Dochodzenie należności przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie

Weryfikacje kontrahenta

Kwestia sprawdzenia kontrahenta spółdzielni czy wspólnoty, ma szczególne znaczenie w przypadku zawierania umów najmu lokalu użytkowych.

Numer NIP przedsiębiorcy możemy zweryfikować na portalu podatkowym Ministerstwa Finansów. Drugą możliwością weryfikacji jest uzyskanie oficjalnej informacji z urzędu skarbowego, na podstawie art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Wniosek o wydanie informacji sporządza się na druku NIP-5/W. W portalu podatkowym można również sprawdzić, czy kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT. Po wpisaniu numeru NIP uzyskujemy informację, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie jest czynnym podatnikiem, bądź czy zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony. Status podatkowy przedsiębiorcy możemy również potwierdzić na wniosek – zgodnie z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Potwierdzenie wydaje się w formie zaświadczenia, a opłata skarbowa wynosi 21 zł.

Można również skorzystać z możliwości, jakie wynikają z ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Przepisy ustawy umożliwiają wpisanie do rejestrów dłużników prowadzonych przez Biura Informacji Gospodarczej (BIG) zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej-konsumentów. Aby skorzystać z rejestru prowadzonego przez BIG, należy w pierwszej kolejności zawrzeć z jednym z ­BIG-ów umowę o udostępnienie informacji gospodarczych. Do rejestru trafiają dłużnicy w sytuacji, gdy zadłużenie wynosi co najmniej 500 zł – jeśli dłużnik jest przedsiębiorcą i co najmniej 200 zł – jeśli dłużnik jest konsumentem, a od terminu powstania zaległości upłynęło minimum 30 dni. Obowiązkowo wierzyciel musi wysłać dłużnikowi listem poleconym wezwanie do zapłaty (lub dostarczyć je do rąk własnych) na 30 dni przed umieszczeniem danych dłużnika w Rejestrze Dłużników BIG. 13 listopada 2017 r. weszła w życie nowelizacja ww. ustawy, która wprowadziła możliwość przeprowadzania, przez BIG prowadzące rejestry dłużników, analizy wiarygodności płatniczej podmiotów niebędących konsumentem (nowy art. 31a ustawy). Przy czym, jak stanowi ustawa, przez wiarygodność płatniczą rozumie się zdolność do terminowego wywiązania się z zobowiązania pieniężnego wynikającego z umowy. Warunkiem otrzymania analizy jest zawarcie umowy o jej sporządzenie. Biuro dokonuje analizy wiarygodności w opracowany przez siebie sposób.
 

Wezwanie do zapłaty

Pierwszą czynnością, którą powinien podjąć wierzyciel w przypadku gdy pomimo wykonania usługi i upływu terminu płatności nie otrzymał należnych środków, jest wysłanie wezwania do zapłaty. Wysłanie wezwania nie jest wymagane żadnymi przepisami prawa, teoretycznie można wnieść też pozew do sądu bez jego uprzedniego wysłania. W praktyce natomiast ­wysłanie wezwania jest pożądane z co najmniej dwóch powodów. 
 

Po pierwsze, brak wezwania do zapłaty może nieść dla wierzyciela niekorzystne konsekwencje związane z obciążeniem go kosztami procesu, a mianowicie zgodnie z art. 101 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej k.p.c.) zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Po drugie, od 1 stycznia 2016 roku pozew do sądu musi być poprzedzony podjęciem próby mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.).
 

Z dotychczasowej praktyki sądów wynika, że brak informacji w pozwie o podjętej próbie mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu oraz brak wyjaśnienia przyczyn niepodjęcia próby mediacji skutkuje zwróceniem pozwu z powodu braków formalnych. Tak uznał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w postanowieniu z 1 września 2016 r., sygn. akt: I ACz 682/16: W razie niewskazania w pozwie informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.), przewodniczący wzywa powoda do usunięcia zaistniałego braku formalnego pod rygorem zwrotu pozwu.
 

W wezwaniu należy wskazać: jakiej należności dochodzimy, informację o upływie terminu płatności, naliczaniu odsetek za zwłokę oraz konsekwencjach braku zapłaty. Określamy również termin na uregulowania wpłaty. Zasadne wydaje się wyznaczenie dłużnikowi terminu nie krótszego niż 7 dni, przy czym jego bieg rozpoczyna się od momentu, gdy dłużnik otrzymał wezwanie w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać.
 

Dopuszczalne jest, aby spółdzielnia np. w umowie najmu lokalu użytkowego zawartej z innym przedsiębiorcą ustaliła, że za czynności windykacyjne naliczona zostanie dłużnikowi opłata. Zgodnie bowiem z ustawą o terminach zapłaty, w transakcjach handlowych jest możliwość obciążenia opłatą za windykację przedsiębiorcy, a wysokość opłaty wynosi równowartość 40 euro. Natomiast zastrzeżenie naliczania takich opłat na rzecz konsumentów w umowach jest uznawane za tzw. niedozwolone klauzule umowne.
 

Zaliczanie wpłat od dłużnika

Reguły zaliczania wpłat mogą być ustalone w umowie. Wówczas w takim zakresie, w jakim umowa określa sposób zarachowania, zastosowanie art. 451 k.c. będzie wyłączone. Jeśli jednak nie uczyniono tego, to należy postępować zgodnie z zasadami wynikającymi z tego przepisu. W sytuacji gdy dłużnik ma kilka długów tego samego rodzaju (np. zaległości w opłatach eksploatacyjnych za dwa i więcej miesięcy) i wskazał przy zapłacie, który dług reguluje, to wierzyciel jest takim wyborem dłużnika związany – nie może zaliczyć wpłaty na inny dług. Jeśli dłużnik wskazał, który dług reguluje, wierzyciel ma pole manewru tylko w zakresie odsetek. To, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne, co wynika z art. 451 § 1 k.c. W przypadku gdy dłużnik mający kilka długów dokonuje wpłaty, która nie wystarcza na pokrycie ich wszystkich i nie wskazuje, w jaki sposób ma ona zostać zaliczona, to prawo wyboru zaliczenia wpłaty przechodzi na wierzyciela.
 

To zaliczenie będzie wiążące dla dłużnika wtedy, gdy przyjmie on pokwitowanie, w którym wierzyciel zaliczył otrzymane świadczenie na poczet jednego z tych długów. Wówczas dłużnik nie może już żądać zaliczenia na poczet innego długu (art. 451 § 2 k.c.). W przypadku gdy ani dłużnik nie wskazał, na jaki dług zaliczyć wpłatę, ani nie mamy do czynienia z wyborem dokonanym przez wierzyciela i przyjęciem stosownego pokwitowania przez dłużnika, wpłatę należy zaliczyć według reguł określonych w art. 451 § 3 k.c. Wynika z niego, że spełnione świadczenie zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych – na poczet najdawniej wymagalnego. Jeśli natomiast otrzymujemy wpłaty w postępowaniu egzekucyjnym lub upadłościowym, to nie rozliczamy ich według ww. reguł, a zgodnie z przepisami prawa egzekucyjnego lub upadłościowego.

Pozew do sądu

W przypadku braku reakcji dłużnika na wezwanie do zapłaty następnym krokiem jest złożenie do sądu pozwu o zapłatę. Pozew o zapłatę musi przede wszystkim spełniać kryteria pisma procesowego, które składa się z kilku niezbędnych elementów określonych w art. 126 k.p.c. Dodatkowo należy w nim wskazać wartość przedmiotu sporu, oznaczenie miejsca lub siedziby stron oraz ich numer PESEL, a w razie jego braku NIP lub numer KRS. Dodatkowo każdy pozew musi zawierać: dokładnie określone żądanie oraz – od czasu wprowadzenia zmian w przedawnieniu – oznaczenie daty wymagalności roszczenia w sprawach o zasądzenie roszczenia. Kolejnym koniecznym elementem pozwu jest przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie.
 

W postępowaniu cywilnym w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, w zależności od formy sprawow...