Zmiany w ustawie Prawo budowlane wprowadzające elektroniczną dokumentację – elektroniczny dziennik budowy oraz elektroniczną książkę obiektu budowlanego

Budownictwo jest bardzo zróżnicowanym obszarem działalności człowieka. Mogłoby się wydawać, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów czy zdalne prowadzenie dokumentacji technicznej byłoby dość skomplikowane, a tym samym rodziłoby dodatkowe problemy w sytuacji, gdy byłaby przeprowadzana kontrola przez organy administracji publicznej czy należałoby taką dokumentację przekazać np. do banku. Zdecydowano się jednak wprowadzić takie rozwiązania w przebiegu procesu budowanego oraz utrzymania obiektów budowlanych.

W styczniu 2023 roku wejdą w życie znowelizowane przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 2351 z późn. zm.), które traktują o elektronicznej książce obiektu budowlanego oraz elektronicznego dziennika budowy. Na pierwszym etapie obowiązywania tych przepisów prowadzenie powyższych dokumentów w wersji papierowej będzie dopuszczalne, z czasem jednak elektroniczna wersja ma w całości zastąpić analogowo tworzoną dokumentację techniczno-budowlaną.

Takie rewolucyjne zmiany z pewnością na początku mogą rodzić pewne problemy z obsługą systemów, a interpretacja regulacji ustawowych będzie dynamiczna. W celu przybliżenia styczniowych nowelizacji i ogólnego ich wyjaśnienia poniżej omówione zostały nowe wytyczne dotyczące dziennika budowy oraz prowadzenia książki obiektu budowlanego. Co istotne – ilekroć mowa będzie o ustawie Prawo budowlane, należy przez to rozumieć znowelizowaną treść dyspozycji ustawowych.

Prowadzenie dziennika budowy na podstawie znowelizowanych przepisów ustawy Prawo budowlane

W regulacjach ustawy Prawo budowlane, które zostaną wprowadzone w styczniu 2023 r., całość wytycznych dotyczących dziennika budowy i jego prowadzenia została usystematyzowana w rozdziale 5a Dziennik budowy w art. 47a do art. 47v. Dziennik budowy został zdefiniowany jako urzędowy dokument przeznaczony do rejestrowania przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania tych robót, z kolei sama czynność rejestrowania będzie odbywała się w formie wpisów. Zmieniona została reguła stanowiąca o prowadzeniu jednego dziennika budowy dla całego zamierzenia budowlanego. Na nowych zasadach określonych w art. 47b Prawa budowlanego dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego wymagającego pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę albo zgłoszenia. Natomiast dla obiektów liniowych dziennik budowy można prowadzić odrębnie dla każdego wydzielonego odcinka robót.

Kluczowe zmiany w przepisach dotyczą jednak postaci dziennika budowy. Zgodnie z nowymi wytycznymi zawartymi w art. 47c dziennik budowy prowadzi się w postaci bądź to papierowej (mając na uwadze, że papierowe egzemplarze tego dokumentu będą wydawane do końca 2029 roku), bądź jako dokument elektroniczny. Powyższe regulacje nie dotyczą robót budowlanych na terenach zamkniętych ustalonych decyzją Ministra Obrony Narodowej. Co niezwykle ważne, dziennik budowy w postaci elektronicznej prowadzi się w systemie Elektroniczny Dziennik Budowy, zwanym dalej systemem EDB.
 

Bez zmian pozostała zasada, iż za prowadzenie dziennika budowy zgodnie z przepisami ustawy odpowiada kierownik budowy. Z kolei osobami uprawnionymi do dokonania różnego rodzaju wpisów w dzienniku budowy są uczestnicy procesu budowlanego (czyli inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant i kierownik budowy lub kierownik robót), geodeta uprawniony wykonujący na terenie budowy czynności geodezyjne na potrzeby budownictwa, a także upoważnieni pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy, w ramach dokonywanych czynności kontrolnych. Należy pamiętać, że przeprowadzający czynności kontrolne pracownik organu nadzoru budowlanego każdorazowo potwierdza swoją obecność na terenie budowy wpisem w dzienniku budowy.

Do obowiązków inwestora będzie należało zapewnienie dołączenia jako załącznika do dziennika budowy kopii uprawnień budowlanych specjalistów z obszaru budownictwa pełniących funkcje kierownika budowy, kierownika robót, inspektora nadzoru inwestorskiego oraz projektanta sprawującego nadzór autorski – w przypadku oficjalnego zgłoszenia go wraz z zawiadomieniem o planowanym terminie rozpoczęci robót budowlanych. Należy przy tym pamiętać, że w związku z funkcjonowaniem systemu e-CRUB wymogu dołączenia kopii uprawnień budowlanych nie stosuje się do uprawnień budowlanych wpisanych do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane.
 

W przepisach Prawa budowlanego wyraźnie podkreślono, że o wydanie dziennika budowy występuje inwestor, przy czym wystąpienie o wydanie dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej następuje w systemie EDB. Odpowiedni wniosek powinien on złożyć do właściwego organu administracji publicznej. Powyższym organem właściwym do wydania dziennika budowy będzie w zdecydowanej większości przypadków organ administracji architektoniczno-budowlanej. Natomiast organ nadzoru budowlanego będzie wydawał dziennik budowy w przypadku robót budowlanych objętych decyzją o legalizacji budowy, w sytuacji, gdy obiekt budowlany był wznoszony bez uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę lub bez dokonania skutecznego zgłoszenia oraz przy wydaniu pozwolenia na wznowienie robót budowlanych, po zatwierdzeniu projektu zamiennego w sytuacji wprowadzenia samowolnych zmian o charakterze istotnym w stosunku do zatwierdzonej pierwotnie dokumentacji projektowej.
 

Osoba realizująca zamierzenie budowlane, występując o wydanie dziennika budowy, ma obowiązek podać:

1. imię i nazwisko lub nazwę inwestora;
2. dane dotyczące decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych albo zgłoszenia:
   1. organ wydający decyzję albo przyjmujący zgłoszenie,
   2. datę wydania decyzji albo dokonania zgłoszenia,
   3. numer decyzji lub znak sprawy – w przypadku decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych;
3. e-mail – w przypadku wystąpienia o wydanie dziennika budowy w postaci elektronicznej.

Organ administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego wydaje inwestorowi dziennik budowy w terminie 3 dni roboczych, ale nie wcześniej niż w dniu, w którym:

1. wykonalna stała się decyzja o:
   1. pozwoleniu na budowę lub rozbiórkę,
   2. legalizacji samowolnej budowy,
   3. pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych, po zatwierdzeniu projektu budowlanego zamiennego w ramach postępowania naprawczego,
2. inwestor nabył prawo do wykonywania robót budowlanych na podstawie zgłoszenia.

Jeżeli inwestor występował o tradycyjny dziennik budowy, wówczas jego wydanie następuje przez ostemplowanie przedłożonego przez inwestora dziennika budowy prowadzonego w postaci papierowej, a w przypadku wniosku o jego cyfrową wersję – w drodze zapewnienia dostępu w systemie EDB do dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej. W celu zindywidualizowania dokumentu każdemu wydawanemu dziennikowi budowy prowadzonemu w postaci elektronicznej nadany zostaje w systemie EDB indywidualny numer.

W ustawie przewidziano także sytuacje, gdy dochodzi do zmiany osoby realizującej przedsięwzięcie budowlane. W sytuacji, gdy dziennik budowy jest prowadzony w postaci elektronicznej, w przypadku wydania decyzji o przeniesieniu decyzji o pozwoleniu na budowę lub decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych po postępowaniu naprawczym prowadzonym przez organ nadzoru budowlanego, albo praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia, wobec którego organ nie wniósł sprzeciwu, właściwy organ administracyjny, który powinien wydać dziennik budowy, zapewnia nowemu inwestorowi dostęp do tego dziennika w systemie EDB oraz pozbawia dotychczasowego inwestora tego dostępu w terminie 3 dni roboczych od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu stała się wykonalna.

Jeżeli dziennik budowy prowadzony jest w postaci papierowej – uwzględniona została sytuacja (dotycząca w szczególności bardziej skomplikowanych obiektów budowlanych), że taki dziennik budowy może składać się z tomów. W przypadku zapełnienia któregoś z tomów dziennika budowy prowadzonego w postaci papierowej inwestor występuje do organu właściwego do wydania dziennika budowy o wydanie kolejnego tomu tego dziennika. W celu uzyskania kolejnego tomu wnioskodawca składa dokładnie taki sam wniosek o wydanie dziennika budowy jak dla tomu poprzedniego, co oznacza, iż regulacje ustawowe dotyczące jego wydania inwestorowi są analogiczne. Dla zapewnienia ciągłości inwestycji organ właściwy do wydania dziennika budowy wydaje kolejny tom dziennika budowy prowadzonego w postaci papierowej w terminie 3 dni roboczych od dnia wystąpienia inwestora o wydanie tego tomu.

Istnieje również hybrydowy model prowadzenia dziennika budowy. Może być on pierwotnie prowadzony w postaci papierowej, przy czym nie ma przeszkód dla kontynuowania go w postaci elektronicznej. Jeśli inwestor zdecyduje się na takie rozwiązanie, wtedy występuje o wydanie dziennika budowy w postaci elektronicznej, a po jego wydaniu kierownik budowy lub inwestor zamyka wpisem dziennik budowy w postaci papierowej. Jest jednak zastrzeżenie, że dziennik budowy prowadzony w postaci elektronicznej może być kontynuowany tylko w postaci elektronicznej.
 

Po zakończeniu przedsięwzięcia budowlanego i związanych z nim robót budowlanych kierownik budowy zamyka wpisem dziennik budowy. Jeśli dziennik budowy prowadzony jest metodą tradycyjną, kierownik dokonuje stosownej adnotacji w postaci właściwego wpisu w papierowym dzienniku budowy, natomiast zamknięcie dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej następuje przez nadanie mu w systemie EDB statusu „zamknięty”. W przypadku pomyłki bądź też wystąpienia konieczności kontynuowania robót budowlanych po zamknięciu dziennika budowy w postaci elektronicznej inwestor może w systemie EDB ponownie nadać kierownikowi budowy uprawnienia do dokonywania wpisów. Zdarzają się sytuacje, w których dalsze dokonywanie wpisów w elektronicznej wersji dziennika budowy nastąpiło już po dokonaniu zawiadomienia o zakończeniu budowy lub złożeniu wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie. Wówczas ponowne nadanie uprawnień do upoważnienia kierownika budowy do dokonywania niezbędnych wpisów przez inwestora w systemie EDB umożliwia właściwy organ nadzoru budowlanego. Jeżeli proces budowlany został ostatecznie zakończony przez przyjęcie zawiadomienia o zakończeniu budowy bez sprzeciwu albo wydanie decyzji pozwolenia na użytkowanie, właściwy organ nadzoru budowlanego w systemie EDB nadaje dziennikowi budowy status «oddany do użytkowania». Wszystkie te procedury nie będą jednak dotyczyły przypadku wydania pozwolenia na użytkowanie przed wykonaniem wszystkich robót.

System EDB jako podstawa funkcjonowania elektronicznego dziennika budowy

W znowelizowanych przepisach ustawy Prawo budowlane w art. 47m do art. 47t zostało dokładnie określone, czym jest system EDB, jakie są jego funkcjonalności, warunki dostępu do tego systemu oraz jaki podmiot jest odpowiedzialny za jego utrzymanie i wprowadzanie ewentualnych poprawek i udogodnień.

Podstawowym przeznaczeniem systemu EDB jest wydawanie oraz prowadzenie dzienników budowy w postaci elektronicznej (stąd nazwa systemu i skrót EDB, czyli „elektroniczny dziennik budowy”). Dla zapewnienia dostępu do właściwego systemu Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego upublicznia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu adres strony internetowej, na której jest udostępniony system EDB. Ze względu na dane, które będą gromadzone w tym systemie, zawiera on zabezpieczenia uniemożliwiające zmianę wprowadzonych danych oraz utratę tych danych i wpisów. W celach kontrolnych system EDB zapewnia rozliczalność wprowadzonych danych i dokonanych wpisów oraz dostępność i integralność tych danych i wpisów. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, iż Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego jest administratorem danych przetwarzanych w systemie EDB oraz odpowiada za jego utrzymanie i rozwój.
 

W celu uzyskania dostępu do zasobów systemu EDB, czyli aby móc wystąpić z wnioskiem o wydanie dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej oraz dokonywania wpisów w tym dzienniku, inwestor oraz osoby uprawnione do dokonywania wpisów są obowiązane posiadać konto w systemie EDB. Założenie konta w systemie EDB będzie wymagało wskazania danych takich jak imię, nazwisko oraz e-mail. Należy pamiętać, że osoba, która założyła konto w systemie EDB, staje się wyłącznym użytkownikiem tego konta, a system posiada odpowiednie zabezpieczenia konta przed dostępem osób trzecich.

Jeżeli inwestor zdecyduje się na prowadzenie dziennika budowy w wersji cyfrowej, będzie miał obowiązek udostępnienia w systemie EDB wydanego elektronicznie przedmiotowego dokumentu pozostałym uczestnikom procesu budowlanego i innym uprawnionym osobom. W kolejnym kroku kierownik budowy albo kierownik robót udostępnia ten dziennik w systemie EDB geodecie uprawnionemu wykonującemu na terenie budowy czynności geodezyjne na potrzeby budownictwa. Jeżeli zajdzie taka konieczność, kierownik również udostępnia powyższy dziennik upoważnionym pracownikom organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy, w ramach dokonywanych czynności kontrolnych, w tym aby funkcjonariusze mogli wykonać stosowne adnotacje w dzienniku. Jeżeli zajdzie taka potrzeba (np. zmiana kierownika budowy czy inspektora nadzoru inwestorskiego w trakcie prowadzonego przedsięwzięcia budowlanego), system EDB zapewnia inwestorowi możliwość pozbawienia uczestników procesu budowlanego dostępu do dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że tego rodzaju pozbawienie dostępu nie może utrudniać, a tym bardziej uniemożliwiać uczestnikom procesu budowlanego wykonywania praw lub obowiązków wynikających z przepisów. Dokonywanie wpisów może nastąpić po uzyskaniu dostępu do systemu EDB, który następuje przez uwierzytelnienie i autoryzację osoby w tym systemie za pośrednictwem konta.

System EDB w związku z jego funkcjonalnościami służy między innymi do przechowywania danych osobowych użytkowników kont takich jak imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu (w sytuacji, gdy został wskazany przez użytkownika konta) oraz numer PESEL (jeżeli został wskazany przez użytkownika konta lub w ramach uwierzytelnienia). Ponadto składowane w nim są informacje znajdujące się we wpisach dokonanych w dziennikach budowy oraz w dokumentach załączonych do dzienników budowy, a także w dokumentach zapisanych na kontach użytkowników.

Co do zasady system EDB zapewnia dostęp do dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej przez okres prowadzenia robót budowlanych. Natomiast po upływie 25 lat od dnia nadania statusu „oddany do użytkowania” – w przypadku inwestycji polegającej na budowie obiektu budowlanego, lub też „zamknięty” – jeżeli prowadzone były roboty budowlane inne niż budowa obiektu budowlanego, wszelkie dane zgromadzone w systemie EDB dotyczące indywidualnego dziennika budowy są usuwane, zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi archiwizacji.
 

Inwestorzy oraz osoby pełniące samodzielne funkcje techniczne w budownictwie w ramach odpowiednich realizacji przedsięwzięć budowlanych powinni mieć również na uwadze, że podlegać będą monitoringowi w zakresie prowadzenia procesu budowanego oraz dokonywania wpisów w dzienniku budowy, także prowadzonego elektronicznie. Jest to możliwe, gdyż w ustawie Prawo budowlane przewidziano nadanie odpowiednich uprawnień w ramach systemu EDB przedstawicielom organów administracji publicznej. Organom administracji architektoniczno-budowlanej, organom nadzoru budowlanego oraz innym organom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy zapewniono dostęp do systemu EDB o charakterze stałym lub czasowym, tj. na czas przeprowadzenia kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy. Dostęp do systemu EDB o charakterze stałym przydziela Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego lub odpowiedni podmiot przez niego upoważniony. Z kolei czasowy dostęp do powyższego systemu może przydzielić:

1. Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego – w zakresie wszystkich dzienników budowy lub niektórych dzienników budowy,
2. organ, któremu przydzielono dostęp do systemu EDB o charakterze stałym – w zakresie wszystkich dzienników budowy, do których organ ten ma dostęp stały, lub niektórych z tych dzienników budowy oraz
3. inwestor lub kierownik budowy – w zakresie prowadzonego dziennika budowy.

Dostęp do wszystkich dzienników budów prowadzonych elektronicznie w pewnym zakresie przydzielany jest na wniosek organu zainteresowanego takim dostępem, a przedmiotowy wniosek powinien wskazywać co najmniej zakres i czas, na jaki ma być przydzielony dostęp, a także cel, który ma przez to zostać zrealizowany, co ma uzasadniać przydzielenie dostępu. Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego lub organ, któremu przydzielono dostęp do systemu EDB o charakterze stałym, może odmówić, w drodze decyzji, przydzielenia wnioskowanego dostępu do systemu EDB, jeżeli uzna, że cel, który ma zostać zrealizowany przez przydzielony dostęp, nie uzasadnia przydzielenia takiego dostępu. Natomiast inwestor zobowiązany jest przydzielić dostęp do systemu EDB na żądanie organu, który przeprowadza czynności kontrolne w obszarze realizacji inwestycji budowlanej, dla której zaprowadzono elektroniczny dziennik budowy.

Książka obiektu budowlanego w wersji elektronicznej jako dokument związany z obowiązkiem utrzymania obiektów budowlanych po nowelizacji przepisów ustawy Prawo budowlane

Obecnie właściwymi przepisami regulującymi sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego, w tym jej formę i treść, są regulacje rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) oraz art. 64 i art. 65 Prawa budowlanego. Po wejściu w życie zmienionej wersji ustawy Prawo budowlane (czyli w styczniu 2023 r.) w ustawie będzie funkcjonował nowy rozdział 5d Książka obiektu budowlanego obejmujący przepisy od art. 60a do art. 60r.

W dalszej części opracowania zostaną omówione przyszłe obowiązki właścicieli i zarządców obiektów budowlanych w zakresie prowadzenia książki obiektu budowlanego zgodnie ze znowelizowanymi wytycznymi ustawy.

Tymi regulacjami na nowo została zdefiniowana książka obiektu budowlanego. Określono ją jako dokument przeznaczony do dokonywania wpisów w zakresie:

1. informacji o obiekcie budowlanym,
2. imienia i nazwiska albo nazwy, miejsca zamieszkania lub adresu siedziby oraz e-maila właściciela lub zarządcy,
3. kontroli okresowych stanu technicznego obiektu budowlanego i jego wyposażenia instalacyjnego, także w zakresie stwierdzenia jego przydatności do użytkowania, estetyki i obiektu i jego otoczenia,
4. ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego oraz imion i nazwisk osób, przez które zostały sporządzone,
5. przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic, w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie, oraz imion i nazwisk osób, które dokonały tych czynności,
6. robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania,
7. katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego,
8. decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

Dokument ten powinien być prowadzony na bieżąco dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia. Od tego obowiązku są pewne wyjątki. Nie ma potrzeby prowadzenia książki obiektu budowlanego dla budynków mieszkalnych jednorodzinnych, garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej oraz obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego, a także obiektów zwolnionych z obowiązku uzyskania decyzji pozwolenia na budowę (z wyłączeniem sieci gazowych). Ponadto właściciele i zarządcy dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych, są zwolnieni z powinności zaprowadzenia książki obiektu budowlanego.
 

Znowelizowane Prawo budowlane precyzuje, w którym momencie istnienia obiektu budowlanego należy założyć książkę obiektu stanowiącą dokument niezbędny do zgodnego z prawem utrzymania tego obiektu.

Podmiot odpowiedzialny, czyli właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, powinien zorganizować książkę obiektu budowlanego w terminie 30 dni od dnia:

1. doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie dla obiektu budowlanego, do którego użytkowania jest wymagana decyzja o pozwoleniu na użytkowanie,
2. upływu terminu na zgłoszenie, w drodze decyzji, przez organ nadzoru budowlanego sprzeciwu do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo doręczenia zaświadczenia organu nadzoru budowlanego o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu, dla sytuacji zakończenia budowy obiektu budowlanego, do którego użytkowania jest wymagane zawiadomienie o zakończeniu budowy,
3. dokonania zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, w przypadku, gdy w wyniku tej zmiany obiekt budowlany niewymagający wcześniej założenia książki obiektu budowlanego stał się obiektem budowlanym, dla którego należy prowadzić książkę obiektu budowlanego.

Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, dla którego istnieje obowiązek założenia powyższego dokumentu, nie musi osobiście prowadzić książki obiektu budowlanego. Na podstawie art. 60d ustawy Prawo budowlane powinien on wskazać w książce obiektu budowlanego osobę fizyczną zobowiązaną do prowadzenia tej książki. Za prowadzenie książki obiektu budowlanego odpowiada wskazana w tej książce osoba fizyczna, przy czym oczywiście może być to właściciel lub zarządca nieruchomości.

Natomiast uprawnionymi do dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego są:

1. właściciel lub zarządca obiektu budowlanego w zakresie niezbędnym do założenia książki obiektu budowlanego oraz jej zamknięcia,
2. osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia, w zakresie nieobejmującym treści dotyczące przeglądów okresowych stanu technicznego oraz
3. osoby przeprowadzające kontrole okresowych stanu technicznego obiektu budowlanego i jego wyposażenia instalacyjnego, także w zakresie stwierdzenia jego przydatności do użytkowania, estetyki i obiektu i jego otoczenia przy czym odnotowują one informacje dotyczące tych właśnie kontroli.

Przepisy ustawy wskazują również, kiedy należy dokonać odpowiednich wpisów w książce. Zgodnie z art. 60f wpisu w książce obiektu budowlanego dokonuje się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis dotyczy. Zasada ta dotyczy także, zgodnie z art. 62b ustawy Prawo budowlane, dnia zakończenia kontroli obiektu budowlanego, dla którego istnieje obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego. Oznacza to, że osoba przeprowadzająca kontrolę okresową stanu technicznego obiektu lub jego wyposażenia instalacyjnego dokonuje wpisu o kontroli w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie c-KOB albo papierowej. W przypadku kontroli obiektów wielkopowierzchniowych kontrolujący specjalista w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli obiektu budowlanego zawiadamia o przeprowadzonej kontroli organ nadzoru budowlanego za pomocą systemu c-KOB albo na piśmie – jeżeli kontrola dotyczyła obiektu budowlanego, dla którego nie prowadzi się książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.
 

Warto podkreślić, iż w sytuacji wystąpienia awarii lub przerwy w działaniu systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, zwanego w ustawie systemem c-KOB, uniemożliwiającej dokonywanie odpowiednich wpisów w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej, wpisu dokonuje się niezwłocznie po usunięciu skutków awarii lub ustaniu przerwy. Książkę obiektu budowlanego zamyka się, gdy cykl istnienia obiektu budowlanego dobiega końca. Oznacza to, że zgodnie z wytycznymi Prawa budowlanego w terminie miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki obiektu budowlanego jego właściciel lub zarządca zamyka prowadzoną w systemie c-KOB książkę obiektu budowlanego.

Jednym z obowiązków osoby wskazanej w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia jest dołączenie do książki obiektu budowlanego planu sytuacyjnego. Powyższy plan powinien zawierać:

1. zaznaczone granice nieruchomości, na której jest usytuowany obiekt budowlany, a gdy książka założona jest dla sieci – oznaczenie jej lokalizacji w terenie,
2. określenie istniejących miejsc przyłączenia obiektu budowlanego do sieci uzbrojenia terenu,
3. określenie istniejących miejsc usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy oraz przyłączy od sieci,
4. określenie przebiegu istniejących dróg pożarowych,
5. określenie miejsc usytuowania istniejących hydrantów zewnętrznych lub innych punktów poboru wody do celów przeciwpożarowych oraz stanowisk czerpania wody.

Należy pamiętać, że dla wskazania usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy wewnątrz obiektu budowlanego do książki obiektu budowlanego dołącza się opis pozwalający na zlokalizowanie tych urządzeń.

Podczas eksploatacji obiektu budowlanego niejednokrotnie dochodzi do zmiany jego właściciela lub zarządcy. Wówczas, jeśli jest taka możliwość, dotychczasowy podmiot odpowiedzialny za obiekt przekazuje nowemu właścicielowi lub zarządcy książkę obiektu budowlanego. Trzeba w tym miejscy podkreślić, iż książkę obiektu budowlanego prowadzoną w postaci elektronicznej przekazuje się w systemie c-KOB. Mogą oczywiście mieć miejsce sytuacje, gdy przekazanie książki w systemie c-KOB jest niemożliwe ze względu na śmierć dotychczasowego podmiotu odpowiedzialnego bądź inny przypadek losowy, gdy osoba ta nie ma sposobności dopełnienia niezbędnych formalności. W takiej sytuacji, gdy nie dopełniono obowiązku przekazania książki obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej przez dotychczasowego właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego, Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego na wniosek nowego właściciela lub zarządcy przekazuje im do dalszego prowadzenia tę książkę w systemie c-KOB. Przekazanie takie następuje po przedstawieniu przez nowego właściciela lub zarządcę dokumentów potwierdzających prawo właściciela lub zarządcy do przedmiotowego obiektu budowlanego.

Elektroniczna książka obiektu budowlanego oraz system c-KOB

System c-KOB powstał, aby umożliwić założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej. Prowadzenie tego dokumentu w systemie informatycznym nie zostało jednak przewidziane w stosunku do obiektów budowlanych usytuowanych w całości lub w części na terenach zamkniętych. Dla tych obiektów budowlanych książkę obiektu budowlanego prowadzi się tylko w postaci papierowej.

Podobnie jak w przypadku elektronicznego dziennika budowy, adres strony internetowej, na której jest udostępniony system c-KOB, Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu. Powyższy organ jest administratorem danych przetwarzanych w systemie c-KOB oraz odpowiada za jego właściwe działanie i unowocześnianie. Musi on także zapewnić właściwą ochronę danych, ponieważ w systemie c-KOB są przechowywane dane osobowe użytkowników kont, takie jak imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, e-mail, numer telefonu – jeżeli został udostępniony przez użytkownika konta, a także numer PESEL – w sytuacji wskazania go podczas procesu uwierzytelnienia, numer uprawnień budowlanych lub decyzji o nadaniu uprawnień albo innych dokumentów dających podstawę do dokonywania kontroli – w stosunku do osób przeprowadzających kontrole okresowe stanu technicznego obiektu budowlanego i jego wyposażenia instalacyjnego, również w zakresie stwierdzenia jego przydatności do użytkowania, estetyki obiektu i jego otoczenia, oraz tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli jest osobą fizyczną działającą w imieniu właściciela lub zarządcy. Ponadto gromadzone są w systemie c-KOB informacje znajdujące się we wpisach dokonanych w książce obiektu budowlanego, w załączonych do niej dokumentach i w dokumentach zapisanych na kontach użytkowników. Ponadto system c-KOB zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające usunięcie oraz zmianę wprowadzonych danych oraz zapewnia rozliczalność wprowadzonych danych i dokonanych wpisów oraz dostępność tych danych i wpisów. W celu wprowadzenia aktualizacji danych lub poprawek w adnotacjach już istniejących do systemu mogą mieć dostęp tylko właściciel i zarządca obiektu, osoba prowadząca książkę obiektu budowlanego czy specjalista wykonujący kontrole okresowe stanu technicznego (oczywiście w zakresie dokonanych przez siebie wpisów).

W procesie zakładania w systemie książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej nadawany jest jej indywidualny numer. Ponadto w trakcie zakładania książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB system ten weryfikuje, czy istnieje w nim książka obiektu budowlanego dla obiektu budowlanego o wskazanej lokalizacji. Osoba, która będzie zakładała książkę obiektu budowlanego bądź będzie w niej dokonywała wpisów, zobowiązana jest do posiadania odpowiedniego konta w systemie c-KOB. Podczas rejestracji i zakładania konta użytkownika w systemie c-KOB wprowadza się następujące dane:

1. imię i nazwisko lub nazwa,
2. miejsce zamieszkania lub siedziby,
3. e-mail,
4. tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego – dla sytuacji, gdy jest to osoba fizyczna działająca w imieniu właściciela lub zarządcy,
5. rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli okresowych stanu technicznego obiektu budowlanego i jego wyposażenia instalacyjnego.

Natomiast przy zakładaniu samego dokumentu, jakim jest książka obiektu budowlanego w postaci elektronicznej, wprowadza się do systemu c-KOB dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, czyli imię i nazwisko lub nazwę, miejsce zamieszkania lub siedziby oraz e-mail. W przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego oprócz powyższych informacji przekazaniu podlegałyby także szczegóły związane z tytułem prawnym, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy. Co do samej nieruchomości – do elektronicznej książki obiektu budowlanego wprowadzane są dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizacja obiektu na mapie w systemie c-KOB oraz dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.

Dostęp do systemu c-KOB następuje przez uwierzytelnienie i autoryzację osoby w tym systemie za pośrednictwem założonego wcześniej konta. Natomiast dostęp do konkretnej książki obiektu budowlanego posiadają właściciel, zarządca obiektu i osoba upoważniona do dokonywania wpisów, a także specjaliści wykonujący kontrole okresowe stanu technicznego obiektu budowlanego i jego wyposażenia instalacyjnego, także w zakresie stwierdzenia jego przydatności do użytkowania, estetyki obiektu i jego otoczenia, po przyznaniu dostępu do tej książki przez podmiot odpowiedzialny. Na podobnych zasadach przebiega pozbawienie dostępu do elektronicznej książki obiektu budowlanego. Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego mogą pozbawić dostępu osobę przeprowadzającą kontrole okresowe stanu technicznego obiektu i jego wyposażenia instalacyjnego oraz osobę upoważnioną do prowadzenia książki obiektu budowlanego w zastępstwie podmiotu odpowiedzialnego za dany obiekt. Trzeba przy tym pamiętać, że pozbawienie takiego dostępu nie może utrudniać lub uniemożliwiać osobom przeprowadzającym kontrole okresowe stanu technicznego wykonywania praw lub obowiązków wynikających z ustawy Prawo budowlane.

Co do zasady system c-KOB zapewnia przechowywanie książki obiektu budowlanego przez okres istnienia obiektu budowlanego. Natomiast po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego dane zgromadzone w systemie c-KOB dotyczące tej książki są automatycznie usuwane, przy zachowaniu reguł zawartych w regulacjach prawnych dotyczących archiwizacji.

Podobnie jak w przypadku elektronicznych dzienników budowy, dla właściwej realizacji zadań wynikających z ustawowych kompetencji organom nadzoru budowlanego oraz innym organom lub służbom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych zapewnia się dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym lub czasowym – przy uwzględnieniu czasu niezbędnego do przeprowadzenia czynności. Analogicznie jak w systemie EDB, dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym przydziela Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego lub podmiot przez niego upoważniony – w zakresie wszystkich książek obiektu budowlanego lub niektórych książek obiektu budowlanego. Czasowego dostępu do systemu c-KOB może udzielać w odpowiednim zakresie (wszystkich lub niektórych książek obiektu budowlanego) bądź to Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, bądź organ, któremu przydzielono dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym oraz właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, co oczywiste – w zakresie prowadzonej książki obiektu budowlanego.

Dostęp taki do systemu c-KOB jest przydzielany po złożeniu przez zainteresowany organ administracji publicznej bądź służbę stosownego wniosku. Powinien on zawierać czas, na jaki ma być przydzielony dostęp, zakres niezbędnych danych oraz cel, który ma zostać zrealizowany, uzasadniający przydzielenie dostępu. Organ, do którego wpłynął taki wniosek, może odmówić, w drodze decyzji, przydzielenia dostępu do systemu c-KOB, jeżeli uzna, że cel, który ma zostać zrealizowany przez przydzielony dostęp, nie uzasadnia go. Natomiast podmiot odpowiedzialny za obiekt budowlany ma obowiązek udzielić dostępu do c-KOB na żądanie organu administracji publicznej działającego w ramach przysługujących mu kompetencji.

Przepisy wprowadzające i uzupełniające dotyczące systemów EDB i c-KOB

Zarówno w przypadku systemu EDB, jak i c-KOB w ustawie Prawo budowlane pojawiły się zapisy (odpowiednio w art. 47u i art. 60r) dotyczące delegacji ustawowych, z których wynika, że minister właściwy do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób wydawania i prowadzenia dziennika budowy czy książki obiektu budowlanego w postaci papierowej i elektronicznej, w tym dokonywania wpisów, oraz szczegółowy sposób uwierzytelniania i autoryzacji w systemie EDB i c-KOB. Te akty prawne miały zawierać też przepisy zapewniające odpowiednie prowadzenie tych dokumentów i wskazujące sposoby zapewnienia bezpieczeństwa zgromadzonych danych. Treść powyższych rozporządzeń nie została jeszcze oficjalnie przedstawiona, tym samym na bardziej szczegółowe wytyczne przyjdzie jeszcze poczekać.
 

Dziennik budowy w postaci papierowej wydawany będzie jedynie do dnia 31 grudnia 2029 r., z wyjątkiem dziennika budowy dotyczącego robót budowlanych na terenach zamkniętych ustalonych decyzją Ministra Obrony Narodowej. Natomiast w przypadku książki obiektu budowlanego docelowo od roku 2027 wszystkie książki obiektu budowlanego będą funkcjonowały już jako dokumenty elektroniczne.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 2351 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 r., poz. 1557).
3. www.gunb.gov.pl.