Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administrowanie

31 stycznia 2020

NR 215 (Styczeń 2020)

Nowy rok – nowe zebranie, nowe sprawozdanie

26

Styczeń każdego roku to nowy rozdział w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych. Wraz z rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego zarząd, zarządcy oraz członkowie wspólnot mieszkaniowych powinni przygotować się do zamknięcia i podsumowania poprzedniego roku działalności oraz opracowania planów na rok kolejny. Zgodnie z prawem, okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy. Konieczne będzie zatem opracowanie sprawozdania z zarządu nieruchomością wspólną oraz przygotowanie rocznego zebrania członków wspólnoty mieszkaniowej.

Zwołanie rocznego zebrania właścicieli

Roczne zebranie ogółu właścicieli lokali jest jedynym obowiązkowym, do którego zwołania zobowiązani są zarząd lub zarządca. Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali, zebranie takie zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, zobowiązani są zwołać nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Gdyby tego nie uczyniono we wskazanym terminie, prawo zwołania takiego zebrania przysługuje każdemu z członków wspólnoty mieszkaniowej. Powyższe nie wyklucza jednak obowiązku zarządcy do zwołania zebrania, jeśli wystąpią o to uprawnione osoby (właściciele dysponujący 1/10 udziałów – o czym niżej).

W odróżnieniu od rozwiązań ustawowych związanych ze zgromadzeniami wspólników spółek, ustawa o własności lokali nie wskazuje szczególnych formalnych wymagań dla zwołania takiego zebrania właścicieli. Forma powiadomienia o zebraniu jest zatem dowolna. Nie musi być to list polecony, jak w przypadku np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Należy jednak pamiętać, że zarządca może być rozliczony co do skuteczności zwołania tego zebrania, a więc powinien zabezpieczyć sobie możliwość późniejszego wykazania, że wszyscy uprawnieni mieli możliwość uzyskania informacji o jego odbyciu. Poprzestanie w tym zakresie na informacjach wrzuconych członkom wspólnoty do skrzynek pocztowych na 7 dni przed datą zebrania z dużą dozą prawdopodobieństwa uznane będzie za niewystarczające. Wyprzedzenie powinno być większe, tak aby w przy należytej dbałości o swoje interesy właściciel miał możliwość zapoznania się z nim. Z praktycznego punktu widzenia, w kontekście uchwał podejmowanych na zebraniu, jego skuteczne zwołanie może mieć wpływ na ewentualne rozstrzygnięcie ewentualnego zaskarżenia tych uchwał. Jeżeli bowiem ktoś bez swojej winy nie brał udziału w zebraniu, a głosy osób nieobecnych miałyby znaczenie przy ostatecznym wyniku głosowania, to zarzut nieprawidłowego zwołania zebrania może doprowadzić do utraty przez uchwałę mocy obowiązującej. Problem ten występuje w praktyce, chociaż najczęściej wobec problemów z frekwencją uchwały i tak podejmowane są w „trybie mieszanym” – na zebraniu i w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Warto zwrócić jednak uwagę, że wskazany w przepisie termin mówi o konieczności zwołania zebrania w pierwszym kwartale. Oznacza to, że faktyczna data zebrania może przypadać później. Jakkolwiek zebranie służy omówieniu i zatwierdzeniu sposobu funkcjonowania wspólnoty, a więc powinno odbyć się jak najszybciej, to przepisy wymagają jedynie, aby samo zawiadomienie, a więc „zwołanie” zostało dokonane we wskazanym okresie.

Na marginesie warto dodać, że zebranie ogółu właścicieli lokali nie musi odbywać się jedynie raz do roku, a powinno być zwoływane w razie potrzeby. Przesłanki do jego zwołania i tryb, w jakim to się odbywa, może określać umowa ustalająca sposób zarządu nieruchomością wspólną. Ponadto, zgodnie z ustawą, zebrania powinny być zwoływane przez zarząd, jeżeli z wnioskiem o powyższe wystąpią właściciele lokali dysponujący co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Zebranie zwołuje wówczas zarząd lub zarządca. Warto w umowie z zarządcą określić jednak konsekwencje niezrealizowania takiego wniosku, ponieważ w praktyce na tym tle zdarzają się problemy, co budzić może uzasadniony sprzeciw członków wspólnoty. Mając na uwadze przepisy ustawy zarządca, co do zasady, nie ma możliwości skutecznego zablokowania takiego wniosku. Jest to jego obowiązek, a jego blokowanie jest sprzeczne z przepisami i nie zasługuje na aprobatę1. Niestety, w ustawie brakuje rozwiązań, które pozwalałyby na odrzucanie powtórnych wniosków o zorganizowanie zebrania w tej samej sprawie, już raz odrzuconej przez wspólnotę. Wniosek właścicieli o zwołanie zebrania członków wspólnoty nie musi być złożony w formie pisemnej, jakkolwiek byłoby to pożądane dla późniejszego egzekwowania zwołania takiego zebrania przez zarządcę. W odróżnieniu od zwykłego zebrania członków, które powinno odbyć się w pierwszym kwartale danego roku kalendarzowego, termin na zwołanie zebrania „na wniosek” nie został określony. O ile zatem co innego nie wynika z dokumentów wewnętrznych wspólnoty mieszkaniowej, o tyle zarząd/zarządca powinien w tym zakresie działać bez zbędnej zwłoki, ale nie ma ściśle określonego terminu granicznego. W zakresie tych „nadzwyczajnych” zebrań właścicieli lokali, w odróżnieniu od zebrania rocznego, kompetencja do jego zwołania, po upływie określonego terminu nie przechodzi na właścicieli.

Przykładowy projekt zawiadomienia o zebraniu wspólnoty

Warszawa, dnia 2 stycznia 2020 roku
Zarządzanie Nieruchomościami sp. z o.o.
ul. Przykładowa 22
00-000 Warszawa

Adam Nowak
ul. Pierwsza 33/20
00-000 Warszawa

ZAWIADOMIENIE

Działając w imieniu spółki Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, zarządcy nieruchomości położonej w Warszawie przy ul. Pierwszej 33, niniejszym zawiadamia się, że zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali zwołuje się roczne zebranie ogółu właścicieli lokali.
Zebranie zwołuje się na dzień 1 lutego 2020 roku, na godzinę 19:00.
Zebranie odbędzie się w lokalu użytkowym numer 1 przy ul. Pierwszej 33.
W toku zebrania prowadzone będą obrady i podejmowane będą uchwały zgodnie z następującym porządkiem:

  1. Otwarcie zebrania.
  2. Wybór przewodniczącego i protokolanta zebrania.
  3. Zatwierdzenie porządku obrad.
  4. Sprawozdanie zarządcy z działalności merytorycznej i finansowej w okresie 1.01.2019–31.12.2019 roku.
  5. Głosowanie uchwały w sprawie:
    1. zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2019 rok,
    2. udzielenia absolutorium zarządcy wspólnoty za okres sprawozdawczy.
  6. Głosowanie uchwały w sprawie planu gospodarczego wspólnoty na 2020 rok oraz wysokości zaliczek na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną.
  7. Wolne wnioski.

W załączeniu przedkładamy projekty uchwał przewidzianych w porządku obrad zebrania oraz sprawozdanie zarządcy za 2019 rok i plan gospodarczy na 2020 rok.
Informujemy, że w zebraniu wziąć można udział osobiście lub poprzez odpowiednio umocowanego pełnomocnika, posiadającego upoważnienie do głosowania w konkretnie określonych sprawach omawianych w toku zebrania. Zgodnie z wymogami Kodeksu cywilnego, powinno być to pełnomocnictwo rodzajowe (do konkretnie wskazanych czynności). Nie będą honorowane pełnomocnictwa o charakterze ogólnym.
Ewentualne pytania i wątpliwości dotyczące załączonych materiałów prosimy kierować do zarządu, pocztą elektroniczną na adres jkowalski@email.com

Jan Kowalski

Zawiadomienie o zebraniu

W treści zawiadomienia o zebraniu rocznym czy wspomnianym „doraźnym” zebraniu, należy oczywiście podać podstawowe informacje co do przedmiotu zebrania, wskazując:

  • dzień i godzinę zebrania,
  • miejsce zebrania,
  • porządek obrad zebrania.

Dodatkowo, w razie zamierzenia wprowadzenia doniosłych zmian w funkcjonowaniu wspólnoty, tj. zmian we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, należy w zawiadomieniu wskazać treść planowanej zmiany. Przykładowy projekt takiego zawiadomienia o zebraniu wspólnoty zamieszczono poniżej. W przypadku zebrania rocznego w porządku obrad powinny obowiązkowo znaleźć się trzy pozycje:

  • uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
  • ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono,
  • sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty

Jak wynika z treści przepisów ustawy o własności lokali i co znajduje potwierdzenie w treści orzecznictwa2, wymogi co do formy, w jakiej powinno zostać sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie są sztywno określone. Forma sprawozdania, szczegółowość zawartych w nim ustaleń oraz rozbieżne oczekiwania niektórych członków wspólnot mieszkaniowych często bywają zarzewiem sporów, czy wręcz konfliktów z zarządem. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma pozostawioną jednak pewną dozę swobody w zakresie kształtowania treści takiego sprawozdania. Pomocniczo stosować można tutaj przepisy ustawy o rachunkowości, które określają obligatoryjne elementy sprawozdań składanych przez spółki prawa handlowego. Niemniej, z artykułu 30 ustawy o własności lokali nie wynikają bezwzględne wymogi co do formy, w jakiej sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej powinno być sporządzone. Wspólnota ma możliwość samodzielnego podjęcia decyzji, czy chce prowadzić ewidencję uproszczoną, czy może księgi rachunkowe...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy