprawdź krok po kroku, czy Twoja spółdzielnia lub wspólnota podlega KSC.

Czy NIS2 dotyczy wszystkich spółdzielni, wspólnot mieszkaniowych i zarządców nieruchomości?
Nie. Samo zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowymi nie oznacza automatycznie objęcia obowiązkami wynikającymi z NIS2. Decydują o tym rodzaj prowadzonej działalności i kryteria określone w ustawie.

Przykładowo spółdzielnia, która oprócz zarządzania budynkami prowadzi działalność w zakresie dostarczania ciepła, powinna sprawdzić, czy spełnia warunki objęcia regulacją.

Dyrektywa NIS2 może mieć również pośrednie znaczenie dla zarządców nieruchomości, którzy współpracują z podmiotami objętymi regulacją. Wśród sektorów objętych przepisami znajdują się m.in. energetyka, zaopatrzenie w wodę, bankowość i ochrona zdrowia.

Jeśli zarządca świadczy usługi na rzecz takiego przedsiębiorstwa, a współpraca wiąże się np. z dostępem do jego systemów lub danych, kontrahent może określić w umowie dodatkowe wymagania dotyczące cyberbezpieczeństwa. Nie oznacza to jednak, że zarządca automatycznie staje się podmiotem objętym NIS2.

Niezależnie od tego, czy zarządca podlega przepisom NIS2, musi pamiętać o innych obowiązkach związanych z bezpieczeństwem danych. Szczególne znaczenie mają tutaj przepisy RODO, które dotyczą spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Jakie kary grożą za naruszenie przepisów NIS2?
Ustawa o KSC, wdrażająca dyrektywę NIS2, przewiduje kary pieniężne za niewypełnienie określonych obowiązków dotyczących cyberbezpieczeństwa. Wysokość kar zależy m.in. od kategorii podmiotu, jego przychodów i rodzaju naruszenia.

Sprawdź wysokość kar NIS2 i zasady ich nakładania.

Jakie obowiązki w zakresie RODO mają spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe?

W przeciwieństwie do NIS2 przepisy RODO mają bezpośrednie znaczenie dla działalności wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych. To one zazwyczaj pełnią funkcję administratora danych osobowych mieszkańców, natomiast zewnętrzny zarządca może występować jako podmiot przetwarzający dane w ich imieniu. Dokładny podział ról zależy od zakresu obowiązków i zasad współpracy.

Zgodnie z art. 32 RODO administrator danych ma obowiązek stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do poziomu ryzyka. W praktyce oznacza to m.in. kontrolowanie uprawnień użytkowników, zabezpieczanie systemów informatycznych, wykonywanie kopii zapasowych i sprawdzanie możliwości odzyskania danych po awarii.

Jakie jeszcze obowiązki wynikają z RODO?

• Zgłaszanie naruszeń ochrony danych.
  W przypadku ujawnienia danych osobie nieuprawnionej należy ocenić ryzyko dla praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Jeśli zgłoszenie jest wymagane, należy przekazać je Prezesowi UODO, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania.
  Rejestr określa m.in. cele i zakres przetwarzania danych osobowych. Obowiązek jego prowadzenia może dotyczyć również niewielkich wspólnot i spółdzielni, ponieważ przetwarzanie danych mieszkańców ma zwykle charakter regularny.
• Umowy przetwarzania danych.
  Jeśli zewnętrzny zarządca lub dostawca usług IT przetwarza dane osobowe w imieniu wspólnoty bądź spółdzielni, konieczne jest uregulowanie tej współpracy zgodnie z art. 28 RODO. Umowa powierzenia określa m.in. zakres przetwarzania danych i obowiązki obu stron. Sam zakup oprogramowania nie oznacza automatycznie powierzenia danych.

O znaczeniu tych obowiązków świadczy chociażby kara w wysokości 5 tys. zł, którą w kwietniu 2026 roku Prezes UODO nałożył na wspólnotę mieszkaniową za niezgłoszenie naruszenia ochrony danych w wymaganym terminie.

Niezależnie od zakresu obowiązków wynikających z ustawy KSC i przepisów RODO, warto zadbać o to, aby zaległości technologiczne nie zwiększały ryzyka awarii i naruszeń bezpieczeństwa danych. W praktyce wiele zależy od tego, jakie narzędzia są używane do obsługi najważniejszych procesów.

Jak PROBIT wspiera modernizację procesów zarządzania nieruchomościami?

Jednym ze sposobów ograniczenia długu technologicznego jest łączenie powiązanych procesów w ramach jednego środowiska informatycznego. Systemy PRO-SM dla spółdzielni mieszkaniowych i PRO-ZN dla zarządców nieruchomości integrują obsługę księgowości, rozliczeń i administracji nieruchomościami. Pozwala to ograniczyć konieczność korzystania z wielu niezależnych programów i ręcznego przenoszenia informacji.

System ma budowę modułową, dzięki czemu jego zakres można dostosować do potrzeb organizacji i stopniowo rozszerzać o kolejne obszary.

Do 31 grudnia 2026 r. spółdzielnie mieszkaniowe mogą skorzystać ze specjalnej oferty PROBIT obejmującej moduły Finanse i Księgowość oraz Czynsze systemu PRO-SM, a także aplikację PRO Mieszkaniec, z możliwością zaplanowania wdrożenia na 2027 rok.

Modernizacja nie musi ograniczać się tylko do systemów wykorzystywanych przez pracowników administracji. Coraz większe znaczenie mają również aplikacje, które umożliwiają mieszkańcom i pracownikom samodzielny dostęp do wybranych informacji i realizację określonych czynności online.

W rozwiązaniach PROBIT tę funkcję pełnią aplikacje internetowe i mobilne.

W ograniczaniu długu technologicznego ważna jest również możliwość aktualizowania i dalszego utrzymywania oprogramowania. Dlatego regularnie publikujemy informacje o aktualnych wersjach systemu, a w ramach umów serwisowych zapewniamy dostęp do wsparcia technicznego i aktualizacji. Użytkownicy mogą także korzystać z systemu zgłoszeń myPROBIT.

Przykładem wieloletniego wykorzystania oprogramowania PROBIT jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Karpacka. W case study opublikowanym w 2023 roku opisaliśmy wdrożenie systemu i jego zastosowanie w obsłudze zasobów mieszkaniowych. W chwili publikacji współpraca spółdzielni z PROBIT trwała już 17 lat.

Korzyści z użytkowania oprogramowania opisują również inni klienci. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Polanka” z Wrocławia zwróciła uwagę na integrację modułów, regularne aktualizacje i wsparcie techniczne, a Skierniewicka Spółdzielnia Mieszkaniowa w swojej wypowiedzi podkreśliła ograniczenie powielania czynności dzięki współpracy poszczególnych modułów. Zapraszamy do zapoznania się z pełną listą referencji naszych klientów.

Podsumowanie

Dług technologiczny nie jest wyłącznie problemem technicznym. Jego skutki mogą być odczuwalne również podczas prowadzenia rozliczeń, obsługi mieszkańców i ochrony danych. Dlatego regularne aktualizacje oprogramowania, kontrola uprawnień i odpowiednie zabezpieczenia systemów informatycznych mają znaczenie dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Choć dyrektywa NIS2 nie obejmuje automatycznie wszystkich spółdzielni, wspólnot i zarządców nieruchomości, obowiązki związane z ochroną danych osobowych wynikają z RODO. Ograniczanie długu technologicznego pomaga więc nie tylko usprawnić pracę, ale również ograniczyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych.

Chcesz sprawdzić, jakie rozwiązania sprawdzą się w Twojej spółdzielni lub firmie zarządzającej nieruchomościami? Poznaj możliwości systemów PROBIT i skontaktuj się z naszym zespołem, aby omówić potrzeby swojej organizacji.