Zmiana podmiotu odpowiedzialnego za obiekt budowlany w aspekcie utrzymania obiektu

W przypadku wspólnot mieszkaniowych najczęściej będzie dochodziło do zmian w składzie członków wspólnoty w sytuacji, gdy poszczególne lokale mieszkalne będą zmieniały właścicieli. Zwykle nie ma to szczególnego związku z samym utrzymaniem nieruchomości, chyba że nowy członek wspólnoty będzie bardzo aktywny na tym polu. Najistotniejszym jednak podmiotem (wielo- lub jednoosobowym) z punktu widzenia gromadzenia oraz archiwizacji dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej budynku mieszkalnego wielorodzinnego będzie zarząd wspólnoty lub profesjonalny zarządca nieruchomości. Z perspektywy właściwego utrzymania budynku kluczowymi zmianami będzie powołanie ­nowego skład zarządu bądź przekazanie obowiązków nowemu zarządcy nieruchomości.

Bez względu jednak na to, kto w danym momencie odpowiada za funkcjonowanie obiektu budowlanego, powinien on posiadać kompletną dokumentację związaną z jego powstaniem oraz eksploatacją. Każdy, kto ma prawny obowiązek wynikający z przepisów dotyczących utrzymania obiektu budowlanego, będzie musiał stosować wytyczne ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1333 z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych do ustawy. Oznacza to, że każda osoba opiekująca się obiektem budowlanym powinna posiadać te same dokumenty i w razie zmiany sytuacji prawnej nieruchomości przekazać je w całości swojemu następcy.
Niestety, nie wszystkie podmioty odpowiedzialne za obiekt budowlany są właściwie przygotowane do zarządzania. Tym samym w sytuacji zmiany podmiotu zarządzającego nieruchomością nie zawsze zostanie przekazana kompletna dokumentacja techniczna obiektu, której zakres będzie pokrywał się w pełni z tym wynikającym z obowiązujących przepisów. Co do zasady, przekazaniu podlega dokumentacja projektowa i budowy, dokumentacja eksploatacyjna, czyli zestaw wszystkich wymaganych przepisami protokołów stanu technicznego obiektu i wyposażenia instalacyjnego oraz inne oceny techniczne lub ekspertyzy, szkice, pomiary geodezyjne itp. W przypadku zbycia, dzierżawy lub wynajęcia budynku wyposażonego w system ogrzewania niezbędną częścią tej dokumentacji jest także świadectwo charakterystyki energetycznej. Wyżej wspomniane dokumenty powinny zostać wpisane do Książki obiektu budowlanego, na której podstawie kolejny podmiot odpowiedzialny za nieruchomość będzie mógł poznać historię obiektu oraz obszary wymagające wyjątkowej uwagi i ewentualnie większych nakładów finansowych. Dla należytego utrzymania obiektu jest to szczególnie istotne.

Gdy w przekazanych dokumentach występują znaczne braki, pojawia się zasadniczy problem: co zrobić i gdzie się zwrócić przy kompletowaniu niezbędnej dokumentacji obiektu, aby wykluczyć samowole budowlane poprzednika? Dla nowych właścicieli, zarządców czy osób związanych innymi stosunkami cywilnoprawnymi w obszarze utrzymania obiektów budowlanych istotne są następujące kwestie:

• jakie dokumenty powinny zostać przekazane przy zmianie podmiotu odpowiedzialnego za obiekt od poprzednika?
• jak trzeba zareagować w razie stwierdzenia braków w kluczowej dokumentacji?
• jak reagować w sytuacji, gdy przejęta nieruchomość była przedmiotem postępowań administracyjnych przed organem nadzoru budowlanego?

Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna obiektu podlegająca przekazaniu przy zmianie jego stanu prawnego

Dokumentacja obiektu budowlanego powinna obejmować te dotyczące jego powstania oraz eksploatacji. Wynika to wprost z przepisów ustawy Prawo budowlane. Obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w tym zakresie wskazane zostały w art. 63 ust. 1 ustawy, który mówi, że właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 (dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem – przyp. autora), oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Powyższe obowiązki doprecyzowują dyspozycje art. 64 ust. 1 i 3 ustawy, w których czytamy, że właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, […] Książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego […] Protokoły kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz. U. z 2020 r., poz. 213 i 471), oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz dokumenty, o których mowa w art. 60, są dołączone do książki obiektu budowlanego.

Dokumenty, o których mowa powyżej, zostały wyliczone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie Książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), w części dotyczącej obowiązkowych załączników. We wzorze Książ...