Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administrowanie

24 listopada 2018

NR 117 (Lipiec 2018)

Prawo do wglądu a RODO

0 143

Pytanie dotyczy wejścia w życie RODO. Czy jeśli właściciel nieruchomości zwrócił się do nas z prośbą o przygotowanie następujących dokumentów: umowy o zarządzanie, umowy o dostawę mediów (gaz, prąd, woda), książki obiektu wraz z protokołami, kartoteki lokali, informacji o zakresie i sposobie prowadzenia ewidencji księgowej, planu remontowego na rok 2018 r., kwoty ubezpieczeń wartości polisy, to może je otrzymać, czy ze względu na wprowadzenie RODO nie jest to możliwe w pełnym zakresie?
Czy można wrzucać naliczenia czynszowe do skrzynek pocztowych właścicieli, tak jak czyniliśmy do tej pory, czy ze względu na wprowadzenie RODO już nie można tego czynić?
 

Obowiązkiem zarządu/zarządcy jest umożliwienie właścicielom lokali sprawowania kontroli działalności zarządu, a właściciel lokalu powinien decydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie wykonania ich fotokopii czy też zeskanowania. Oczywiście w żadnym wypadku nie jest możliwe wypożyczenie właścicielowi – nawet chwilowe – oryginału dokumentu. Należy jednak zwrócić uwagę na pewne kwestie związane z prawem wglądu w dokumenty wspólnoty mieszkaniowej.

  1. Wspólnota mieszkaniowa przede wszystkim nie ma obowiązku przechowywania wszystkich dokumentów, które przechodzą przez zarząd. Niektórych dokumentów w ogóle się nie przechowuje, inne przechowuje się krócej (na przykład do rozliczenia, zależnie od obowiązujących procedur), a inne dłużej (zwłaszcza w celach podatkowych). Zasady przechowywania niektórych dokumentów narzucają przepisy prawa, głównie podatkowego i budowlanego, ale dla sporej części dokumentów zasady archiwizacji określa dowolnie sama wspólnota. Nie ma ona obowiązku udostępnić dokumentu, który nie jest już przez nią archiwizowany i na przykład podejmować kroków w celu jego odtworzenia, występując do innych podmiotów o przesłanie kopii. Jeżeli dokument nie jest zarchiwizowany, wspólnota ma prawo odpowiedzieć, że nie znajduje się on w dokumentacji, i na tym zakończyć realizację prawa do wglądu.
  2. Wspólnota mieszkaniowa nie ma też obowiązku tworzyć żadnego dokumentu na zlecenie właściciela. Właściciel ma prawo żądać wglądu tylko w dokumenty istniejące w dokumentacji. Nie ma prawa żądać tworzenia przez zarządcę jakichś dokumentów. Na przykład wspólnota mieszkaniowa nie ma obowiązku tworzenia zestawień wydatków czy innych tego typu analiz, aby właściciel mógł się zapoznać z wydatkami na określony cel. To właściciel na podstawie istniejących dokumentów, na przykład faktur, może sam przeprowadzić analizę wydatków i wyciągnąć wnioski. Jeżeli właściciel żąda zestawienia jakichś wydatków, a wspólnota nie dysponuje takim dokumentem, ma prawo odpowiedzieć, że nie znajduje się on w dokumentacji.
  3. Właściciel ma obowiązek wiedzieć, jakich dokumentów żąda. Jeżeli żądanie jest nieprecyzyjne, zarządca powinien żądać sprecyzowania prawa wglądu. Zarządca nie ma obowiązku ani prawa samodzielnie okazywać do wglądu dokumentów, które nie wynikają z żądania. Jeżeli właściciel prosi o wgląd do umowy o roboty budowlane, to tylko taki dokument należy mu przedłożyć, a nie wszystkie dokumenty związane z tą umową, np. kosztorysy, protokoły powykonawcze itd. Właściciel wykonujący prawo wglądu w dokumenty musi mieć wiedzę wystarczającą do wykonania tego prawa, a jeżeli przekracza to jego wiedzę, powinien na własną rękę zapewnić sobie fachową pomoc księgowego, prawnika czy innej fachowca w zależności od sytuacji. 

Prawo wglądu a ochrona danych osobowych

W kwestii ochrony danych osobowych przetwarzanie danych, w tym ich udostępnianie, jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W każdym zatem przypadku, w którym szczególny przepis prawa przyznaje określonemu podmiotowi uprawnienie, z którym wiąże się konieczność udostępnienia danych osobowych, udostępnienie to nie może być traktowane jako naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. Takimi szczególnymi przepisami dla właścicieli lokali są dwa przepisy ustawy o własności lokali. Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy o włas-
ności lokali właścicielom lokali służy prawo kontroli działalności zarządu, a ponadto na podstawie art. 27 ustawy o własności lokali właściciel ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Zatem każdy właściciel lokalu ma prawo wglądu do dokumentów wspólnoty, w tym danych osobowych, które zawierają, w zakresie niezbędnym do kontroli zarządu i współdziałania w zarządzie. W związku z tym, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej sam ma uprawnienie tylko do przetwarzania danych osobowych w granicach niezbędnych do zarządu nieruchomością wspólną, trudno będzie w praktyce znaleźć dane, które nie podlegałyby udostępnieniu.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dotyczy oczywiście przetwarzania danych osobowych w ramach wspólnoty mieszkaniowej. Warto zwrócić uwagę, że dane osobowe to wszelkie informacje identyfikujące lub umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej. Mieszczą się tu takie dane, jak: imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, numery PESEL. Administrator danych osobowych w przypadku wspólnot mieszkaniowych może zbierać i przetwarzać dane osobowe tylko w celu zarządzania nieruchomością wspólną. RODO wprowadza również ważną zasadę, zwaną minimalizacją danych, która w zakresie przetwarzania danych osobowych oznacza, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zatem wspólnota mieszkaniowa i osoby zarządzające zamiast skupiać się nad tym, czy mogą udostępniać dane dokumenty wspólnoty w związku z RODO, muszą pamiętać, że naruszeniem przepi...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy