Przechowywanie dokumentacji obiektu budowlanego oraz Książki Obiektu Budowlanego. Postępowanie w przypadku ich zagubienia lub zniszczenia

Chciałbyś dowiedzieć się więcej? Koniecznie przeczytaj artykuł: Ogródek lokatorski w bloku - jakie mamy prawa i obowiązki?

W każdym czasie, czy to powstawania, czy funkcjonowania obiektu budowlanego mogą mieć miejsce liczne wydarzenia. Obiekt może zmieniać właścicieli lub zarządców, mogą mieć miejsce niebezpieczne katastrofy i awarie takie jak: pożar, powódź, zniszczenie obiektu lub jego części w wyniku przykładowo wybuchu gazu. Wszystkie te okoliczności mogą być przyczyną zagubienia lub zniszczenia dokumentacji techniczno-budowlanej danego obiektu budowlanego.

Przedmiotowe opracowanie będzie próbą przedstawienia, jak we właściwy sposób gromadzić i archiwizować dokumentację obiektu budowlanego oraz zobrazowania najprostszych dla podmiotów odpowiedzialnych rozwiązań, które można wdrożyć w razie zniszczenia lub zagubienia Książki Obiektu Budowlanego wraz z załącznikami.

Dokumentacja budowy, powykonawcza i eksploatacyjna obiektu budowlanego

Obowiązek przechowywania dokumentacji obiektu budowlanego został określony w art. 63 ust. 1 ustawy z dnia 7 ­lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1333 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, iż podmiot odpowiedzialny za obiekt budowlany jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, takie jak dokumentacja budowy i powykonawcza, instrukcje dotyczące obiektu i jego wyposażenia, a także decyzje dotyczące obiektu oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Wymienioną wyżej dokumentację należy zarchiwizować w odpowiedni sposób. Zgodnie z art. 64 ustawy dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, należy założyć Książkę Obiektu Budowlanego. Jest ona dokumentem przeznaczonym do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego. Dokumentację techniczno-budowlaną obiektu należy dołączyć jako załączniki do książki obiektu budowlanego, która powinna zostać założona i prowadzona dla prawie każdego obiektu budowlanego z wyłączeniem budynków mieszkalnych jednorodzinnych, obiektów zagrodowych, wzniesionych na zgłoszenie czy dróg i mostów (dla których prowadzona jest inna dokumentacja przewidziana w przepisach szczególnych). Oprócz dokumentacji związanej z powstawaniem obiektu i oddaniem go do eksploatacji, do książki powinny zostać także dołączone protokoły kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 497), oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego czy świadectwo charakterystyki energetycznej.

Z obowiązujących regulacji ustawowych i dyspozycji stosownych aktów wykonawczych wynika, że osoba odpowiedzialna ma obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego oraz przechowywania dokumentów, do których będzie się zaliczać:

• dokumentacja budowy, w tym decyzja pozwolenia na budowę z projektem budowlanym,
• dokumentacja powykonawcza,
• świadectwo charakterystyki energetycznej budynku,
• dokumentacja zakończenia budowy i pozwolenia na użytkowanie,
• instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń,
• protokoły okresowych kontroli stanu technicznego obiektu,
• protokoły okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu,
• opracowania techniczne dotyczące obiektu – ekspertyzy, badania techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu,
• dokumentacja techniczna dotycząca remontów obiektu,
• protokoły awarii i katastrof obiektu,
• dokumenty pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu,
• inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem np. dokumentacja zgłoszenia robót, projekty nadbudowy, rozbudowy, przebudowy i decyzje pozwolenia na budowę dla tych inwestycji.

Jak wcześniej wspomniano, dokumenty, o których wyżej mowa powstają na różnych etapach istnienia obiektu budowlanego. Każdy z nich ma inną rolę i jego powstanie regulują odrębne regulacje prawne.

Dokumentacja etapu budowy obiektu budowlanego

Zgodnie z art. 3 pkt 13, do dokumentacji budowy będą zaliczane pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, w miarę potrzeby rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książka obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu – także dziennik montażu.

1. Projekt budowlany

Pierwszy etap powstawania obiektu budowlanego to opracowanie projektu budowlanego, który został określony w przepisach jako podstawa do wydania pozwolenia na budowę (po spełnieniu przez inwestora wszystkich pozostałych wymagań formalnych związanych z procesem uzyskiwania decyzji). Wymagania co do projektu zostały scharakteryzowane w rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1609 z późn. zm.).