„Od lat obserwujemy, że biura zarządców pracują pod coraz większą presją danych i terminów. Naszą rolą jest dostarczać narzędzia, które porządkują te procesy i pozwalają zarządcom skupić się na merytorycznej części ich pracy, a nie na walce z dokumentami” - podkreśla Michał Ziemski, Prezes Weles3.
KSEF ZMIENIA SPOSÓB PRACY Z DOKUMENTAMI
Wraz z wprowadzeniem KSeF zmienia się fundament pracy z fakturami. Dokument nie jest już plikiem, ale zestawem danych, które muszą zostać pobrane przez system, sprawdzone, zaksięgowane i powiązane z odpowiednią nieruchomością. Ten nowy model wymaga od biur zarządców nie tylko zgodności z przepisami, ale przede wszystkim uporządkowanego i zautomatyzowanego procesu. To właśnie tu zaczyna się przewaga rozwiązań takich jak Weles3 - program dla zarządców nieruchomości, które integruje cały cykl pracy: od momentu wpływu faktury po jej ujęcie w rozliczeniach.
Automatyczne pobieranie danych, obieg dokumentów w chmurze i natychmiastowe powiązanie faktury z kosztami wspólnoty eliminują wiele błędów, które dotąd wynikały z ręcznej dekretacji czy przesyłania dokumentów między działami. Dzięki integracji systemu z KSeF, automatyzacji wyciągów bankowych i pełnej archiwizacji dokumentów, również mieszkańcy odczuwają pozytywną zmianę. Mają stały dostęp do sald, historii płatności, dokumentów i rozliczeń, co obniża liczbę zapytań do biura i poprawia przejrzystość działania zarządcy.
DLACZEGO INTEGRACJA PROCESÓW STAJE SIĘ KONIECZNA?
W wielu biurach administracyjnych i księgowych wciąż funkcjonują odrębne narzędzia - inne do obsługi zgłoszeń, inne do rozliczeń, jeszcze inne do przechowywania dokumentów. Kiedy systemy nie są ze sobą połączone, każda dodatkowa czynność wymaga ręcznej kontroli, a informacja często musi przejść przez kilka osób, zanim trafi tam, gdzie powinna.
Weles3 powstał jako przeciwwaga dla tego modelu. To nie pojedynczy program, ale ekosystem pracy, który łączy: główny program online do obsługi nieruchomości, platformę zadaniową Weles3.pro, integrację z bankami i KSeF, panel właściciela lokalu, elektroniczny obieg dokumentów, rozliczenia i księgowość online, wsparcie prawne i windykacyjne. Dzięki temu każdy dokument, koszt, rozliczenie czy zgłoszenie funkcjonuje w jednej architekturze danych, co znacząco usprawnia komunikację i zmniejsza liczbę pomyłek.
„Największą przewagą ekosystemu jest to, że większość elementów pracy biura zaczyna działać w jednym porządku. Program dla zarządców nieruchomości automatycznie łączy dane, dokumenty i rozliczenia w jednym obiegu, ograniczając ręczne czynności do minimum i eliminując potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.” - dodaje Łukasz Kuczek, Dyrektor ds. Strategii i Rozwoju.
PROGRAM DLA ZARZĄDCÓW NIERUCHOMOŚCI, KTÓRY ODCIĄŻA ZESPOŁY
Liczne analizy dotyczące pracy biurowej wskazują, że wyszukiwanie dokumentów i powtarzalne czynności administracyjne pochłaniają znaczną część dnia roboczego. W pracy zarządcy każda minuta ma znaczenie - zwłaszcza w sezonach rozliczeń mediów i przygotowywania sprawozdań.
Automatyzacja procesów księgowych i administracyjnych staje się naturalną odpowiedzią na rosnące obciążenia biur. Zastosowanie jej w takich obszarach jak: pobieranie faktur z KSeF, księgowanie dokumentów, kontrola płatności, rozliczenia mediów, import wyciągów bankowych oraz generowanie raportów, pozwala zespołom skupić się na zadaniach wymagających analizy, komunikacji i nadzoru, a nie na powtarzalnych czynnościach. W praktyce oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale także większą przewidywalność pracy i mniejsze ryzyko błędów. Dlatego rozwiązania takie jak Weles3 nie są już postrzegane jako dodatek do pracy zarządcy, ale jako kluczowy element zarządzania danymi wspólnot.
PRZYSZŁOŚĆ NALEŻY DO ROZWIĄZAŃ ZINTEGROWANYCH
KSeF to wyzwanie, ale równocześnie szansa, by uporządkować procesy i przejść na wyższy poziom organizacji pracy. Takie narzędzia jak Weles3, program do zarządzania nieruchomościami online, które łączy automatyzację, księgowość, obieg dokumentów i komunikację - pozwalają przeprowadzić tę zmianę bez chaosu.
W efekcie zarządcy zyskują nie tylko zgodność z przepisami, ale też realną oszczędność czasu, mniejszą liczbę błędów i większe zaufanie mieszkańców do działań wspólnoty.
Skontaktuj się z nami, odpowiemy na wszystkie pytania i przedstawimy ofertę!
Strona www: www.Weles3.pl
Email: oferta@weles3.pl
