Dochodzenie należności przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie

Weryfikacje kontrahenta

Kwestia sprawdzenia kontrahenta spółdzielni czy wspólnoty, ma szczególne znaczenie w przypadku zawierania umów najmu lokalu użytkowych.

Numer NIP przedsiębiorcy możemy zweryfikować na portalu podatkowym Ministerstwa Finansów. Drugą możliwością weryfikacji jest uzyskanie oficjalnej informacji z urzędu skarbowego, na podstawie art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Wniosek o wydanie informacji sporządza się na druku NIP-5/W. W portalu podatkowym można również sprawdzić, czy kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT. Po wpisaniu numeru NIP uzyskujemy informację, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie jest czynnym podatnikiem, bądź czy zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony. Status podatkowy przedsiębiorcy możemy również potwierdzić na wniosek – zgodnie z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Potwierdzenie wydaje się w formie zaświadczenia, a opłata skarbowa wynosi 21 zł.

Można również skorzystać z możliwości, jakie wynikają z ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Przepisy ustawy umożliwiają wpisanie do rejestrów dłużników prowadzonych przez Biura Informacji Gospodarczej (BIG) zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej-konsumentów. Aby skorzystać z rejestru prowadzonego przez BIG, należy w pierwszej kolejności zawrzeć z jednym z ­BIG-ów umowę o udostępnienie informacji gospodarczych. Do rejestru trafiają dłużnicy w sytuacji, gdy zadłużenie wynosi co najmniej 500 zł – jeśli dłużnik jest przedsiębiorcą i co najmniej 200 zł – jeśli dłużnik jest konsumentem, a od terminu powstania zaległości upłynęło minimum 30 dni. Obowiązkowo wierzyciel musi wysłać dłużnikowi listem poleconym wezwanie do zapłaty (lub dostarczyć je do rąk własnych) na 30 dni przed umieszczeniem danych dłużnika w Rejestrze Dłużników BIG. 13 listopada 2017 r. weszła w życie nowelizacja ww. ustawy, która wprowadziła możliwość przeprowadzania, przez BIG prowadzące rejestry dłużników, analizy wiarygodności płatniczej podmiotów niebędących konsumentem (nowy art. 31a ustawy). Przy czym, jak stanowi ustawa, przez wiarygodność płatniczą rozumie się zdolność do terminowego wywiązania się z zobowiązania pieniężnego wynikającego z umowy. Warunkiem otrzymania analizy jest zawarcie umowy o jej sporządzenie. Biuro dokonuje analizy wiarygodności w opracowany przez siebie sposób.
 

Wezwanie do zapłaty

Pierwszą czynnością, którą powinien podjąć wierzyciel w przypadku gdy pomimo wykonania usługi i upływu terminu płatności nie otrzymał należnych środków, jest wysłanie wezwania do zapłaty. Wysłanie wezwania nie jest wymagane żadnymi przepisami prawa, teoretycznie można wnieść też pozew do sądu bez jego uprzedniego wysłania. W praktyce natomiast ­wysłanie wezwania jest pożądane z co najmniej dwóch powodów. 
 

Po pierwsze, brak wezwania do zapłaty może nieść dla wierzyciela niekorzystne konsekwencje związane z obciążeniem go kosztami procesu, a mianowicie zgodnie z art. 101 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej k.p.c.) zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Po drugie, od 1 stycznia 2016 roku pozew do sądu musi być poprzedzony podjęciem próby mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.).
 

Z dotychczasowej praktyki sądów wynika, że brak informacji w pozwie o podjętej próbie mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu oraz brak wyjaśnienia przyczyn niepodjęcia próby mediacji skutkuje zwróceniem pozwu z powodu braków formalnych. Tak uznał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w postanowieniu z 1 września 2016 r., sygn. akt: I ACz 682/16: W razie niewskazania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.), przewodniczący wzywa powoda do usunięcia zaistniałego braku formalnego pod rygorem zwrotu pozwu.
 

W wezwaniu należy wskazać: jakiej należności dochodzimy, informację o upływie terminu płatności, naliczaniu odsetek za zwłokę oraz konsekwencjach braku zapłaty. Określamy również termin na uregulowania wpłaty. Zasadne wydaje się wyznaczenie dłużnikowi terminu nie krótszego niż 7 dni, przy czym jego bieg rozpoczyna się od momentu, gdy dłużnik otrzymał wezwanie w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać.
 

Dopuszczalne jest, aby spółdzielnia np. w umowie najmu lokalu użytkowego zawartej z innym przedsiębiorcą ustaliła, że za czynności windykacyjne naliczona zostanie dłużnikowi opłata. Zgodnie bowiem z ustawą o terminach zapłaty, w transakcjach handlowych jest możliwość obciążenia opłatą za windykację przedsiębiorcy, a wysokość opłaty wynosi równowartość 40 euro. Natomiast zastrzeżenie naliczania takich opłat na rzecz konsumentów w umowach jest uznawane za tzw. niedozwolone klauzule umowne.
 

Zaliczanie wpłat od dłużnika

Reguły zaliczania wpłat mogą być ustalone w umowie. Wówczas w takim zakresie, w jakim umowa określa sposób zarachowania, zastosowanie art. 451 k.c. będzie wyłączone. Jeśli jednak nie uczyniono tego, to należy postępować zgodnie z zasadami wynikającymi z tego przepisu. W sytuacji gdy dłużnik ma kilka długów tego samego rodzaju (np. zaległości w opłatach eksploatacyjnych za dwa i więcej miesięcy) i wskazał przy zapłacie, który dług reguluje, to wierzyciel jest takim wyborem dłużnika związany – nie może zaliczyć wpłaty na inny dług. Jeśli dłużnik wskazał, który dług reguluje, wierzyciel ma pole manewru tylko w zakresie odsetek. To, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne, co wynika z art. 451 § 1 k.c. W przypadku gdy dłużnik mający kilka długów dokonuje wpłaty, która nie wystarcza na pokrycie ich wszystkich i nie wskazuje, w jaki sposób ma ona zostać zaliczona, to prawo wyboru zaliczenia wpłaty przechodzi na wierzyciela.
 

To zaliczenie będzie wiążące dla dłużnika wtedy, gdy przyjmie on pokwitowanie, w którym wierzyciel zaliczył otrzymane świadczenie na poczet jednego z tych długów. Wówczas dłużnik nie może już żądać zaliczenia na poczet innego długu (art. 451 § 2 k.c.). W przypadku gdy ani dłużnik nie wskazał, na jaki dług zaliczyć wpłatę, ani nie mamy do czynienia z wyborem dokonanym przez wierzyciela i przyjęciem stosownego pokwitowania przez dłużnika, wpłatę należy zaliczyć według reguł określonych w art. 451 § 3 k.c. Wynika z niego, że spełnione świadczenie zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych – na poczet najdawniej wymagalnego. Jeśli natomiast otrzymujemy wpłaty w postępowaniu egzekucyjnym lub upadłościowym, to nie rozliczamy ich według ww. reguł, a zgodnie z przepisami prawa egzekucyjnego lub upadłościowego.

Pozew do sądu

W przypadku braku reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty następnym krokiem jest złożenie do sądu pozwu o zapłatę. Pozew o zapłatę musi przede wszystkim spełniać kryteria pisma procesowego, które składa się z kilku niezbędnych elementów określonych w art. 126 k.p.c. Dodatkowo należy w nim wskazać wartość przedmiotu sporu, oznaczenie miejsca lub siedziby stron oraz ich numer PESEL, a w razie jego braku NIP lub numer KRS. Dodatkowo każdy pozew musi zawierać: dokładnie określone żądanie oraz – od czasu wprowadzenia zmian w przedawnieniu – oznaczenie daty wymagalności roszczenia w sprawach o zasądzenie roszczenia. Kolejnym koniecznym elementem pozwu jest przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie.
 

W postępowaniu cywilnym w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, w zależności od formy sprawowania zarządu nieruchomością wspólną, występować mogą członkowie zarządu. Może to być również podmiot zewnętrzny – licencjonowany zarządca nieruchomościami, któremu zarząd powierzono w umowie współwłaścicieli, zawartej w formie aktu notarialnego, w formie uchwały współwłaścicieli zaprotokołowanej przez notariusza, któremu zarząd wspólnoty mieszkaniowej zlecił świadczenie usług w zakresie zarządzania nieruchomością wspólną i został on umocowany przez zarząd do reprezentowania wspólnoty. Zarząd (lub zarządca) występuje w tym przypadku zawsze w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, a nie w imieniu własnym (uchwała SN z 20 lipca 1999 r., sygn. akt: III CZP 19/99, w której sąd stwierdził, że zarządca nieruchomości wspólnej w rozumieniu przepisów ustawy o własności lokali nie jest legitymowany w ramach powierzonego mu administrowania tą nieruchomością do dochodzenia na swoją rzecz należności z tytułu zaliczek na koszty zarządu wymienioną nieruchomością). Dochodzenie należności w oparciu o art. 15 ust. 2 u.w.l. jest czynnością mieszczącą się w zakresie zwykłego zarządu nieruchomością wspólną (uchwała SN z 18 października 2013 r., sygn. akt: III CZP 42/13).
 

Z kolei w przypadku wspólnot mieszkaniowych obejmujących nie więcej niż siedem lokali w imieniu wspólnoty może występować samodzielnie współwłaściciel nieruchomości. Zgodnie z zasadami dotyczącymi współwłasności, wynikającymi z Kodeksu cywilnego, każdy ze współwłaścicieli może wykonywać wszelkie czynności i dochodzić wszelkich roszczeń, które zmierzają do zachowania wspólnego prawa. Każdy współwłaściciel może zatem wnieść pozew i występować przed sądem w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej.
 

Odsetki od zaległości

Od 2016 r. występują trzy rodzaje odsetek: odsetki kapitałowe, odsetki ustawowe za opóźnienie, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Odsetki kapitałowe wynoszą 5% w skali roku, a podstawą prawną ich stosowania jest art. 359 k.c. Odsetki za opóźnienie są naliczane za czas opóźnienia w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Wynoszą one 7% w skali roku, a ich podstawą jest art. 481 § 2 k.c. Ostatnim rodzajem odsetek są odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, o których mowa w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403). Przepisy ww. ustawy mają charakter szczególny w stosunku do przepisów Kodeksu cywilnego, co w rezultacie oznacza, że w przypadku transakcji handlowych pomiędzy przedsiębiorcami w pierwszej kolejności będziemy stosować wspomnianą wyżej ustawę.
 

Przedawnienie należności głównej i odsetek

Okres przedawnienia to czas, po upływie którego dłużnik może skutecznie uchylić się od zapłaty długu. Okres przedawnienia jest obliczany od dnia następnego po tym, w którym minął termin zapłaty. Podstawowymi okresami przedawnienia są: 6 lat dla roszczeń majątkowych i roszczeń stwierdzonych prawomocnym orzeczeniem sądu (np. nakazem zapłaty) oraz 3 lata dla roszczeń okresowych (czynsz najmu, odsetki). Przedawnienie dla roszczeń, których okres przedawnienia wynosi 2 lata lub więcej następuje z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Skoro, jak wskazałem wyżej, roszczenia z tytułu odsetek przedawniają się po upływie 3 lat, to odsetki przedawniają się również z ostatnim dniem roku kalendarzowego.
 

W przypadku gdy zobowiązanie powstało przed 9 lipca 2018 r. dla ustalenia terminu przedawnienia konieczna jest analiza przepisów przejściowych, które wprowadziły nowelizację Kodeksu cywilnego w zakresie przedawnienia. Zasada ogólna stanowi, że nowy krótszy 6-letni termin przedawnienia ma zastosowanie również do roszczeń powstałych przed 9 lipca 2018 r. i w tym dniu zaczyna swój bieg od nowa – z zastrzeżeniem, że krótszy termin ma pierwszeństwo. Należy więc najpierw ustalić, czy termin przedawnienia wg nowych przepisów (6 lat) jest dłuższy czy krótszy (wg starych przepisów 10 lat).

Jak wspomniano wyżej – roszczenie o zapłatę odsetek za opóźnienie, będąc roszczeniem o świadczenia okresowe, przedawnia się po 3 latach. Zasadę tę potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 26 stycznia 2005 r., sygn. akt: III CZP 42/04. Z uchwały tej wynika również, iż analizując kwestię przedawnienia odsetek, należy rozróżnić dwa przypadki, bowiem termin przedawnienia odsetek od należności niezapłaconych w ogóle różni się od terminu przedawnienia odsetek należności zapłaconych, ale z opóźnieniem. W pierwszym przypadku, gdy dopuści się do przedawnienia roszczenia głównego, to roszczenie o odsetki od tego roszczenia przedawnia się również. Natomiast jeśli dłużnik dokona zapłaty należności głównej z opóźnieniem, ale przed terminem jej przedawnienia, wówczas odsetki za opóźnienie w zapłacie takiej należności nie przedawniają się w terminie przewidzianym dla roszczenia głównego, a uzyskują niezależny od należności głównej charakter i przedawniają się z upływem przewidzianego w art. 118 k.c. trzyletniego okresu przedawnienia. Roszczenie o zapłatę odsetek powstaje z chwilą opóźnienia się dłużnika w spełnieniu świadczenia głównego, tj. od dnia następującego po terminie płatności.

Przez długi czas niejednolicie postrzegana była także kwestia przedawnienia odsetek zasądzonych orzeczeniem sądowym. Wynikało to z tego, że trzyletni termin przedawnienia odsetek doznaje pewnych modyfikacji na skutek zasądzenia roszczenia przez sąd. Jak bowiem wynika z art. 125 k.c., termin przedawnienia roszczenia wynikającego z wyroku wynosi 6 lat, natomiast w przypadku objęcia wyrokiem odsetek roszczenie o odsetki należne w przyszłości ulega przedawnieniu trzyletniemu. Wobec wątpliwości w zakresie sposobu wyliczenia terminu przedawnienia odsetek zasądzonych wyrokiem sądu stanowisko w tym względzie zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 15 stycznia 2014 r. (sygn. akt: I CSK 197/13). Wskazał on, iż określony w art. 125 § 1 k.c. dziesięcioletni termin przedawnienia (taki termin przedawnienia obowiązywał w dacie wyrokowania) ma zastosowanie do stwierdzonych wyrokiem roszczeń o odsetki za opóźnienie wymagalnych w dacie uprawomocnienia się wyroku. Trzyletniemu przedawnieniu ulegają natomiast stwierdzone wyrokiem roszczenia o odsetki za opóźnienie należne i wymagalne po dniu uprawomocnienia się wyroku. Aby więc nie narazić się na zarzut przedawnienia roszczenia sformułowany w powództwie przeciwegzekucyjnym, chociażby co do kwoty odsetek należnych po dniu uprawomocnienia się wyroku (świadczeń okresowych należnych w przyszłości), koniecznym będzie złożenie wniosku o wszczęcie egzekucji w terminie trzech lat od uprawomocnienia się nakazu zapłaty.

Odsetki w pozwie

Żądając zapłaty odsetek za opóźnienie, mamy dwa wyjścia. Pierwsze to żądać odsetek za każdą z zaległości w opłacie eksploatacyjnej (w spółdzielni) lub zaliczkach na koszty zarządu (w wspólnocie) oddzielnie. Jeśli np. opłata za mieszkanie wynosiła 500 zł miesięcznie i właściciel zalega z zapłatą za okres od stycznia 2019 r. do marca 2019 r. włącznie, to w pozwie można żądać ustawowych odsetek: od kwoty 500 zł – za okres od 11 stycznia 2019 r. do dnia zapłaty; od kwoty 500 zł – za okres od 11 lutego 2019 r. do dnia zapłaty; od kwoty 500 zł – za okres od 11 marca 2019 r. do dnia zapłaty. Drugie rozwiązanie polega na wyliczeniu, ile wynoszą zaległe odsetki na dzień poprzedzający dzień złożenia pozwu. Następnie wyliczone w ten sposób odsetki dodaje się do kwoty należności głównej (tzw. kapitalizacja odsetek w pozwie). Zatem kwota należności głównej będzie wyższa o tak wyliczone odsetki. Natomiast w pozwie żąda się zapłaty ustawowych odsetek od należności głównej za okres od dnia złożenia pozwu do dnia zapłaty. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest naliczanie odsetek od zaległych odsetek.

Pierwsze rozwiązanie skutkuje generalnie niższą opłatą od pozwu, bowiem z art. 20 k.p.c. wynika, że do wartości przedmiotu sporu nie wlicza się odsetek, pożytków i kosztów, żądanych obok roszczenia głównego. Zatem opłata od pozwu naliczana jest jedynie od należności głównej. Natomiast w przypadku skapitalizowania odsetek i dodania ich do żądania głównego opłata obliczana będzie od całości dochodzonej kwoty, jednak odsetki ustawowe za opóźnienie doliczane będą od kwoty roszczenia głównego powiększonej o skapitalizowane odsetki. Z art. 482 § 1 k.c. wynika bowiem, że od zaległych odsetek można żądać odsetek za opóźnienie dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa.

Natomiast kapitalizacja odsetek w pozwie jest dobrym rozwiązaniem z punktu widzenia ich przedawnienia. Generalnie zasadą jest, że odsetki za opóźnienie przedawniają się z upływem trzech lat. Tak uznał Sąd Najwyższy w uchwale z 26 stycznia 2005 r. (sygn. akt: III CZP 42/04). Sąd Najwyższy stwierdził, że zasadą jest, iż do roszczeń o odsetki za opóźnienie w zapłacie stosuje się trzyletni termin przedawnienia roszczeń o świadczenia okresowe, o których mowa w art. 118 k.c. Obowiązuje również zasada, że odsetki przedawniają się oddzielnie za każdy dzie...