Przeglądy wentylacji, ogrzewania i klimatyzacji w budynkach mieszkalnych wielolokalowych – obowiązki właściciela lub zarządcy

Podstawowe obowiązki właściciela lub zarządcy budynku

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków2, na właścicielu lub zarządcy budynku spoczywa obowiązek poddawania budynku w czasie jego użytkowania okresowej kontroli w zakresie systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, polegającej na:
1)    sprawdzeniu stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej źródeł ciepła oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych:
a)    co najmniej raz na 5 lat – dla kotłów o nominalnej mocy cieplnej od 20 kW do 100 kW,
b)    co najmniej raz na 2 lata – dla kotłów opalanych paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej większej niż 100 kW,
c)    co najmniej raz na 4 lata – dla kotłów opalanych gazem o nominalnej mocy cieplnej większej niż 100 kW,
d)    co najmniej raz na 3 lata – dla źródeł ciepła niewymienionych powyżej, dostępnych części systemu ogrzewania lub połączonego systemu ogrzewania i wentylacji, o sumarycznej nominalnej mocy cieplnej większej niż 70 kW; 
jak również
2)    ocenie efektywności energetycznej, co najmniej raz na 5 lat:
a)    dostępnych części systemu klimatyzacji o nominalnej mocy chłodniczej większej niż 12 kW,
b)    połączonego systemu klimatyzacji i wentylacji o sumarycznej nominalnej mocy chłodniczej większej niż 70 kW.
Obowiązki opisanej powyżej są niezależne od obowiązku przeprowadzania okresowej kontroli budynków, przewidzianego w przepisach ustawy Prawo budowlane3, gdzie nałożono na właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego ogólny obowiązek poddawania tych obiektów w czasie ich użytkowania kontroli okresowej, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego m.in. elementów budynku lub sprawności jego instalacji.
Jak wyjaśnili autorzy zmian w uzasadnieniu cytowanej wyżej regulacji, zmiana art. 23 ustawy – z mocą obowiązującą od 28 kwietnia 2023 r. – stanowi bezpośrednią implementację postanowień dyrektywy 2010/31/UE dotyczących przeprowadzania okresowych kontroli źródeł ciepła niewymienionych dotychczas w art. 23 ustawy oraz wprowadzenia kontroli dla połączonych systemów ogrzewania pomieszczeń i wentylacji oraz systemów klimatyzacji lub połączonych systemów klimatyzacji i wentylacji. Zauważono, że dotychczas obowiązujące przepisy dotyczyły jedynie kontroli kotłów o mocy cieplnej od 20 kW, a urządzeń chłodniczych o mocy większej niż 12 kW. Nowymi przepisami wprowadzono dodatkowy obowiązek kontroli systemów ogrzewania połączonych systemów ogrzewania i wentylacji oraz dla połączonych systemów klimatyzacji i wentylacji o mocy chłodniczej ponad 70 kW.

Cel przeprowadzania kontroli

Jak wyjaśnił ustawodawca – kontrola systemu ogrzewania obejmuje ocenę sprawności tego systemu i doboru wielkości źródła ciepła do wymogów grzewczych budynku oraz zdolności systemu ogrzewania do optymalizacji działania. Z kolei kontrola systemu klimatyzacji obejmuje ocenę sprawności tego systemu i doboru jego wielkości do wymogów chłodzenia budynku oraz zdolności systemu klimatyzacji do optymalizacji działania w typowych warunkach jego użytkowania lub eksploatacji.
Podkreślono, że właściwie działający system regularnych kontroli systemów ogrzewania pozwala na identyfikację niewłaściwie działających systemów oraz na podjęcie na odpowiednim etapie działań naprawczych wobec tychże systemów, co sprawia z kolei, że środki wykorzystane na przeprowadzanie regularnych kontroli pozwalają na ograniczenie sytuacji, w której działania naprawcze wobec przedmiotowych systemów kosztować będą wielokrotnie więcej aniżeli ich regularna kontrola i bieżące wprowadzanie działań naprawczych. Wartością dodaną jest tu niewątpliwie wsparcie działań przyczyniających się do poprawy jakości powietrza.

Wyłączenia

Zgodnie z art. 23 ust. 6 pkt 1 Ustawy, nie dokonuje się kontroli systemu ogrzewania oraz klimatyzacji w tych wszystkich budynkach mieszkalnych, które wyposażone zostały w systemy automatyki i sterowania umożliwiające:
stałe monitorowanie elektroniczne dokonujące pomiarów sprawności systemu ogrzewania, połączonego systemu ogrzewania i wentylacji, systemu klimatyzacji lub połączonego systemu klimatyzacji i wentylacji i informujące właścicieli lub zarządców budynków o spadku sprawności tych systemów i potrzebie ich konserwacji, naprawy lub wymiany; oraz
skuteczne sterowanie w celu zapewnienia optymalnego wytwarzania, dystrybucji, magazynowania i wykorzystywania energii.
Co więcej – tam, gdzie kontrola jest jednak wymagana, brak jest wymogu dokonania ponownej kontroli w zakresie oceny doboru wielkości źródła ciepła, jeśli od czasu przeprowadzenia takiej kontroli nie dokonano zmian w systemie ogrzewania lub połączonym systemie ogrzewania i wentylacji lub zmian w charakterystyce energetycznej budynku. Ustawodawca przewidział również, że nie dokonuje się ponownej ­kontroli także w zakresie oceny doboru wielkości systemu klimatyzacji, jeżeli od czasu przeprowadzenia takiej kontroli nie dokonano zmian w systemie klimatyzacji lub połączonym systemie klimatyzacji i wentylacji lub zmian w charakterystyce energetycznej budynku.
Jak wyjaśnili autorzy zmian – zgodnie z art. 14 dyrektywy 2010/31/UE państwa członkowskie uprawnione zostały do samodzielnego decydowania, czy będą wymagać powtórzenia oceny dobrania wielkości źródła ciepła, jeżeli od czasu przeprowadzenia przeglądu nie dokonano zmian w systemie grzewczym lub połączonym systemie ogrzewania pomieszczeń i wentylacji lub zmian w zakresie wymogów grzewczych budynku (analogiczne postanowienie w odniesieniu do przeglądu systemu klimatyzacji zawarte zostało w art. 15 dyrektywy 2010/31/UE). Takie też wyłączenie przewidziane zostało przez polskiego prawodawcę.

Osoba uprawniona do przeprowadzenia kontroli

Kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji w budynku dokonać może jedynie osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych do kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, składającego się na prowadzony przez ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków. W ramach powyższego rejestru prowadzi się również wykaz protokołów kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji.
Co istotne, sporządzenie protokołu przez osobę nieuprawnioną zagrożone jest sankcją karną. Jak postanowił ustawodawca, osoba, która:
dokonuje kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, nie mając stosownych uprawnień budowlanych w specjalności instalacyjnej oraz kwalifikacji, lub nie będąc wpisana do wykazu osób uprawnionych do kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji,
sporządza i przekazuje jako protokół kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji dokument sporządzony niezgodnie z art. 28 ust. 2 Ustawy (a więc bez wykorzystania systemu teleinformatycznego) – podlega karze grzywny.

Protokół kontroli

Z przeprowadzonej kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji sporządza się protokoły z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków. Protokoły te są w nim automatycznie zapisywane po ich wygenerowaniu przez osobę, która je sporządziła.
Przeprowadzający kontrolę jest zobowiązany przekazać właścicielowi lub zarządcy budynku sporządzony przez siebie protokół w postaci:
papierowej – opatrzony numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz podpisem osobistym osoby przeprowadzającej kontrolę, lub
elektronicznej – opatrzony numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby przeprowadzającej kontrolę.

Niezależnie od wyboru samej formy przekazania, każdy protokół musi zawierać:

dane identyfikacyjne budynku,
dane identyfikacyjne systemu,
ocenę sprawności systemu,
zalecenia określające zakres i rodzaj robót budowlano-instalacyjnych, które poprawią efektywność energetyczną systemu,
oświadczenie osoby, która sporządziła protokół kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, że dokument został wygenerowany z centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków. Oświadczenie, o którym mowa wyżej, składane jest jednocześnie pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
Wobec zawartej w art. 30 Ustawy delegacji ustawowej, rozporządzeniem w sprawie wzorów protokołów kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji4, wprowadzono jednolity wzór przedmiotowego protokołu dla kontroli systemu ogrzewania i odrębny dla systemu klimatyzacji. Do obowiązków właściciela lub zarządcy budynku należy przechowywanie otrzymanych protokołów kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji przez cały okres użytkowania budynku.

Weryfikacja danych zawartych w protokole kontroli

Właścicielowi lub zarządcy budynku przysługuje – zgodnie z art. 36 ust. 1 Ustawy – prawo zwrócenia się do ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa o przeprowadzenie weryfikacji protokołów kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, pod kątem prawidłowości i rzetelności ich sporządzenia oraz biorąc pod uwagę przepisy techniczno-budowlane i zasady wiedzy technicznej. Weryfikację przeprowadza się za pomocą systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków.
Zawsze po stwierdzeniu nieprawidłowości przez właściciela lub zarządcę budynku powinna nastąpić ich weryfikacja dokonywana na wniosek – powinna zostać zakończona w terminie nie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia wpływu wniosku złożonego przez właściciela lub zarządcę budynku. Co jednak istotne, weryfikacja ta dotyczy jedynie protokołów kontroli sporządzonych nie wcześniej niż 9 marca 2015 r.

Omawiania weryfikacja protokołu kontroli polega na sprawdzeniu:
a)    w przypadku systemu ogrzewania:
–    prawidłowości i rzetelności dokonanej oceny stanu technicznego systemu, efektywności energetycznej kotłów oraz ich dostosowania do potrzeb użytkowych budynku w zakresie wyznaczenia wartości sprawności kotła i oceny tej sprawności,
–    prawidłowości zawartych w protokole zaleceń określających zakres i rodzaj robót budowlano-instalacyjnych, które poprawią efektywność energetyczną systemu, pod kątem ich dostosowania do rozpatrywanego budynku
    przy uwzględnieniu wzorów protokołów wprowadzonych przepisami wykonawczymi, przepisów techniczno-budowlanych oraz zasad wiedzy technicznej;
b)    w przypadku systemu klimatyzacji:
–    prawidłowości i rzetelności dokonanej oceny efektywności energetycznej urządzeń chłodniczych w zakresie oceny: sprawności źródła chłodu, dostosowania systemu do potrzeb użytkowych budynku oraz mocy właściwej wentylatorów,
–    prawidłowości zawartych w protokole zaleceń określających zakres i rodzaj robót budowlano-instalacyjnych, które poprawią efektywność energetyczną systemu, pod kątem ich dostosowania do rozpatrywanego budynku
    przy jednoczesnym uwzględnieniu wzorów protokołów wprowadzonych przepisami wykonawczymi, przepisów techniczno-budowlanych oraz zasad wiedzy technicznej.
Z dokonywanej weryfikacji sporządzane jest sprawozdanie, zawierające w szczególności wskazanie, czy weryfikacja jest dokonywana z urzędu czy na wniosek, a w przypadku weryfikacji dokonywanej na wniosek:
–    datę wpływu wniosku,
–    nieprawidłowości wskazane we wniosku, zgodnie z art. 36 ust. 3 Ustawy;
–    numer protokołu kontroli w wykazie protokołów kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji,
–    datę rozpoczęcia weryfikacji,
–    wyniki weryfikacji, w tym wskazanie rażących i oczywistych błędów w protokole kontroli w przypadku ich stwierdzenia.
Sporządzone sprawozdanie jest przechowywane przez urząd obsługujący ministra, gdzie – w razie zgłoszenia wniosku o weryfikację przez właściciela lub zarządcę budynku – jeden egzemplarz sprawozdania minister przekazuje temu właścicielowi lub zarządcy, a drugi egzemplarz – osobie, która sporządziła protokół kontroli.