Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

19 listopada 2020

Wskazówki dla prowadzących zebrania roczne z działalności wspólnot – czy można przeprowadzić je zdalnie?

0 343

Przepisami tzw. „tarczy antykryzysowej” (ustawa z dnia 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2020 r., poz. 568) wprowadzono – nieuwzględnione pierwotnie w przepisach ustawy z dnia 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374 i 567) nowe zasady funkcjonowania zarządów wspólnot mieszkaniowych.

Na podstawie art. 7 noweli do ustawy antykryzysowej dodano bowiem do art. 21 ustawy z dnia 24.6.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 737 ze zm.; dalej: „UWL”) - regulującego kompetencje przysługujące zarządowi wspólnoty - nowy ust. 4 i 5, którymi wprowadzono dopuszczalność podejmowania uchwał przez zarząd, jeżeli tylko wszyscy jego członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu albo głosowaniu na piśmie albo też przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała taka będzie mogła być przy tym wynikiem głosów oddanych częściowo na posiedzeniu, częściowo na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jednocześnie, przy obliczaniu kworum niezbędnego do podjęcia ważnej uchwały, uwzględnieniu podlegać będą – oprócz członków zarządu wspólnoty biorących udział w posiedzeniu - również członkowie zarządu uczestniczący przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Słowem wyjaśnienia, wskazać należy, iż w przepisie tym nie zawarto przy tym legalnej definicji pojęcia „środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

POLECAMY

Odwołując się jednakże w drodze analogii do tożsamych konstrukcji mających zastosowanie do zasad głosowania dopuszczonych w organach spółek prawa handlowego, podnieść należy, iż – co do zasady - poczta elektroniczna nie jest traktowana jako środek bezpośredniego porozumiewania się na odległość. „Bezpośredniość” oznacza bowiem komunikację adekwatną do tej, jaka jest możliwa pomiędzy osobami obecnymi fizycznie w jednym miejscu, przy jednoczesnym zaangażowaniu się obu stron. Zapewnia ją zatem komunikacja np. w drodze telefonicznej, bądź w formie wideokonferencji.

Rozwiązania przyjęte w przepisach noweli do ustawy antykryzysowej zawierają również regulacje odnoszące się do zasad obradowania właścicieli lokali w czasie pandemii COVID-19.

Tak, też jeżeli ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, trwającego w dniu wejścia w życie noweli do ustawy antykryzysowej, tj. w dniu 31 marca 2020 r. lub ogłoszonego bezpośrednio po tym okresie, termin zwołania zebrania właścicieli lokali ulega przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Przypomnieć jedynie należy w tym miejscu, iż „ustawowym” terminem zwołania zebrania właścicieli lokali, uregulowanym w art. 30 ust. 1 pkt 3 UWL, jest termin przypadający nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Roczne zebrania wspólnot mieszkaniowym, które powinny odbyć się zatem nie później niż do końca pierwszego kwartału 2020 r. zostały więc przesunięte na dalszy okres. Ich zwołanie przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w trybie art. 18 ust. 1 UWL, dopuszczalne zatem będzie dopiero w terminie przedłużonym o okres 6 tygodni, następujących bezpośrednio po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Wskazać zaś w tym miejscu należy, iż stan epidemii wprowadzony został na terytorium RP rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20.3.2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. z 2020 r., poz. 491 ze zm.). Stan ten trwa przy tym aktualnie, gdyż nie został odwołany.

Przełożenie zebrania rocznego na termin późniejszy, umożliwić miało zatem jego prawidłową i bezpieczną organizację, co nie podważa ważności podjętych na nim uchwał. O przełożeniu już wyznaczonego terminu zebrania rocznego, zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej winien z kolei powiadomić właścicieli lokali w sposób przyjęty jak dla zawiadomienia o zebraniu (por. art. 32 UWL). Do czasu ustabilizowania się sytuacji związanej ze stanem epidemii nie ma zaś konieczności wyznaczenia konkretnego, nowego terminu zebrania rocznego. Z całą jednak pewnością, zebranie to powinno zostać zwołane bez zbędnej zwłoki po ustaniu stanu zagrożenia dla bezpieczeństwa uczestniczących w nim osób. W razie zaś konieczności pilnego podjęcia przez wspólnotę mieszkaniową uchwały, możliwe jest zebranie głosów właścicieli lokali w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez organizowania zebrania właścicieli (por. art. 23 ust. 1 i 3 UWL). Pamiętać przy tym jednakże należy, iż – jak podkreśla się to trafnie w doktrynie - w sprawach objętych porządkiem obrad rocznego zebrania ogółu właścicieli lokali, podejmowanie uchwał wyłącznie w trybie indywidualnego zbierania głosów jest niedopuszczalne. Wobec ustanowionego w art. 30 UWL obowiązku zwołania zebrania właścicieli, podjęcie uchwały z jego pominięciem będzie zatem stanowiło naruszenie prawa uzasadniające wystąpienie do sądu z powództwem o uchylenie uchwały. Niedopuszczalność pominięcia głosowania podczas zebrania nie powinno być jednak uznawane za równoznaczne z wyłączeniem dopuszczalności posłużenia się trybem indywidualnego zbierania głosów. Wykorzystanie tej metody głosowania jest bowiem możliwe, lecz jedynie w sytuacji, kiedy podczas zebrania nie udało się uzyskać wymaganej większości.

Jednocześnie, zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii – w związku z rezygnacją z niektórych obostrzeń - od dnia 30 maja 2020 r. możliwe stało się organizowanie (m.in. przez wspólnoty mieszkaniowe) zebrań, w tym zebrań rocznych, pod warunkiem, że liczba uczestników takich zebrań nie przekraczała 150 osób. W celu zminimalizowania ryzyka zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnicy zebrania obowiązani byli zaś do zakrywania ust i nosa przy pomocy odzieży lub jej części, maski, maseczki, bądź przyłbicy. Wskazane było także wietrzenie sali, w której miało odbyć się zebranie wspólnoty.

Powyższy stan trwał jednakże (z nielicznymi zmianami, prowadzonymi przede wszystkim ustanowieniem na terytorium RP tzw. stref żółtych i czerwonych) do dnia 10.10.2020 r., tj. do dnia wejścia w życie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 09.10.2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz. U. z 2020 r., poz. 1758), na podstawie którego to przepisów, organizowanie zebrań (w tym również zebrań wspólnot mieszkaniowych) imprez i spotkań niezależnie od ich rodzaju, zostało zakazane do odwołania, z wyłączeniem jednakże zebrań:

  • do 50 osób;
  • w trakcie których uczestnicy zebrania byli obowiązani do zachowania odległości co najmniej 1,5 m między sobą oraz do zakrywania ust i nosa (przy pomocy odzieży lub jej części, maski, maseczki, przyłbicy albo kasku ochronnego).

Na skutek jednakże dalszych obostrzeń związanych z rozwojem pandemii, aktualnie rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 23.10.2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz. U. z 2020 r., poz. 1871), zakazana została jakakolwiek organizacja przedmiotowych zebrań do odwołania, za wyjątkiem:

  • spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych;
  • imprez i spotkań do 20 osób, które odbywają się w lokalu lub budynku wskazanym jako adres miejsca zamieszkania lub pobytu osoby, która organizuje imprezę lub spotkanie.

Termin zwołania zebrań sprawozdawczych wspólnot mieszkaniowych wciąż pozostaje przy tym wydłużony na okres 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Przypisy