Zmiana właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego w aspekcie jego utrzymania

W przypadku wspólnot mieszkaniowych najczęściej dochodzi do zmian wśród jej członków w sytuacji, gdy poszczególne lokale mieszkalne zmieniają właścicieli. Zazwyczaj nie wpływa to w sposób szczególny na procedury i decyzje dotyczące samego utrzymania nieruchomości, chyba że nowy członek wspólnoty okaże się osobą mającą odmienne zdanie i dar przekonywania do swoich pomysłów na zarządzanie i funkcjonowanie nieruchomości. Najistotniejszym jednak podmiotem (wielo- lub jednoosobowym) z punktu widzenia gromadzenia oraz archiwizacji dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej budynku mieszkalnego wielorodzinnego będzie bądź to zarząd wspólnoty, bądź zewnętrzny zarządca nieruchomości. Z perspektywy właściwego utrzymania budynku najistotniejszymi zmianami są powołanie nowego składu zarządu lub przekazanie obowiązków nowemu zarządcy nieruchomości.

Jest oczywiste, iż każdy odpowiedzialny w danym momencie za utrzymanie obiektu budowlanego i jego funkcjonowanie podmiot powinien mieć kompletną dokumentację związaną z jego powstaniem oraz eksploatacją. Bez względu na to, co jest prawną podstawą dysponowania i zarządzania nieruchomością, osoby odpowiedzialne za obiekt budowlany są zobowiązane do stosowania dyspozycji ustawy Prawo budowlane[1] oraz przepisów wykonawczych do powyższej ustawy. Oznacza to, że każdy właściciel, zarządca bądź w niektórych przypadkach użytkownik obiektu budowlanego powinien mieć zgromadzone te same dokumenty i w chwili, kiedy dochodzi do zmiany sytuacji prawnej nieruchomości, przekazać je w całości swojemu następcy.

Niestety nie wszystkie osoby odpowiedzialne za obiekt budowlany są właściwie przygotowane do zarządzania. Często w przypadku zmiany podmiotu zarządzającego nieruchomością zakres przekazywanej dokumentacji technicznej obiektu nie pokrywa się w pełni z tym wynikającym z obowiązujących przepisów. Co do zasady przekazaniu podlega dokumentacja projektowa i budowy, dokumentacja eksploatacyjna – czyli zestaw wszystkich wymaganych przepisami protokołów stanu technicznego obiektu i wyposażenia instalacyjnego oraz inne oceny techniczne lub ekspertyzy, szkice, pomiary geodezyjne, instrukcje itp. W przypadku sprzedaży, dzierżawy lub wynajęcia budynku wyposażonego w system ogrzewania niezbędną częścią tej dokumentacji jest także świadectwo charakterystyki energetycznej, co wprost wynika z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków[2]. Wyżej wspomniane dokumenty powinny zostać wpisane do książki obiektu budowlanego, dzięki której kolejny podmiot odpowiedzialny za nieruchomość może poznać historię obiektu oraz zlokalizować obszary wymagające wyjątkowej uwagi i ewentualnie większych nakładów finansowych w związku z koniecznością przeprowadzania określonych robót budowlanych. Dla należytego utrzymania obiektu ma to kluczowe znaczenie. Trzeba pamiętać również, że nowa osoba odpowiedzialna za obiekt odbierająca niekompletną dokumentację będzie musiała dopowiedzieć sobie na pytanie, gdzie trzeba będzie się zwrócić, by uzupełnić niezbędną dokumentację obiektu i np. wykluczyć samowole budowlane poprzednika.
Jakie dokumenty powinny zostać przekazane przy zmianie podmiotu odpowiedzialnego za obiekt od poprzednika oraz jak będzie trzeba zareagować w razie stwierdzenia braków w dokumentacji? Jak reagować w sytuacji, gdy przejęta nieruchomość była przedmiotem postępowań administracyjnych przed organem nadzoru budowlanego? Odpowiedzi na te pytania mogą okazać się istotnymi wskazówkami dla nowych właścicieli, zarządców czy osób związanych innymi stosunkami cywilno-prawnymi w obszarze utrzymania obiektów budowlanych.

Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna obiektu podlegająca przekazaniu przy zmianie jego stanu prawnego

Pełna dokumentacja obiektu budowlanego powinna zawierać dokumenty dotyczące jego powstania oraz okresu eksploatacji. Wynika to wprost z przepisów ustawy Prawo budowlane. Obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w tym zakresie wskazane zostały w art. 63 ust. 1 ustawy: „Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 [dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem – przyp. autora], oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania”.

Dokumenty, o których mowa powyżej, wprost zostały wyliczone w ustawie Prawo budowlane w art. 60a oraz w przepisach rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego oraz Systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego[3] w części dotyczącej obowiązkowych dokumentów wpisywanych do książki obiektu budowlanego. Zgodnie z wyżej wspomnianymi dyspo...