Zmiana podmiotu odpowiedzialnego za obiekt budowlany w aspekcie utrzymania obiektu

Zmiana zarządcy a obowiązek kompletnej dokumentacji obiektu budowlanego

W przypadku wspólnot mieszkaniowych najczęściej będzie dochodziło do zmian w składzie członków wspólnoty w sytuacji, gdy poszczególne lokale mieszkalne będą zmieniały właścicieli. Zwykle nie ma to szczególnego związku z samym utrzymaniem nieruchomości, chyba że nowy członek wspólnoty będzie bardzo aktywny na tym polu. Najistotniejszym jednak podmiotem (wielo- lub jednoosobowym) z punktu widzenia gromadzenia oraz archiwizacji dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej budynku mieszkalnego wielorodzinnego będzie zarząd wspólnoty lub profesjonalny zarządca nieruchomości. Z perspektywy właściwego utrzymania budynku kluczowymi zmianami będzie powołanie ­nowego skład zarządu bądź przekazanie obowiązków nowemu zarządcy nieruchomości.

Bez względu jednak na to, kto w danym momencie odpowiada za funkcjonowanie obiektu budowlanego, powinien on posiadać kompletną dokumentację związaną z jego powstaniem oraz eksploatacją. Każdy, kto ma prawny obowiązek wynikający z przepisów dotyczących utrzymania obiektu budowlanego, będzie musiał stosować wytyczne ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1333 z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych do ustawy. Oznacza to, że każda osoba opiekująca się obiektem budowlanym powinna posiadać te same dokumenty i w razie zmiany sytuacji prawnej nieruchomości przekazać je w całości swojemu następcy.

Niestety, nie wszystkie podmioty odpowiedzialne za obiekt budowlany są właściwie przygotowane do zarządzania. Tym samym w sytuacji zmiany podmiotu zarządzającego nieruchomością nie zawsze zostanie przekazana kompletna dokumentacja techniczna obiektu, której zakres będzie pokrywał się w pełni z tym wynikającym z obowiązujących przepisów. Co do zasady, przekazaniu podlega dokumentacja projektowa i budowy, dokumentacja eksploatacyjna, czyli zestaw wszystkich wymaganych przepisami protokołów stanu technicznego obiektu i wyposażenia instalacyjnego oraz inne oceny techniczne lub ekspertyzy, szkice, pomiary geodezyjne itp. W przypadku zbycia, dzierżawy lub wynajęcia budynku wyposażonego w system ogrzewania niezbędną częścią tej dokumentacji jest także świadectwo charakterystyki energetycznej. Wyżej wspomniane dokumenty powinny zostać wpisane do Książki obiektu budowlanego, na której podstawie kolejny podmiot odpowiedzialny za nieruchomość będzie mógł poznać historię obiektu oraz obszary wymagające wyjątkowej uwagi i ewentualnie większych nakładów finansowych. Dla należytego utrzymania obiektu jest to szczególnie istotne.

Gdy w przekazanych dokumentach występują znaczne braki, pojawia się zasadniczy problem: co zrobić i gdzie się zwrócić przy kompletowaniu niezbędnej dokumentacji obiektu, aby wykluczyć samowole budowlane poprzednika? Dla nowych właścicieli, zarządców czy osób związanych innymi stosunkami cywilnoprawnymi w obszarze utrzymania obiektów budowlanych istotne są następujące kwestie:

• jakie dokumenty powinny zostać przekazane przy zmianie podmiotu odpowiedzialnego za obiekt od poprzednika?
• jak trzeba zareagować w razie stwierdzenia braków w kluczowej dokumentacji?
• jak reagować w sytuacji, gdy przejęta nieruchomość była przedmiotem postępowań administracyjnych przed organem nadzoru budowlanego?

Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna obiektu podlegająca przekazaniu przy zmianie jego stanu prawnego

Dokumentacja obiektu budowlanego powinna obejmować te dotyczące jego powstania oraz eksploatacji. Wynika to wprost z przepisów ustawy Prawo budowlane. Obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w tym zakresie wskazane zostały w art. 63 ust. 1 ustawy, który mówi, że właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 (dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, a także instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem – przyp. autora), oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania.

Powyższe obowiązki doprecyzowują dyspozycje art. 64 ust. 1 i 3 ustawy, w których czytamy, że właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, […] Książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego […] Protokoły kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz. U. z 2020 r., poz. 213 i 471), oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz dokumenty, o których mowa w art. 60, są dołączone do książki obiektu budowlanego.

Dokumenty, o których mowa powyżej, zostały wyliczone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie Książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), w części dotyczącej obowiązkowych załączników. We wzorze Książki obiektu budowlanego, przedstawionym w załączniku do przedmiotowego rozporządzenia, w części informacyjnej zawierającej tablicę nr 3 wymieniona została następująca dokumentacja, która będzie stanowiła obligatoryjne załączniki do książki, tj.:

1. decyzja pozwolenia na budowę w tym projekt budowlany,
2. dokumentacja budowy,
3. dokumentacja powykonawcza,
4. protokół odbioru obiektu budowlanego,
5. decyzja pozwolenia na użytkowanie,
6. instrukcja eksploatacji obiektu (jeśli posiada ją właściciel obiektu),
7. protokoły okresowych kontroli stanu technicznego obiektu,
8. protokoły okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu,
9. opracowania techniczne dotyczące obiektu – ekspertyzy, badania techniczne, dokumentacja techniczna i inne opracowania dotyczące obiektu,
10. dokumentacja techniczna dotycząca remontów obiektu,
11. protokoły awarii i katastrof obiektu,
12. dokumenty pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu,
13. inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem np. projekt rozbudowy i decyzja pozwolenie na budowę dla takiej inwestycji.

Z analizy tego wyliczenia można wywnioskować, że dokumenty, które powinien posiadać właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, będą dzieliły się na te związane z powstawaniem obiektu budowlanego, jego sprawdzaniem (czyli protokoły okresowych kontroli technicznych) oraz dokumentację techniczną dotyczącą eksploatacji.

Dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, zgodnie z art. 3 ustawy Prawo budowlane, tworzą jedną całość, która ma być potwierdzeniem przebiegu procesu budowlanego. Do dokumentacji budowy w przepisach ustawy zaliczone zostały:

• pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym,
• Dziennik budowy,
• protokoły odbiorów częściowych i końcowych,
• rysunki i opisy służące realizacji obiektu,
• operaty geodezyjne,
• książka obmiarów,
• w przypadku realizacji obiektów metodą montażu – także Dziennik montażu.

Zakres dokumentacji powykonawczej i użytkowej wymaganej przy utrzymaniu obiektu budowlanego

Natomiast dokumentacja powykonawcza to dokumentacja budowy (jak opisano wyżej) z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku realizacji robót budowlanych oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi. Obok przedmiotowej dokumentacji powinno zostać sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej (dla ogrzewanych budynków), a całość powinna uzupełniać (jeżeli dla danego przedsięwzięcia budowlanego była wymagana) decyzja pozwolenia na użytkowanie i protokół kontroli obowiązkowej.

Natomiast dokumentacją użytkowania, którą powinien posiadać każda osoba odpowiedzialna za właściwe utrzymanie obiektu budowlanego, będą protokoły kontroli stanu technicznego oraz wszelkie badania i oceny wymagane przepisami. Poniższe zestawienie przedstawia rodzaj oraz częstość przeglądów stanu technicznego oraz badań i sprawdzeń, którym poddawany powinien być obiekt budowlany oraz instalacje na podstawie przepisów art. 62 ustawy Prawo budowlane, przy czym w tym miejscu nie można pominąć dyspozycji art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 471 z późn. zm.), jak również dyspozycji §4 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest (Dz. U. Nr 71, poz. 649 z późn. zm.), jeżeli podczas budowy obiektu budowlanego zostały zastosowane wyroby zawierające azbest:

1. art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane – kontrola okresowa stanu technicznego obiektu budowlanego przeprowadzana co najmniej raz na rok w zakresie:
   - elementów budynku, budowli oraz instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,
   - instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,
   - instalacji gazowych i przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych);
2. art. 62 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane – techniczne kontrole okresowe stanu technicznego wymienione w punkcie 1) przeprowadzane dla budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m2 oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m2, przeprowadzane dwa razy w roku w terminach do 30 listopada i 31 maja;
3. art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo budowlane – okresowe sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego oraz polegająca na badaniu instalacji elektrycznej instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów, która jest przeprowadzana raz na 5 lat;
4. art. 62 ust. 1 pkt 4 w powiązaniu z art. 61 pkt 2 ustawy Prawo budowlane – kontrola stanu technicznego uszkodzonych elementów i instalacji obiektu budowlanego (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólnobudowlana stanu technicznego obiektu), przeprowadzana każdorazowo w razie wystąpienia niszczących czynników zewnętrznych (naturalnych lub antropogenicznych) negatywnie oddziaływujących na obiekt, w wyniku czego mogło dojść do jego uszkodzenia;
5. art. 62 ust. 1 pkt 4a oraz ust. 2a ustawy Prawo budowlane – sprawdzenie elementów i instalacji obiektu budowlanego, w których występują nieuzasadnione względami technicznymi lub użytkowymi ingerencje lub naruszenia, zgłoszone przez osoby zamieszkujące lokal mieszkalny znajdujący się w obiekcie budowlanym (traktowane jako dodatkowa kontrola ogólna obiektu). Przedmiotowa kontrola przeprowadzana jest każdorazowo w terminie trzech dni od otrzymania zgłoszenia przez podmiot odpowiedzialny o ingerencji lub naruszeniu, w obszarze, w którym takie nieprawidłowości wystąpiły;
6. art. 62 ust. 3 w odniesieniu do dyspozycji art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane – kontrola stanu technicznego, o której mowa w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego [patrz punkty 1) do 5) powyżej], w zakresie określonym w postanowieniu wydanym przez właściwy organ Nadzoru Budowlanego, które jest kierowane do podmiotu odpowiedzialnego w przypadku stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska. Kontrola taka przeprowadzana być powinna w terminie określonym w przedmiotowym postanowieniu;
7. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z: art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – kontrola kotła opalanego paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej od 20 kW do 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych. Przegląd przeprowadzany jest co najmniej raz na 5 lat, tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania;
8. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b odniesieniu do przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – przegląd techniczny kotła opalanego paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych, dokonywany co najmniej raz na 2 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania;
9. art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c w powiązaniu z art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – kontrola techniczna kotła opalanego gazem o nominalnej mocy cieplnej ponad 100 kW w zakresie sprawdzenia stanu technicznego systemu ogrzewania, z uwzględnieniem efektywności energetycznej kotłów oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych. Kontrola wykonywana co najmniej raz na 4 lata – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania;
10. art. 23 ust. 1 pkt 2 w związku z dyspozycjami art. 23 ust. 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków – przegląd techniczny urządzeń chłodniczych o mocy chłodniczej nominalnej większej niż 12 kW obejmujący ocenę efektywności energetycznej zastosowanych urządzeń chłodniczych oraz ocenę sprawności systemu klimatyzacji oraz jego dostosowanie do potrzeb użytkowych, realizowany co najmniej raz na 5 lat – tylko jeżeli od ostatniej takiej kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy jw., dokonano zmian mających wpływ na efektywność energetyczną danego systemu ogrzewania;
11. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z załącznikiem nr 1 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do III stopnia pilności zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia jak wyżej) wykonywana co najmniej raz na 5 lat;
12. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z załącznikiem nr 1 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do II stopnia pilności zgodnie z załącznikiem nr 1 do powyższego rozporządzenia), przeprowadzana co najmniej raz na rok;
13. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest w związku z § 5 ust. 3 tego rozporządzenia – ocena stanu i bezpieczeństwa użytkowania wyrobów zawierających azbest dla obiektów budowlanych, w które zostały wbudowane wyroby zawierające azbest (zakwalifikowane do I stopnia pilności i poddane zabezpieczeniu zgodnie z załącznikiem nr 1 do przedmiotowego rozporządzenia), organizowana w okresie do 30 dni od wykonania zabezpieczenia wyrobów azbestowych.

Wyszczególnione powyżej protokoły pokontrolne różnego typu nie będą jedyną dokumentacją związaną z użytkowaniem i utrzymaniem obiektu budowlanego, które wraz z Książką obiektu budowlanego zostaną powierzone kolejnemu podmiotowi odpowiedzialnemu za obiekt. Będą to również wszelkie inne opracowania dotyczące stanu technicznego danego obiektu i prowadzonych w nim robót budowlanych. Zaliczane do nich są m.in. ekspertyzy, badania techniczne, opinie i oceny budowlane, dokumentacja realizacyjna i inne opracowania związane z eksploatacją obiektu. Ponadto poparte odpowiednimi dokumentami powinny być wszelkie poważniejsze naprawy i remonty w postaci protokołów odbioru, umów, gwarancji itd. Przekazaniu podlegają także protokoły awarii i katastrof budowlanych obiektu oraz dokumenty związane ze zmianą sposobu użytkowania obiektu lub jego części, a także inne projekty, szkice i opracowania związane z obiektem budowlanym i jego użytkowaniem (np. decyzja pozwolenia na budowę zamierzenia polegającego na rozbudowie i nadbudowie obiektu wraz z zatwierdzoną dokumentacją projektową).

Braki w dokumentacji obiektu budowlanego przekazanej nowemu podmiotowi władającemu nieruchomością

W sytuacji gdy dokumentacja przejęta po poprzednim zarządzającym obiektem budowlanym nie jest kompletna, powstają wątpliwości, czy obiekt jest w należytym stanie technicznym, czy wszelkie roboty budowlane były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz czy nieruchomość nie posiada ukrytych wad fizycznych i prawnych. Niestety często zdarza się, że spadkobiercy czy osoby odbierający darowiznę otrzymują nieruchomość zaniedbaną pod względem technicznym i formalnym. Pocieszający jest fakt, iż braki w dokumentach takich jak projekt budowlany czy Dziennik budowy nie są zagrożone sankcjami ze strony organów administracji państwowej, chyba że zostanie dowiedzione, iż obiekt jest w eksploatacji w warunkach samowoli budowlanej, czyli bez pozwolenia na użytkowanie lub bez skutecznego zawiadomienia o zakończeniu budowy. Uzupełnieniu w trybie natychmiastowym będą natomiast podlegały protokoły kontroli okresowych stanu technicznego wymagane w dyspozycjach art. 62 ustawy Prawo budowlane.

Nowy podmiot odpowiedzialny za obiekt powinien podjąć działania mające na celu uzupełnienie brakującej dokumentacji związanej z powstawaniem obiektu, gdyż w czasie użytkowania może mieć ona kluczowe znaczenie przy planowaniu inwestycji czy bardziej skomplikowanych robót remontowych. Uzupełnienie dokumentacji o kopię projektu budowlanego można przeprowadzić, zwracając się do właściwego miejscowo starostwa lub archiwum państwowego, składając wniosek o udostępnienie akt postępowań administracyjnych dotyczących nieruchomości. Niestety w przypadku obiektów liczących sobie kilkadziesiąt lat często okazuje się, że wypożyczone akta archiwalne są niepełne, nieczytelne lub nie przedstawiają stanu faktycznego. Świadczyć to może o wykonaniu części robót budowlanych bez dopełnienia wymogów formalnych. Zupełny brak lub niepełna dokumentacja związana z przeprowadzaniem inwestycji w postaci przebudowy, rozbudowy lub nadbudowy obiektu budowlanego czy zmianą sposobu użytkowania jest zazwyczaj efektem samowolnego działania poprzedników. W związku z brakiem odpowiednich dokumentów przedstawiających stan nieruchomości kolejnym krokiem powinno być zlecenie osobie legitymującej się stosownymi uprawnieniami budowlanymi wykonanie inwentaryzacji budowlanej, rozumianej jako opracowanie w formie papierowej lub elektronicznej, które przedstawia (w rzutach, przekrojach i widokach) rzeczywiste odwzorowanie stanu obiektu (parametry techniczne, układ pomieszczeń i komunikacji, rozmieszczenie stolarki okiennej i drzwiowej). Niezbędnym może również okazać się przeprowadzenie odpowiednich procedur w celu doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z obowiązującym prawem. Postępowanie legalizacyjne na wniosek lub z urzędu po wykryciu samowoli budowlanej prowadzi organ Nadzoru Budowlanego właściwy miejscowo dla obiektu budowlanego. Jeżeli samowola jest starsza niż 20 lat, wówczas na wniosek podmiotu odpowiedzialnego za obiekt prowadzone jest uproszczone postępowanie legalizacyjne, zgodnie z art. 49f do art. 49i ustawy Prawo budowlane. Podkreślić należy, że koszty związane z prowadzeniem postępowań naprawczych będzie ponosił podmiot obecnie władający obiektem budowlanym.

W przypadku gdy luki w dokumentach dotyczą protokołów kontroli okresowych stanu technicznego oraz przydatności do użytkowania budynku, instalacji i jego otoczenia, podmiot przejmujący nieruchomość zwykle nie jest zaskoczony koniecznością dokonania ewentualnych napraw. Jeżeli stan techniczny budynku jest dyskusyjny, a sam obiekt jest przedmiotem sprzedaży, to w zależności od umowy albo kupujący na własny koszt powinien oszacować ewentualne nieprawidłowości, albo sprzedający przedstawić ocenę stanu technicznego obiektu. Takie rozwiązanie pozwala w dłuższej perspektywie czasu uniknąć niedomówień i ewentualnych sporów, które mogłyby wyniknąć po sfinalizowaniu transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości. Natomiast, gdy obiekt budowlany nieposiadający kompletnych dokumentów dotyczących jego stanu technicznego zostaje przejęty przez spadkobierców lub obdarowanego, w pierwszej kolejności powinni oni wykonać niezbędne okresowe kontrole stanu technicznego obiektu i jego wyposażenia instalacyjnego, aby ustalić, czy wymaga on konserwacji, napraw i remontów oraz w jakim dokładnie zakresie, a także czy są one do wykonania w trybie pilnym.

Orzeczenia administracyjne w stosunku do przejmowanego obiektu

Biorąc pod uwagę, jak różne mogły być działania poprzednich zarządzających obiektem, zawsze należy wziąć pod uwagę, iż istnieje prawdopodobieństwo, że w stosunku do przejętego obiektu toczyło się postępowanie administracyjne przed organem nadzoru budowlanego i została wydana decyzja nakazowa. Decyzja taka może dotyczyć różnych wymiarów powstawania i funkcjonowania obiektu. Organ Nadzoru Budowlanego ma kompetencje, aby wydać decyzję nakazu rozbiórki obiektu budowlanego lub jego części, nakazać doprowadzenie obiektu do stanu poprzedniego lub doprowadzenie wykonywanych robót budowlanych do stanu zgodnego z prawem. Ponadto może nałożyć obowiązek sporządzenia i przedstawienia projektu budowlanego zamiennego lub nakaz zaniechania dalszych robót budowlanych. W razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, względem obiektu mogą być wydane nakazy usunięcia stwierdzonych w obiekcie budowlanym nieprawidłowości lub usunięcia skutków ingerencji lub naruszeń lub przywrócenie stanu poprzedniego. Obiekt może też być przeznaczony przez organ Nadzoru Budowlanego do rozbiórki, gdy jest nieużytkowany lub niewykończony, a nie nadaje się do remontu, odbudowy lub wykończenia. Natomiast w sytuacji nielegalnej zmiany sposobu użytkowania obiektu lub jego części w obiegu prawnym może funkcjonować nakaz przywrócenia poprzedniego sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.

W okolicznościach, gdy w stosunku do obiektu budowlanego lub jego części została wydana decyzja nakazująca konkretne czynności ze względu na to, iż dopuszczono się samowoli budowlanej, jest chyba najtrudniejszym przypadkiem dla nowego władającego obiektem. W sytuacji sprzedaży nieruchomości z zatajeniem tak istotnej informacji nabywca może dochodzić swoich praw przed sądem powszechnym. Wynika to z faktu, iż znacznie zmniejsza się wartość nieruchomości o koszty doprowadzenia do zgodności z prawem (np. o koszty wykonania robót budowlanych czy projektu zamiennego itd.). Ponadto należy pamiętać, że jeżeli konieczne będzie rozebranie obiektu (w związku z treścią decyzji organu), to do wartości nieruchomości nie można wliczać tego obiektu, gdyż faktycznie nie powinien on istnieć, a jej wartość powinna zostać pomniejszona o koszty rozbiórki obiektu i uporządkowania terenu. Jeżeli sprawa dotyczy spadkobierców lub innych następców prawnych podmiotu, który dopuścił się samowoli budowlanej, obowiązek doprowadzenia nieruchomości do stanu orzeczonego w decyzji będzie ciążył właśnie na nich (decyzja związana jest z obiektem budowlanym, a nie inwestorem).

Podobnie jak w przypadku nielegalnej budowy czy też robót budowlanych – obowiązki podmiotów odpowiedzialnych w zakresie utrzymania obiektu w należytym stanie technicznym przechodzą na następców prawnych. Warto w tym miejscu podkreślić, że obowiązki wynikające z konieczności usunięcia nieodpowiedniego stanu technicznego nie powinny być dla nabywcy nieruchomości zaskoczeniem, gdyż postępowania administracyjne w sprawie stanu technicznego są prowadzone przez organy nadzoru budowlanego w przypadkach, gdy obiekt w sposób niebudzący większych wątpliwości wykazuje szereg nieprawidłowości. Każdy kupujący przed transakcją dokonuje oględzin nieruchomości, którą jest zainteresowany i zwykle jest w stanie zauważyć elementy obiektu wymagające działań naprawczych. Inaczej może kształtować się sytuacja spadkobierców, którzy nie zawsze przygotowani są na poczynienie niezbędnych nakładów finansowych. Niestety nie oznacza to, że decyzja taka nie będzie egzekwowana.

Konsekwencje decyzji nakazowych i odpowiedzialność nowego właściciela za zaległe obowiązki

W sytuacji gdy w stosunku do obiektu budowlanego została wydana decyzja nakazowa, bez wątpienia nowy właściciel lub podmiot zarządzający będą zobowiązani ją wykonać. Jeśli osoby odpowiedzialne za obiekt nie będą realizowały tego obowiązku, organ Nadzoru Budowlanego będzie wszczynał postępowanie egzekucyjne, mające na celu doprowadzenie do wyegzekwowania obowiązku określonego w decyzji. Zgodnie z art. 3 § 1 ustawy z dnia 16 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1427 z późn. zm.): Egzekucję administracyjną stosuje się do obowiązków określonych w art. 2, gdy wynikają one z decyzji lub postanowień właściwych organów. W tym przypadku będzie miał zastosowanie art. 2 pkt 10: Egzekucji administracyjnej podlegają następujące obowiązki: […] obowiązki o charakterze niepieniężnym pozostające we właściwości organów administracji rządowej [...]. Do obowiązków o charakterze niepieniężnym, o których jest mowa w przepisach wyżej przytoczonej ustawy, zalicza się właśnie obowiązki wynikające z decyzji organów Nadzoru Budowlanego, gdyż dotyczą one wykonania ściśle wskazanych czynności.

Powyższa analiza wyraźnie wskazuje, iż nie jest bezcelowe zbadanie przez nowy podmiot odpowiedzialny, jakie postępowania administracyjne toczyły się względem nieruchomości. Może okazać się, że kolejny zarządzający będzie musiał pokrywać nie tylko zobowiązania wynikające przykładowo z zadłużenia nieruchomości, ale także ponieść dodatkowe koszty związane z doprowadzeniem do stanu zgodnego z obowiązującym prawem (pomimo iż nie jest on bezpośrednim sprawcą) na podstawie odpowiednich orzeczeń administracyjnych, gdzie zobowiązanym był poprzednik.

W przypadku gdy obiekt budowlany, w którym wykryta została samowola budowlana lub powstał nielegalnie, był przedmiotem spadku, spadkobiercy będą musieli wziąć pełną odpowiedzialność za przyjęty spadek i sfinansować wszelkie wymagane prawem procedury i dokumenty. Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy obiekt budowlany został sprzedany lub przekazany aktem darowizny. Zazwyczaj w przypadku darowizny obdarowany nie będzie żądał od darczyńcy zwrotu kosztów legalizacji, tak w sytuacji sprzedaży nieruchomości z wadą – nabywca może dochodzić swoich praw przed sądem powszechnym.

Niestety często zdarzają się przypadki, gdy nabywca nieruchomości nie zostanie przez sprzedającego celowo poinformowany o decyzjach administracyjnych, które mają realny wpływ na wartość nieruchomości. Jako przykład można przytoczyć sytuację, gdy okazuje się, że zakupiony budynek mieszkalny został wyłączony z użytkowania i wydana została względem niego decyzja o rozbiórce. W takim przypadku nieruchomość gwałtownie traci na wartości. W tego rodzaju sprawach toczą się spory przed sądami powszechnymi, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Przykładem może być orzeczenie w sprawie sprzedaży nieruchomości z budynkiem, do którego została wydana przez organ nadzoru budowlanego decyzja o rozbiórce ze względu na nieodpowiedni stan techniczny. W swoim orzeczeniu Sąd Okręgowy w Płocku, I Wydział Cywilny (wyrok z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt: I C 801/13) stwierdził, co następuje, cyt.: W myśl art. 556 k.c, sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę zmniejszającą jej wartość lub użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo jeżeli rzecz została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne). Tak więc nabywca nieruchomości nie pozostaje bez możliwości dochodzenia roszczeń w stosunku do zbywcy w sytuacji, gdy nie został poinformowany przez sprzedającego o konieczności wykonania dodatkowych obowiązków wynikających z orzeczeń wydanych przez organy administracji państwowej, które dodatkowo obciążają nieruchomość będącą przedmiotem sprzedaży.

Objęcie nieruchomości od strony technicznej

Osoba, która przejmuje nieruchomość po poprzednim zarządzającym, powinna w pierwszej kolejności stworzyć sobie plan działania, aby móc dokładne przeanalizować wszelkie istotne informacje o obiekcie budowlanym i przedsięwziąć odpowiednie działania, jeśli jest to konieczne. W pierwszej kolejności nowy podmiot odpowiedzialny powinien sprawdzić stan prawny nieruchomości oraz obciążenia wynikające z orzeczeń administracyjnych. W następnej kolejności konieczne będzie sprawdzenie kompletności dokumentacji i w razie stwierdzenia rażących braków jej uzupełnienie. W razie jakichkolwiek wątpliwości i nieścisłości nie należy rezygnować ze zlecenia ewentualnych dodatkowych badań, sprawdzenia, inwentaryzacji itd. Natomiast jeżeli stan techniczny przejętego obiektu będzie tego wymagał, wskazane byłoby również stworzenie wstępnego zestawienia niezbędnych do wykonania robót konserwacyjnych i remontowych wraz z ich harmonogramem. Przygotowanie planu napraw nie jest skomplikowane. Zdecydowanie więcej problemów może stwarzać jego późniejsza realizacja, dlatego podmiot odpowiedzialny za utrzymanie obiektu powinien metodycznie wykonywać założenia takiego planu.

Wymagającym wdrożenia wielu procedur, które w mniejszym stopniu będą zależeć od nowego właściciela lub zarządcy, będzie proces rewizji ogólnego stanu prawnego nieruchomości. Należy go zacząć od analizy treści ksiąg wieczystych (sytuacja własnościowa, hipoteka, prawa osób trzecich takich jak umowa dożywocia, prawo przechodu czy przejazdu itp.). Natomiast pod względem prowadzonych postępowań administracyjnych, które też mają wpływ na stan nieruchomości w aspekcie technicznym – zasięgnąć informacji od odpowiednich organów administracji państwowej. Organy te w zakresie swoich kompetencji mają prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z wydawaniem stosownych zgód i pozwoleń oraz kontrolą właściwego utrzymania nieruchomości. W zależności od kategorii obiektu budowlanego kolejny podmiot władający lub mający w pewnej perspektywie czasu przejęcie odpowiedzialności za przedmiotowy obiekt ma prawo zwrócić się w trybie dostępu do informacji publicznej do:

• właściwego miejscowo organu administracji architektoniczno-budowlanej,
• właściwego miejscowo organu administracji geodezyjno-kartograficznej,
• właściwego miejscowo organu Nadzoru Budowlanego,
• właściwej miejscowo inspekcji sanitarnej,
• właściwego miejscowo Komendanta Państwowej Straży Pożarnej,
• ewentualnie do właściwego miejscowo: lokalnego organu odpowiedzialnego za ochronę środowiska oraz Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska

o przekazanie informacji, czy miały miejsce jakiekolwiek interwencje oraz jakie toczyły się postępowania administracyjne w stosunku do przedmiotowej nieruchomości, a jeśli tak, to jakimi decyzjami się zakończyły i czy ewentualne obowiązki wynikające z tych orzeczeń zostały wykonane. Pozwoli to na weryfikację, czy np. wykonywane roboty budowlane na przedmiotowej nieruchomości nie odbywały się w warunkach samowoli budowlanej, czy miały miejsce interwencje straży pożarnej, czy obiekt jest bezpieczny pod względem sanitarnym i użytkowany w zgodzie z przepisami o ochronie środowiska i ustawy Prawo budowlane itd. Dostęp do tych danych przysługuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1429 z późn. m.). Zgodnie z art. 2 przedmiotowej ustawy, każdej osobie przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej, a jeśli ona wykorzystuje swoje prawo do informacji publicznej, organ nie ma prawa żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego dla realizacji takiego wniosku. Dalej art. 6 ustawy wymienia, jaka dokładnie informacja publiczna podlega udostępnieniu. Przyszłemu lub nowemu podmiotowi zarządzającemu obiektem mogą okazać się przydatne informacje dotyczące, zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a, treści i postaci dokumentów urzędowych, w szczególności treści aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć oraz dokumentacji przebiegu i efektów kontroli, oraz wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających. Wnioskujący nie będzie musiał czekać na te informacje aż do 30 dni przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego na rozstrzygnięcie wniosku, gdyż zasada określona w art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowi, że udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Natomiast jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w tym terminie – organ administracji obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach przewidywanego opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Jak już wcześniej wspomniano, po zebraniu niezbędnych informacji zamieszczonych w stosownych dokumentach mających wpływ na sytuację nieruchomości, kolejnym etapem porządkującym będzie zapoznanie się z projektami, protokołami odbioru robót, protokołami kontroli okresowych stanu technicznego, ocenami technicznymi, opiniami itp. Jeżeli nieruchomością będzie opiekował się odpowiednio powołany zarządca, współwłaściciele mogą właśnie jemu zlecić uporządkowanie dokumentacji. Będzie się to bezpośrednio wiązało z przejęciem Książki obiektu budowlanego wraz z całością zarchiwizowanych dokumentów po poprzedniku. Sama Książka obiektu budowlanego będzie niezwykle pomocna przy uporządkowaniu dokumentacji obiektu i weryfikowaniu jej kompletności. Warunkiem jest, że była rzetelnie uzupełniana. Jeśli ten obowiązek został zaniedbany, konieczne będzie założenie pierwszego tomu. Dalej, zgodnie z zaprowadzoną w nim systematyką dokumentacji łatwiejsze będzie posegregowanie, zliczenie i zewidencjonowanie dostępnych dokumentów. Przy takim przyporządkowaniu przekazanej dokumentacji powinny ujawnić się braki, które będzie należało usunąć w trybie pilnym. Oczywiste jest, iż ze względów bezpieczeństwa ­najistotniejsze jest przeprowadzenie sprawdzenia stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, jeżeli w tej materii stwierdzone zostały poważniejsze zaniedbania. Kierując się przede wszystkim bezpieczeństwem użytkowników obiektu, nowy podmiot odpowiedzialny za obiekt powinien bezwzględnie zapoznać się szczegółowo z treścią zarówno protokołów kontroli okresowych, jak i innych opracowań takich jak inwentaryzacje i projekty.

Szczegółowo należy też zbadać, czy ewentualne uwagi, wytyczne oraz zalecenia pokontrolne zawarte w tych dokumentach zostały przez poprzednika zrealizowane. Jeżeli nie ­wszystkie uwagi z protokołów zostały wykonane, to oczywiste jest, że konieczne będzie opracowanie planu napraw i remontów w taki sposób, aby jak najszybciej usunąć te nieprawidłowości. Kolejną kwestią jest stwierdzenie, czy w wyniku różnych przedsięwzięć budowlanych w obiekcie nie doszło do samowoli budowlanej. W sytuacji gdy nie ma odniesienia do dokumentacji projektowej, w archiwach urzędowych nie ma śladu przeprowadzanych inwestycji, podmiot odpowiedzialny będzie musiał zdecydować czy przeprowadzić procedury naprawcze, a w skrajnych przypadkach legalizacyjne. Zdecydowanie częściej zdarza się, że dla obiektu budowlanego nie zaprowadzono Książki obiektu budowlanego ani nie przeprowadzano wymaganych przepisami kontroli stanu technicznego.

Podsumowanie

W tym miejscu warto podkreślić, że przy systematyzacji dokumentów dla późniejszego łatwiejszego odnalezienia któregoś z protokołów, projektów czy innych opracowań można założyć i stosownie opisać teczki lub segregatory dla poszczególnych grup dokumentacji. Będzie to także nieodzowne w razie kontroli organów administracji państwowej.

Zmiany podmiotów władających obiektami budowlanymi są normą na rynku obrotu nieruchomościami. Za każdym jest to związane z przeprowadzeniem wielu procedur i załatwieniem szeregu formalności. Zastanawiający może być fakt, iż właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych w przeważającej większości nie poświęcają zbyt wiele czasu, aby zbadać ich historię, stan techniczny oraz legalność i prawidłowość przeprowadzonych w nich robót budowlanych. Wartość nieruchomości w znacznej części związana jest z istniejącymi na niej obiektami, a związane z nimi postępowania administracyjne i wydane decyzje zwykle dla nowych podmiotów odpowiedzialnych nie są obojętne. Niezrozumiały jest więc fakt tak nierozważnego traktowania transakcji związanych z kupnem obiektów budowlanych lub przejmowaniem nieruchomości w akcie darowizny czy w ramach spadku.

*     *     *

Każdy przeciętny nabywca samochodu osobowego bada jego przebieg, historię wypadków czy sprawdza grubość powłoki lakieru. Tymczasem kilkuletni używany samochód osobowy, nawet uznawany za luksusowy, jest zwykle o wiele tańszy niż przeciętny budynek mieszkalny jednorodzinny, wybudowany w dobrej lokalizacji, będący w ogólnym stanie technicznym niebudzącym większych zastrzeżeń. Kupując budynek, niejednokrotnie nabywcy zadłużają się na dziesiątki lat, zaciągają kredyty opiewające na setki tysięcy złotych (lub innej waluty), a lekkomyślnie pomijają czynności prowadzące do sprawdzenia stanu prawego nieruchomości, którą kupują. Jeśli okaże się, że nieruchomość jest obciążona jakimś obowiązkiem wynikającym z decyzji organów państwowych, pretensje kierowane są zazwyczaj pod adresem funkcjonariuszy publicznych, którzy wykonują jedynie swoje obowiązki, a nie mają wpływu na to, jak inwestowali i utrzymywali nieruchomość poprzedni zarządzający. Wielu takich nieprzyjemnych sytuacji można byłoby uniknąć, gdyby przyszli właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych poświęcili nieco czasu na określenie i przeanalizowanie stanu faktycznego nieruchomości zarówno od strony prawnej, jak i technicznej.

Bibliografia:

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1333 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 471 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r. Nr 120, poz. 1134).
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest (Dz. U. z 2004 r. Nr 71, poz. 649 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 16 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1427 z późn. zm.).
• Wyrok z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt: I C 801/13 Sądu Okręgowego w Płocku, I Wydział Cywilny.
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r., poz. 1429 z późn. zm.).