Zagubienie KOB i dokumentacji

Zapraszamy również do przeczytania innego artykułu: Zasady podwyższania czynszu najmu lokali

Obiekt budowlany przechodzi różne etapy, w czasie których opracowywana jest najrozmaitsza dokumentacja. Pierwszą jest faza kreowania zamierzenia inwestycyjnego, kiedy opracowywana jest dokumentacja projektowa. Następnie, po przeprowadzeniu odpowiednich procedur administracyjnych – faza budowy, podczas której powstaje dokumentacja budowy. Kolejnym etapem będzie formalne zakończenie budowy i oddanie do użytkowania. Wówczas wykonuje się dokumentację powykonawczą i uzyskuje, jeśli jest to wymagane, decyzję pozwolenia na użytkowanie. Najdłuższym stadium istnienia obiektu budowlanego jest jego eksploatacja. Faza ta charakteryzuje się powstawaniem największej ilości różnorodnych dokumentów, których przechowywanie (wraz z książką obiektu budowlanego – jeśli jest wymagana) jest obowiązkiem osób zarządzających. Byt obiektu budowlanego kończy jego rozbiórka. 

W każdym czasie czy to powstawania czy funkcjonowania obiektu budowlanego mogą mieć miejsce rozliczne wydarzenia. Obiekt może zmieniać właścicieli lub zarządców, mogą mieć miejsce niebezpieczne katastrofy i awarie takie jak pożar, powódź, zniszczenie obiektu lub jego części w wyniku przykładowo wybuchu gazu. Wszystkie te okoliczności mogą być przyczyną zagubienia bądź zniszczenia dokumentacji techniczno-budowlanej danego obiektu budowlanego.

Przedmiotowe opracowanie będzie próbą przedstawienia jak we właściwy sposób gromadzić i archiwizować dokumentację obiektu budowlanego oraz zobrazowania najprostszych dla podmiotów odpowiedzialnych rozwiązań, które można wdrożyć w razie zniszczenia lub zagubienia książki obiektu budowlanego wraz z załącznikami. 

Dokumentacja budowy, powykonawcza i eksploatacyjna obiektu budowlanego

Obowiązek przechowywania dokumentacji obiektu budowlanego został określony w art. 63 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 1333 z późniejszymi zmianami). Przepis ten stanowi, iż podmiot odpowiedzialny za obiekt budowlany jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, takie jak dokumentacja budowy i powykonawcza, instrukcje dotyczące obiektu i jego wyposażenia, a także decyzje dotyczące obiektu, oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Wymienioną wyżej dokumentację należy zarchiwizować w odpowiedni sposób. Zgodnie z art. 64 ustawy dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, należy założyć książkę obiektu budowlanego. Jest ona dokumentem przeznaczonym do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego. Dokumentacje techniczno-budowlaną obiektu należy dołączyć jako załączniki do książki obiektu budowlanego, która powinna zostać założona i prowadzona dla prawie każdego obiektu budowlanego z wyłączeniem budynków mieszkalnych jednorodzinnych, obiektów zagrodowych, wzniesionych na zgłoszeniu czy dróg i mostów (dla których prowadzona jest inna dokumentacja przewidziana w przepisach szczególnych). Oprócz dokumentacji związanej z powstawaniem obiektu i oddaniem go do eksploatacji, do książki powinny zostać także dołączone protokoły z kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły z kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 497), oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego czy świadectwo charakterystyki energetycznej.

Z obowiązujących regulacji ustawowych i dyspozycji stosownych aktów wykonawczych wynika, że osoba odpowiedzialna ma obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego oraz przechowywania dokumentów, do których będzie się zaliczać :

• dokumentacja budowy, w tym decyzja pozwolenia na budowę z projektem budowlanym,
• dokumentacja powykonawcza, 
• świadectwo charakterystyki energetycznej budynku,
• instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń,
• protokoły okresowych kontroli stanu technicznego obiektu,
• protokoły okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu,
• opracowania techniczne dotyczące obiektu – ekspertyzy, badania techniczne, dokumentacja techniczna i inne op...