Zasady prowadzenia książki obiektu budowlanego po wejściu w życie nowych przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych

Funkcjonowanie portalu e-budownictwo było przełomem w podejściu do dokumentacji projektowej oraz tej związanej z rozpoczęciem procesu budowlanego i jego formalnym zakończeniem. W dalszej kolejności wprowadzony został elektroniczny dziennik budowy, który wpisuje się w całkowitą cyfryzację realizowanych przedsięwzięć budowlanych. W obszarze elektronicznych obowiązków dotyczących utrzymania obiektów budowlanych do końca 2022 roku funkcjonowały jedynie rejestrowane kontrole systemów ogrzewczych i klimatyzacji oraz świadectwa charakterystyki energetycznej. W ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane[1] w styczniu 2023 r. wprowadzono zupełnie nowe przepisy, które dotyczą cyfryzacji w ramach utrzymania obiektów budowlanych, a ściślej – prowadzenia książki obiektu budowlanego. Tym samym właściciele i zarządcy obiektów budowlanych w niedalekiej przyszłości będą ­mieli obowiązek elektronicznego rejestrowania wszelkich czynności w ramach sprawowania obowiązków względem zarządzanych budynków czy innych obiektów. W związku z wprowadzonymi zmianami w dyspozycjach ustawowych, które dotyczą obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego, koniecznością w tym zakresie było również dostosowanie przepisów wykonawczych do nowej rzeczywistości prawnej.

Poniżej, na wstępie zreferowane zostaną poszczególne etapy wprowadzania przepisów dotyczących książki obiektu budowlanego w ciągu ostatnich lat. Dalej poddane analizie będą zagadnienia związane ze znowelizowanymi przepisami dotyczącymi utrzymania obiektów budowlanych przede wszystkim w aspekcie prowadzenia książki obiektu budowlanego. Omówione zostaną również praktyczne wskazówki, jak uzupełniać książkę zgodnie z wytycznymi nowych przepisów wykonawczych.

Poszczególne wersje rozporządzenia dotyczącego książki obiektu budowlanego

Obowiązki w zakresie założenia i prowadzenia książki obiektu budowlanego zostały wprowadzone w przepisach techniczno-budowlanych dopiero w latach dziewięćdziesiątych. W 1994 r. uchwalono przełomową wersję ustawy Prawo budowlane, która zastępowała wcześniej obowiązujące regulacje ustawy Prawo budowlane z dnia 24 października 1974 r. Wcześniejsze wytyczne ustawowe nie nakładały na osoby odpowiedzialne za obiekt budowlany obowiązków w obszarze zorganizowania archiwizacji dokumentacji technicznej obiektu. Po wejściu w życie 1 stycznia 1995 r. ustawy Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 r.[2] w przepisach art. 64 zdefiniowano nowy dokument zwany książką obiektu budowlanego, a obowiązki właścicieli i zarządców obiektów budowlanych związanych tym dokumentem określone zostały w następujący sposób: „Właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego”. Z powyższych dyspozycji ustawowych wynikało także, iż protokoły kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego oraz dokumenty, związane z budową obiektu wraz z opracowaniami projektowymi i dokumentami technicznymi robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania, powinny być dołączone do książki obiektu budowlanego. Jednakże nie wdrożono żadnych konkretnych regulacji, które ujednoliciłyby wzór książki obiektu budowlanego. W związku z tym, że przepisy były w tej kwestii bardzo ogólne, każdy właściciel lub zarządca organizował, archiwizował oraz opisywał dokumentację techniczną obiektu w przyjęty przez siebie, dowolny sposób. Takie rozwiązanie ustawowe generowało różnego rodzaju nieprzewidziane problemy, szczególnie w sytuacjach, gdy wystąpiła pilna konieczność skontrolowania przedmiotowej dokumentacji. W niespełna trzy lata po wejściu w życie znowelizowanej wersji Prawa budowlanego uchwalono ustawę z dnia 22 sierpnia 1997 r. o zmianie ustawy Prawo budowlane, ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych ustaw[3], która to w art. 64 wprowadziła ust. 4 następującej treści: „Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji określi, w drodze zarządzenia, wzór książki obiektu budowlanego i sposób jej prowadzenia”. Na podstawie przedmiotowej delegacji ustawowej w dniu 7 lutego 1999 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 października 1998 r. w sprawie książki obiektu budowlanego[4] precyzujące sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego. Rozporządzenie to wprowadziło ścisły jej wzór, który miał być obligatoryjny do stosowania dla wszystkich podmiotów odpowiedzialnych za obiekty budowlane. Co było do przewidzenia, w związku z następnymi nowelizacjami regulacji Prawa budowlanego pojawiła się konieczność wprowadzenia korekty w pierwotnym wzorze książki obiektu budowlanego. Od podstaw należało również określić sposób jej prowadzenia. W związku z powyższym przygotowano nowe rozporządzenie zawierające odpowiedni wzór tego dokume...