Paraliż decyzyjny we wspólnotach mieszkaniowych

Tymczasem sprawnie działająca wspólnota mieszkaniowa stanowi atut danej nieruchomości. Niejednokrotnie takie informacje można znaleźć również w ogłoszeniach dotyczących oferowanej na sprzedaż nieruchomości, a więc również sprzedający postrzegają sprawnie zarządzaną wspólnotę jako atut. W jaki zatem sposób możemy podjąć próbę ożywienia naszej wspólnoty mieszkaniowej, z jakimi problemami spotykamy się najczęściej i jakie rozwiązania można wprowadzić, aby zapewnić sprawniejsze jej funkcjonowanie?

Problem współpracy kilku wspólnot mieszkaniowych

Podobnie jak w przypadku samodzielnych właścicieli nieruchomości, niejednokrotnie zdarza się, że problemem w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych jest osiągnięcie porozumienia z sąsiadem. W szczególności w przypadku dwóch sąsiadujących ze sobą wspólnot mieszkaniowych osiągnięcie porozumienia z uwagi na znaczną liczbę zaangażowanych osób może nastręczać pewnych trudności. Przeważnie problem dotyczy wspólnot mieszkaniowych, które mają wspólną infrastrukturę związaną z ich funkcjonowaniem. Dotyczy to takich elementów, jak np. drogi wewnętrzne, alejki, place zabaw czy parkingi. Problem rodzi się w sytuacji, kiedy nieruchomości i znajdujące się na nich obiekty nie stanowią nieruchomości wspólnej, nie przynależą do żadnej ze wspólnot, a zamiast tego posiadają bardzo wielu współwłaścicieli i zarządzane są tym samym na podstawie ogólnych reguł zarządzania współwłasnością określoną w przepisach Kodeksu cywilnego.

Przy tak znacznej liczbie współwłaścicieli i często bardzo rozdrobnionej strukturze udziałów podjęcie decyzji dotyczącej tych elementów wspólnych staje się problematyczne. Zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie cywilnym, dokonanie czynności zwykłego zarządu wymaga zgody co najmniej połowy współwłaścicieli. W odniesieniu natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu konieczna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli, co w praktyce często okazuje się niemożliwe do uzyskania. Sprawy nie ułatwia fakt, że katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu ma charakter otwarty, a klasyfikacja danej czynności uzależniona jest od jej charakteru. Nierzadkim zjawiskiem obrazującym ten problem jest np. remont chodnika doprowadzony jedynie do granicy działki.

Rozwiązaniem w tym zakresie może być podjęcie działań, które pozwolą na przekazanie części kompetencji w tym zakresie przez członków wspólnoty do zarządu lub zarządcy wspólnoty mieszkaniowej oraz podjęcie próby zawarcia choćby ramowego porozumienia regulującego zasady współpracy pomiędzy sąsiadującymi wspólnotami. Treść porozumienia pomiędzy wspólnotami miałaby pewnie charakter ramowy określający ogólne zasady współpracy, jednak już wypracowanie procedur wymiana informacji i koordynacja działań w odniesieniu do nieruchomości wspólnych może przynieść pewne korzyści. Większym problemem praktycznym jest jednak tytułowy paraliż decyzyjny, kiedy np. na wykonanie szlabanu na wjeździe na teren osiedla (składającego się z wielu wspólnot mieszkaniowych) zgodę wyrazić muszą wszyscy współwłaściciele, a więc w skrajnym przypadku kilkaset osób. Do rozważenia pozostaje przekazanie części kompetencji w ręce zarządu wspólnoty lub zarządcy, aby na podstawie udzielonych przez współwłaścicieli pełnomocnictw mógł on w ich imieniu podejmować działania związane z prawidłowym gospodarowaniem przedmiotem ich współwłasności. Przekazując takie kompetencje w ręce zarządu czy zarządcy, warto jednak w umowie, dołączanej do tej określającej zasady sprawowania zarządu nieruchomością wspólną, określić zasady nadzoru nad działaniami podejmowanymi w tym zakresie. Niejednokrotnie będą one generowały koszty związane np. z partycypacją w kosztach konserwacji wspólnych dla osiedla urządzeń czy w kosztach utrzymania wspólnych dróg wewnętrznych czy terenów zielonych. Pełnomocnictwa powinny być w miarę możliwości szczegółowe, wskazujące zakres czynności, jakie pełnomocnik umocowany jest podjąć w imieniu reprezentowanego współwłaściciela. Można pokusić się też o określenie w treści pełnomocnictw kwotowego ograniczenia rocznej wysokości zobowiązań, które może zaciągać w imieniu mocodawcy. Wspólne działania podmiotów zarządzających wspólnotami mieszkaniowymi wchodzącymi w skład osiedla i uzyskanie umocowania przez zarządcę/zarządców do reprezentowania ponad 50% mieszkańców powinny znacząco ułatwić podejmowanie czynności z zakresu zwykłego zarządu, a w tych naprawdę ważnych sprawach przekraczających ten zwykły zakres, o ile tak wskażemy w pełnomocnictwie, umożliwią wystąpienie do sądu o zgodę na dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu, której nie udało się uzyskać wobec sprzeciwu części lub nawet jednego z mieszkańców.

Problem biernych członków wspólnoty mieszkaniowej i lokali inwestycyjnych

Przechodząc jednak do problemów „wewnętrznych” wspólnot mieszkaniowych, tym, który wysuwa się na pierwszy plan jest częsta bierność członków wspólnoty mieszkaniowej. Stwarza to szczególne problemy w sytuacji, kiedy bierna pozostaje większość jej członków. Zakres działań zarządu będzie wówczas ograniczony do czynności zwykłego zarządu, gdyż te przekraczające zakres zwykłego zarządu, zgodnie z art. 22 ustawy o własności lokali, wymagają uchwały podjętej większością głosów.
W ostatnim czasie problematyczna dla wspólnot mieszkaniowych wydaje się również znaczna liczba mieszkań nabywanych do celów inwestycyjnych, których właściciele nie są w stanie aktywnie włączyć się w życie licznych wspólnot, do których należą lub mieszkają w znacznej odległości od nabytego mieszkania (np. jest to mieszkanie zakupione przez rodziców dla osoby rozpoczynającej studia). Firmy zarządzające nieruchomościami niestety w praktyce rzadko świadczą tego typu usługi, a młody lokator może nie być uprawniony do podejmowania decyzji czy głosowania nad uchwałą (chociaż tutaj warto byłoby przekonywać do udzielenia pełnomocnictwa). W takich sytuacjach zarządowi trudno uzyskać głos pod uchwałą od osoby, która nie odpowiada na korespondencję.

Rozwiązaniem w tym zakresie – poza wspomnianymi już wcześniej pełnomocnictwami udzielonymi lokatorom lub przedstawicielom firmy zarządzającej lokalem – 
mogą być odpowiednie zapisy w umowie określającej sposób zarządu nieruchomością wspólną. Jak wiemy, podstawowym sposobem podejmowania uchwał we wspólnocie mieszkaniowej jest podejmowanie ich większością głosów liczonych proporcjonalnie do wielkości udziałów w nieruchomości. Zdarzyć się zatem może, że właściciel wielu mieszkań w danym budynku, który nie angażuje się w sprawy wspólnoty i ignoruje nadsyłaną korespondencję zablokuje jej możliwość działania. Ustawa o własności lokali przewiduje możliwość zmiany sposobu liczenia głosów, a taka zmiana może przerwać opisany powyżej impas (zależy to oczywiście od stanu faktycznego, proporcji udziałów i liczby właścicieli). Mowa o przyjęciu głosowania w formule, w której jednemu właścicielowi przypada jeden głos. Jest to narzędzie służące ochronie właścicieli mniejszościowych, ale jest możliwe jego wykorzystanie także do przeciwdziałania omawianym tutaj impasom decyzyjnym.

Głosowanie w formule jeden właściciel równa się jeden głos może z mocy samej ustawy nastąpić w następujących przypadkach:

• postanowi tak wspólnota uchwałą podjętą większością głosów – co w przypadku impasu będzie tak samo trudne do uzyskania;
• gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 lub większość udziałów należy do jednego właściciela i właściciele reprezentujący 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej zażądają głosowania w formule 1 właściciel, 1 głos;
• gdy z umowy właścicieli wynika, że w określonej sprawie głosowanie odbywać się będzie w takiej właśnie formule.

Zatem jeżeli chcemy przeciwdziałać bierności członków wspólnoty mieszkaniowej, a w rezultacie jej paraliżowi decyzyjnemu – warto rozważyć zmianę formuły głosowania. Sytuacja jest jasna, kiedy mamy biernego większościowego właściciela. W przypadku natomiast biernej większości warto wprowadzić do umowy określającej sposób zarządzania nieruchomością wspólną odpowiednie zapisy proceduralne, które pozwolą podejmować uchwały kluczowe dla funkcjonowania wspólnoty głosami większości właścicieli, którzy biorą udział w życiu wspólnoty, ale nie dysponują większością udziałów. Konieczne jest określenie rodzaju spraw, w których głosowanie w takiej formie będzie możliwe. Przykładowo, zmiana formuły głosowania mogłaby nastąpić, jeżeli mimo podejmowanych prób nie udało się podjąć uchwały większością głosów, rozumianą jako większość udziałów w nieruchomości wspólnej pomimo indywidualnego zbierania głosów, ponieważ głosów po prostu nie udało się uzyskać.

Problem prawidłowego zwołania zebrania właścicieli i umożliwienia głosowania

Warto poświęcić trochę czasu na przyjęcie regulacji o wewnętrznym charakterze, dotyczących uzgodnionych pomiędzy współwłaścicielami reguł i procedur wewnętrznej wymiany korespondencji, zawiadomień czy informacji. Istotne jest, aby z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do zebrania właścicieli lub ściśle przestrzegać ustalonych reguł podejmowania uchwał w drodze indywidualnego zbierania podpisów.
Indywidualne zbieranie podpisów jest procedurą dosyć jasną i zapewnia właścicielom odpowiednią możliwość ochrony. Podjętą w tym trybie uchwałę doręcza się wszak właścicielom i od terminu doręczenia uchwały liczony jest też termin na jej ewentualne zaskarżenie.
W przypadku natomiast zwołania zebrania właścicieli, na którym podjęte zostaną uchwały, w interesie wspólnoty jest zadbanie o możliwość późniejszego wykazania, że zostało zwołane prawidłowo. Przepis wymaga, aby o zebraniu zawiadomić właścicieli na co najmniej 7 dni przed jego planowanym terminem. Niejednokrotnie zdarza się, że zarzuty osób skarżących podjęte uchwały dotyczą właśnie błędów w zakresie zawiadomienia o zebraniu, dopuszczenia do głosowania osób nieuprawnion...