Dołącz do czytelników
Brak wyników

Finanse

13 września 2022

NR 241 (Lipiec 2022)

Elektroniczne faktury

0 104

Zarządcy nieruchomości w celu zmniejszenia kosztów bieżącej działalności i usprawnienia obrotu gospodarczego systematycznie odchodzą od tradycyjnych faktur papierowych. O tym, czy faktury elektroniczne są traktowane jako dowody księgowe i czy można na ich podstawie dokonywać np. odliczenia podatku VAT, decydują zapisy w ustawie o rachunkowości i ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT – ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Rolą podatnika jest określenie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie dokonano zmiany danych, które powinna zawierać faktura. Natomiast autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

POLECAMY

uwaga!
Rolą podatnika jest określenie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.  

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za którego pośrednictwem podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ­liczbę i rodzaj dostawców/usługodawców oraz nabywców/usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy których wykorzystaniu podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

uwaga!
Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. 

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

uwaga!
Regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.  

To podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosowanie formatu PDF

W przypadku otrzymywania wersji papierowych faktur dopuszczalne jest ich skanowanie i zapisanie w formacie PDF. Zastosowanie formatu PDF uniemożliwia ingerencję w treść faktur, które będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i czytelność, a także łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Należy również zapewnić organom podatkowym, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur, umożliwić ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zatem skanowanie faktur do pliku PDF wypełni – wymienione w art. 112a ustawy – 
warunki przechowywania otrzymanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Spełniony jest również wymóg wskazany w art. 106m ustawy, odnośnie do zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Skany faktur dokumentujące poniesione wydatki, po spełnieniu określonych warunków, mogą być ujmowane w księgach rachunkowych na takich samych zasadach jak faktury papierowe. Zgodnie z generalną zasadą podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

uwaga!
Skany faktur dokumentujące poniesione wydatki, po spełnieniu określonych warunków, mogą być ujmowane w księgach rachunkowych na takich samych zasadach jak faktury papierowe. Zgodnie z generalną zasadą podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia d...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy