Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administrowanie

24 listopada 2020

NR 222 (Listopad 2020)

Zasady (skutecznego) zawiadamiania o terminie zebrania właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej

68

Zasady zawiadamiania właścicieli lokali o terminie zebrania wspólnoty uregulowane zostały w art. 32 u.w.l.1, przewidującym z jednej strony, że o zebraniu ogółu właścicieli lokali – zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 u.w.l.2 – zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania, z drugiej – wskazującym, iż w zawiadomieniu takim ­powinno znaleźć się przynajmniej oznaczenie: dnia, godziny, miejsca i porządku obrad.

POLECAMY

Skuteczność doręczenia zawiadomienia o zebraniu. Zachowanie terminu

Na wstępie zwrócić należy uwagę, iż przepisy u.w.l. nie zawierają żadnych autonomicznych regulacji co do sposobu, w jaki właściciele lokali winni zostać zawiadomieni o terminie zebrania, tak by można było stwierdzić, że czynność ta została dokonana skutecznie.

Wobec powyższego w doktrynie3 rozważane było, czy za skuteczne zawiadomienie powinno być uznawane jedynie rzeczywiste doręczenie dokumentu zawiadomienia w taki sposób, aby właściciel lokalu (adresat) mógł się z nim swobodnie zapoznać (teoria doręczenia), czy też za wystarczające uznać należałoby jedynie skierowanie go w odpowiednim terminie do właściciela (teoria wysłania). Zagadnienie to jest o tyle istotne, iż często zdarza się, że właściciele lokali nie zamieszkują w sposób stały w należących do nich lokalach, lecz udostępniają je innym osobom, w szczególności na podstawie umowy najmu.

Zgodnie z teorią wysłania – właścicieli lokali należałoby uznać za skutecznie zawiadomionych o planowanym terminie zebrania już w samej chwili nadania dokumentu zawiadomienia przez zarząd lub zarządcę powołanego w trybie art. 18 ust. 1 u.w.l. Teoria ta znajduje przy tym zastosowanie do zasad zawiadomień obowiązujących w spółkach handlowych, jednakże jej stosowanie wynika z uregulowania w odpowiednich przepisach, których odpowiedników – na kanwie przepisów u.w.l. – jednak brak. Mając natomiast na uwadze, że teorię wysłania uznaje się jako swego rodzaju wyjątek od zasad ogólnych, jej zastosowanie wymaga zawsze wyraźnej podstawy ustawowej. Wobec braku odpowiednich regulacji w przepisach u.w.l. w tym względzie, do doręczeń zawiadomień o terminie zebrania adresowanych do właścicieli lokali, teoria ta nie może znaleźć zastosowania.

Wobec powyższego przyjmuje się, że doręczenie członkowi wspólnoty zawiadomienia o zebraniu będzie tylko wtedy skuteczne, jeżeli zawiadomienie to zostało mu doręczone w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią (teoria doręczenia). Z powyższego wynika zatem, że dla oceny skuteczności doręczenia przedmiotowego zawiadomienia zastosowanie znajdować będą ogólne przepisy k.c.4, a dokładniej art. 61 § 1 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Należy jednak zaznaczyć, iż powołany wyżej przepis znajduje swoje zastosowanie w omawianym względzie jedynie w drodze analogii. Nie sposób bowiem nie zauważyć, iż sam fakt zawiadomienia o terminie zebrania wspólnoty mieszkaniowej nie prowadzi do powstania, zmiany, czy też ustania jakiegokolwiek stosunku prawnego, lecz jest czynnością o charakterze jedynie organizacyjnym, mającą przy tym na celu wytworzenie u każdego właściciela lokalu stanu świadomości odnoszącego się do planowanego zebrania wspólnoty. Wszelkiego rodzaju zawiadomienia o pewnych faktach, które miały mieć miejsce lub mogą mieć miejsce, leżą bowiem poza zakresem oświadczeń woli, co jednak nie wyłącza możliwości stosowania do nich – w drodze analogii – przepisów o oświadczeniach woli, w szczególności art. 61 k.c. określającego chwilę złożenia zawiadomienia5.

ważne!

Dla oceny skuteczności doręczenia przedmiotowego zawiadomienia zastosowanie znajdować będą ogólne przepisy k.c., a dokładniej art. 61 § 1 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.


Z uwzględnieniem powyższego przyjęcie teorii doręczenia jako obowiązującej dla zasad zawiadamiania właścicieli lokali o terminie zebrania rodzi z kolei konieczność udzielenia odpowiedzi na kolejne pytanie – o chwilę, w której zawiadomienie takie powinno zostać doręczone właścicielowi lokalu, tak by minimalny tygodniowy termin przewidziany w art. 32 ust. 1 u.w.l. mógł być uznany za zachowany. Opowiedzieć należy się w tym miejscu za stanowiskiem zajętym, w odniesieniu do podobnego problemu zgłaszanego na kanwie k.s.h.6, przez Sąd Najwyższy, który wyjaśnił, że termin na zwołanie zgromadzenia wspólników (we wspólnocie – zebrania właścicieli lokali – przyp. autorki) zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników (zebrania właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej – przyp. autorki)7.

ważne!

Termin na zwołanie zebrania właścicieli lokali zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zebrania właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej.

Jak wynika z powyższego, abyśmy mogli stwierdzić, iż właściciel lokalu został skutecznie zawiadomiony o terminie zebrania, zawiadomienie to musi zostać mu więc doręczone co najmniej na dzień przed planowanym zebraniem i to w taki sposób, by mógł on zapoznać się z jego treścią. Jeżeli właściciel nie odbierze zawiadomienia (awizo), nie będzie to miało znaczenia dla skuteczności zawiadomienia.

Forma zawiadomienia o zebraniu

Jak wynika to z cytowanego już wyżej art. 32 ust. 1 u.w.l., zawiadomienie powinno zostać dokonane – przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 u.w.l. – na piśmie. Prócz oznaczenia formy zawiadomienia (pisemna), powołany przepis nie wskazuje przy tym na żaden z dopuszczalnych i stosowanych w praktyce sposobów kierowania zawiadomień do właścicieli lokali. Nie wskazuje również na dopuszczalność (bądź jej brak) posługiwania się dla potrzeb zawiadamiania właścicieli, określonymi środkami komunikacji (np. korespondencją elektroniczną e-mail). Jeżeli zatem właściciele lokali nie uregulują powyższej kwestii w sposób autonomiczny w uchwale, odwołać będzie należało się i w tym miejscu do ogólnych przepisów kodeksu cywilnego, mimo, że w treści art. 32 ust. 1 u.w.l. ustawodawca posłużył się zwrotem „na piśmie”, nie zaś „w formie pisemnej” – do której wprost odnosi się z kolei art. 78 k.c.

ważne!

Zawiadomienie powinno zostać dokonane – przez zarząd lub zarządcę – na piśmie.

Wobec powyższego dokument zawiadomienia powinien spełniać rygory zwykłej formy pisemnej, a przede wszystkim zostać odręcznie podpisany. Stosownie bowiem do art. 78 § 1 k.c., do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Wątpliwości budzić może kwestia ewentualnej dopuszczalności dokonywania zawiadomień również drogą elektroniczną. Należałoby uznać, że doręczanie zawiadomień o terminie zebrania drogą elektroniczną jest co prawda dopuszczalne, jakkolwiek będzie ono skuteczne jedynie wówczas, gdy dokument zawiadomienia zostanie opatrzony podpisem elektronicznym członków zarządu (lub zarządcy), weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Wyłącznie bowiem w takiej sytuacji – zgodnie z art. 781 § 2 k.c. – powyższą formę zawiadomienia będzie można uznać za równoważną formie pisemnej.

ważne!

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Natomiast odnosząc się do sposobu doręczania zawiadomień, w doktrynie przeważa podejście przewidujące – najdalej nawet idące – odformalizowanie. Dopuszcza się zatem posługiwanie się tak przesyłkami listowymi zwykłymi, poleconymi bądź też kurierskimi, jak również umieszczanie zawiadomienia w skrzynce pocztowej adresata. Dodatkowo, za prawidłowe będzie uznane również zawiadomienie o zebraniu przekazane w drodze zbierania podpisów na liście obejmującej spis wszystkich właścicieli lokali, do której dołączona będzie z kolei informacja o planowanym zebraniu, uwzględniająca podanie co najmniej danych, o których mowa w art. 32 ust. 2 u.w.l.8. W doktrynie9 wskazuje się niekiedy, że nawet samo umieszczenie zawiadomienia w miejscu ogólnodostępnym na terenie nieruchomości wspólnej (np. na klatce schodowej) będzie wystarczające do uznania, że zawiadomienie to zostało skutecznie doręczone właścicielom lokali. Powyższy sposób zawiadamiania jest jednak często kwestionowany. Mając na uwadze właścicieli niezamieszkujących w lokalu (a np. wynajmujących ten lokal lub przebywających na długim leczeniu szpitalnym), nie sposób uznać, by taki sposób zawiadomienia spełniał warunki przewidziane w art. 61 § 1 k.c., a więc by umożliwiał jego dojście do tego właściciela lokalu w taki sposób, by mógł on zapoznać się z jego treścią.

Jak podkreśla się w doktrynie10, mając na uwadze, że art. 32 ust. 1 u.w.l. w sposób wyraźny nakłada na zarząd lub zarządcę – któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w trybie art. 18...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy