Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo

17 września 2018

NR 199 (Wrzesień 2018)

RODO – aspekty praktyczne przy zarządzie nieruchomością

364

Jak regulować kwestię monitoringu w oparciu o RODO? Co powinna zawierać klauzula informacyjna w umowach z najemcami? Czy dopuszczalne są blokady informacyjne dotyczące udostępniania dokumentów członkom wspólnoty lub spółdzielni?

Monitoring wizyjny nie został uregulowany osobną ustawą i przy jego organizacji stosuje się przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. Wraz z rozpoczęciem stosowania RODO, przetwarzanie danych poprzez monitoring, odbywa się poprzez określenie, iż jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora – podstawą do tego jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Ważne!

Zarówno członkowi wspólnoty mieszkaniowej, jak i członkowi spółdzielni przysługują uprawnienia kontrolne w stosunku do działań wspólnoty czy spółdzielni, które nie mogą zostać wyłączone przepisami o ochronie danych osobowych.

Warto pamiętać, że monitoring na terenie osiedla czy zarządzanej nieruchomości podlegał będzie regulacjom z zakresu ochrony danych osobowych. Konieczne zatem będzie odpowiednie poinformowanie nagrywanych, że ich dane osobowe są przetwarzane i wprowadzenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu zapewnienie bezpieczeństwa procesu przetwarzania i jego zgodności z przepisami. Służyć temu może odpowiedni regulamin określający zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego.

Klauzula informacyjna

Biorąc pod uwagę, że ustawy na dzień dzisiejszy nie przewidują zwolnień z ogólnych obowiązków, warto mieć na uwadze, że w umowach z najemcami czy z zarządcą nieruchomości powinny znajdować się odpowiednie regulacje z zakresu ochrony danych osobowych. Najemców należy bowiem poinformować o przetwarzaniu ich danych osobowych, dopełnić obowiązku informacyjnego. Klauzula informacyjna w umowie jest dość prostym sposobem wykazania, że wobec strony umowy (najemcy – osoby fizycznej) został dopełniony obowiązek informacyjny. Można to zrobić również osobnym pismem. Istotne, aby wszystkie niezbędne elementy informacyjne były przekazane oraz żeby mieć możliwość to później wykazać. To znaczy, że jeżeli zdecydujemy się na osobne pismo, to konieczne będzie udowodnienie, że dotarło ono do adresata. Nie ma przeszkód, aby to zarządca w imieniu właściciela lub wspólnoty poinformował najemców o zasadach przetwarzania ich danych osobowych. Informację należy przekazać w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Osobie, której dane pozyskujemy, należy przedstawić następujące informacje:

  •     kto jest administratorem danych osobowych – wraz z danymi kontaktowymi i danymi kontaktowymi inspektora ochrony danych, jeżeli administrator go powołał,
  •     cele, w jakich dane osobowe będą przetwarzane, oraz podstawę prawną takiego przetwarzania, jeżeli podstawą jest realizacja uzasadnionego interesu administratora, należy wskazać, jaki to interes;
  •     kim są odbiorcy danych osobowych, jeżeli będą one udostępniane osobom trzecim,
  •     kategorie danych osobowych, które będą przetwarzane,
  •     przez jaki okres dane będą przechowywane lub wskazać kryteria do określenia tego okresu,
  •     czy dane będą przekazywane do odbiorcy spoza Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej wraz ze wzmianką o bezpieczeństwie takiego przekazania,
  •     czy dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany,
  •     o przysługujących prawach w stosunku do procesu przetwarzania danych osobowych (dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu oraz przenoszenia danych),
  •     o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
  •     o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie i konsekwencjach cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane w oparciu o udzieloną zgodę.

Umowa powierzenia danych

Z zarządcą z kolei należy zawrzeć umowę powierzenie przetwarzania danych osobowych, jeżeli na zlecenie wspólnoty będzie dokonywał czynności z zakresu przetwarzania danych osobowych. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej, a wymogi co do jej minimalnej treści określa RODO. Można stosowne zapisy wprowadzić do umowy o zarządzanie nieruchomością, ale równie dobrym rozwiązaniem jest uregulowanie zasad, praw i obowiązków dotyczących przetwarzania danych w odrębnej umowie.

Ważne!

W praktyce zarządzania nieruchomościami istotne jest rozróżnianie osoby administratora danych osobowych i podmiotu przetwarzającego. W klasycznych sytuacjach podział ten nie nastręcza większego problemu. Administratorem będzie spółdzielnia lub wspólnota mieszkaniowa, zarządca będzie pomiotem przetwarzającym, a pracownicy spółdzielni lub zarządcy jedynie osobami upoważnionymi do dokonywania czynności przetwarzania.

RODO narzuca odpowiednie wytyczne co do treści tego typu umowy. Powinna ona zawierać postanowienia w zakresie:

  •     przedmiotu i czasu trwania powierzonego przetwarzania;
  •     określenia jego charakteru i celu, w którym przetwarzanie jest realizowane;
  •     rodzaj powierzonych danych osobowych oraz kategorie osób, których przetwarzane dane dotyczą;
  •     prawa i obowiązki administratora i procesora;
  •     zapewnienie procesora, że osoby przez niego upoważnione, działające przy powierzonym przetwarzaniu, zobowiązane są do zachowania tajemnicy;
  •     zobowiązanie procesora do stosowania odpowiednich środków (organizacyjnych i technicznych) zapewniających bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych;
  •     zasady współpracy przy wykrywaniu i stwierdzeniu naruszeń w zakresie przetwarzani...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy