Zdecydowana większość nieprawidłowości nie wynika ze złej woli zarządów. Najczęściej są one konsekwencją wieloletnich przyzwyczajeń, braku systematycznej kontroli wewnętrznej, niedostatecznej znajomości zmieniających się przepisów lub zwyczajnego przekonania, że skoro coś funkcjonowało od wielu lat, to z pewnością jest prawidłowe. Tymczasem przepisy się zmieniają, zmieniają się również oczekiwania członków spółdzielni, którzy coraz częściej domagają się przejrzystości, rzetelnej informacji i profesjonalnego zarządzania.
Podczas każdej lustracji patrzę na spółdzielnię całościowo. Analizuję nie tylko dokumenty finansowe czy uchwały organów, lecz również sposób organizacji pracy, obieg dokumentów, jakość podejmowanych decyzji oraz kulturę zarządzania. Często już po kilku dniach można zauważyć obszary, które wymagają poprawy. Nie po to jednak, aby kogokolwiek krytykować, ale po to, aby wskazać rozwiązania pozwalające uniknąć problemów w przyszłości.
Jednym z najczęściej spotykanych przeze mnie błędów jest brak aktualizacji regulaminów wewnętrznych. W wielu spółdzielniach obowiązują dokumenty przygotowane kilkanaście, a czasem nawet kilkadziesiąt lat temu. Tymczasem wielokrotnie zmieniały się przepisy prawa, nowelizowano statut spółdzielni, zmieniało się orzecznictwo sądów, ale regulaminy pozostały niezmienione. W konsekwencji zarząd działa według zasad, które nie zawsze odpowiadają aktualnemu stanowi prawnemu. Wystarczy raz w roku przeprowadzić przegląd obowiązujących regulacji, aby uniknąć wielu późniejszych problemów.
Bardzo często stwierdzam również niepełną dokumentację pracy organów spółdzielni. Protokoły z posiedzeń rady nadzorczej czy walnego zgromadzenia nie zawierają pełnych wyników głosowań, brakuje podpisów, załączników lub dokumentów będących podstawą podejmowanych uchwał. Zdarza się, że uchwały są podejmowane prawidłowo, jednak ich dokumentacja pozostawia wiele do życzenia. W wypadku ewentualnego postępowania sądowego właśnie takie pozornie drobne uchybienia mogą mieć kluczowe znaczenie.
Kolejnym problemem jest niewystarczające planowanie działalności. W wielu spółdzielniach decyzje podejmowane są doraźnie, pod wpływem bieżących wydarzeń. Dotyczy to zwłaszcza remontów. Niejednokrotnie spotykałem sytuacje, w których nie istniał wieloletni plan remontów, a kolejność wykonywania prac zależała od bieżących nacisków mieszkańców, a nie od rzeczywistych potrzeb technicznych budynków. Taki sposób zarządzania prowadzi do nieracjonalnego wydatkowania środków funduszu remontowego i utrudnia długofalowe planowanie inwestycji.
Jednym z najczęściej powtarzających się błędów jest także niewłaściwe dokumentowanie podejmowanych decyzji finansowych. Zarząd podejmuje słuszną decyzję, jednak w aktach sprawy brakuje analizy ekonomicznej, uzasadnienia czy dokumentów potwierdzających wybór określonego rozwiązania. W czasie lustracji zawsze zwracam uwagę, że dobra decyzja powinna być nie tylko właściwa, lecz również odpowiednio udokumentowana. Dokumentacja chroni zarówno spółdzielnię, jak i osoby pełniące funkcje w jej organach.
Coraz częściej spotykam się również z problemami dotyczącymi realizacji zaleceń z poprzednich lustracji. Zdarza się, że zalecenia sprzed trzech, sześciu, a nawet dziewięciu lat nadal pozostają niewykonane. Czasami zarząd wykona część zaleceń, lecz nie dokumentuje tego w sposób umożliwiający ocenę ich realizacji. Dlatego zawsze rekomenduję prowadzenie rejestru zaleceń polustracyjnych oraz okresowe przedstawianie radzie nadzorczej informacji o stopniu ich wykonania.
Niepokoi mnie także zbyt słaba komunikacja z członkami spółdzielni. W wielu wypadkach źródłem konfliktów nie są decyzje zarządu, lecz brak informacji o powodach ich podjęcia. Członkowie chcą wiedzieć, dlaczego wzrastają opłaty, z jakiego powodu wykonuje się określone remonty lub dlaczego część inwestycji została przesunięta na kolejny rok. Tam, gdzie zarząd prowadzi otwartą politykę informacyjną, liczba konfliktów jest zdecydowanie mniejsza.
Podczas lustracji zwracam również uwagę na funkcjonowanie rady nadzorczej. Zdarza się, że rada ogranicza swoją rolę wyłącznie do zatwierdzania dokumentów przygotowanych przez zarząd, nie prowadząc rzeczywistego nadzoru nad działalnością spółdzielni. Tymczasem aktywna, dobrze przygotowana rada nadzorcza jest jednym z najważniejszych elementów prawidłowego systemu zarządzania.
Kolejnym błędem jest niewystarczające zarządzanie ryzykiem. Nie wszystkie spółdzielnie analizują skutki finansowe planowanych inwestycji, wzrostu kosztów mediów czy zmian przepisów. Dobre zarządzanie nie polega wyłącznie na reagowaniu na problemy, ale przede wszystkim na ich przewidywaniu. W swojej pracy spotykam się również z przykładami niewłaściwego archiwizowania dokumentów. Brak kompletnej dokumentacji, rozproszone akta czy trudności z odnalezieniem uchwał sprzed kilku lat znacznie utrudniają zarówno bieżące funkcjonowanie spółdzielni, jak i przebieg lustracji. Sprawny system archiwizacji jest podstawą bezpieczeństwa organizacyjnego.
Coraz większego znaczenia nabiera także cyberbezpieczeństwo oraz ochrona danych osobowych. Nadal zdarzają się spółdzielnie, w których hasła dostępu do systemów informatycznych zna za dużo osób, kopie zapasowe wykonywane są nieregularnie, a procedury związane z ochroną danych istnieją jedynie na papierze. W dobie cyfryzacji są to obszary, których zarząd nie może lekceważyć.
Wielokrotnie zauważałem również brak inwestowania w rozwój kadry. Przepisy prawa spółdzielczego, ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych czy regulacje dotyczące rachunkowości i prawa budowlanego stale się zmieniają. Zarząd oraz pracownicy administracji powinni systematycznie uczestniczyć w szkoleniach i podnosić swoje kwalifikacje. To inwestycja, która bardzo szybko przynosi wymierne korzyści.
Po każdej zakończonej lustracji utwierdzam się w przekonaniu, że dobrze zarządzana spółdzielnia nie jest tą, w której nie popełnia się błędów. Taka organizacja po prostu nie istnieje. Dobrze zarządzana spółdzielnia to taka, która potrafi wyciągać wnioski, wdrażać zalecenia, uczyć się na własnych doświadczeniach i nie obawia się zmian.
Lustracja nie powinna być traktowana jako przykry obowiązek ani forma kontroli wymierzonej przeciwko zarządowi. W moim przekonaniu jest ona jednym z najcenniejszych narzędzi wspierających rozwój spółdzielni. Pozwala spojrzeć na jej funkcjonowanie z niezależnej perspektywy, dostrzec słabe strony i wskazać rozwiązania, które poprawiają bezpieczeństwo prawne, organizacyjne i finansowe. Ostatecznie na dobrze przeprowadzonej lustracji zyskują wszyscy – zarząd, rada nadzorcza, pracownicy, a przede wszystkim członkowie spółdzielni mieszkaniowej.
