Przygotowanie dokumentacji do cyfrowej książki – co naprawdę trzeba mieć pod ręką?

Przy opisie procesu przygotowania dokumentacji cyfrowej książki, dla ułatwienia, skupię się na typowym przykładzie – budynku mieszkalnym wielorodzinnym.

Warto mieć świadomość, że część danych wymaganych w systemie będzie podpowiadana z list rozwijalnych, np. wybór województwa, rodzaju budynku, konstrukcji nośnej czy organu nadzoru budowlanego. Inne dane, jak liczba kondygnacji, wysokość czy kubatura, będziemy musieli wprowadzić ręcznie. Jeżeli dobrze znamy budynek i pracujemy z nim od lat, wiele informacji będziemy w stanie uzupełnić z pamięci lub dokumentacji operacyjnej. Co więcej – jeżeli papierowa książka obiektu była uzupełniona rzetelnie i prowadzona systematycznie, z dużym prawdopodobieństwem pozyskamy z niej nawet 80% wymaganych danych.

Niestety, nie zawsze mamy do czynienia z tak komfortową sytuacją. Dla budynków, których dokumentacja techniczna jest niekompletna, nieaktualna lub w ogóle nie istnieje, proces odtworzenia danych niezbędnych do założenia książki może okazać się czasochłonny i wymagać weryfikacji w kilku źródłach. W skrajnej sytuacji konieczne będzie przeprowadzenie uproszczonej inwentaryzacji technicznej budynku, aby móc uzupełnić wymagane pola zgodnie ze stanem faktycznym.

Dlatego tak istotne jest, aby nie odkładać przygotowania do cyfryzacji na ostatnią chwilę. Każdy budynek objęty obowiązkiem prowadzenia książki obiektu budowlanego musi zostać przeniesiony do wersji cyfrowej do końca 2026 r. Dla zarządców obsługujących większe portfele nieruchomości oznacza to konieczność stopniowego wdrażania systemu, inaczej cały ciężar przejścia na c-KOB może spaść na ostatni kwartał, angażując zdecydowaną część zasobów kadrowych, a w niektórych wypadkach wręcz wymagając wsparcia firmy zewnętrznej.

Z doświadczenia wiem, że dobrze przeprowadzony audyt dokumentacji oraz odpowiednie przygotowanie danych technicznych pozwala założyć jedną książkę w kilka minut. W tym artykule pokażę, jak taki audyt wygląda w praktyce i jakie konkretnie dane należy mieć pod ręką, by zrobić to sprawnie i bez zbędnych przestojów.

Etap 1. Zbieranie danych technicznych budynku

Pierwszym krokiem przed założeniem cyfrowej książki obiektu budowlanego jest zebranie i uporządkowanie danych technicznych dotyczących samego budynku. Są to informacje, które w systemie należy wpisać ręcznie – nie zostaną one automatycznie zasugerowane ani nie można ich pominąć. Dla zarządcy oznacza to konieczność dokładnego zweryfikowania danych w d...