Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administrowanie

10 kwietnia 2019

NR 124 (Kwiecień 2019)

Zbieranie głosów a dostęp do danych osobowych

0 133

Jak wygląda sprawa zbierania podpisów indywidualnie pod uchwałami wspólnoty mieszkaniowej – chodząc po mieszkaniach za podpisami – żeby nie naruszyć przepisów RODO? Na listach do podpisania jest imię, nazwisko i adres.

Przepisy nie narzucają wspólnotom mieszkaniowym, jak ma wyglądać uchwała ani jakie dokumenty mają jej towarzyszyć. Każdy dokument o charakterze decyzyjnym, na którym zarząd na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów zebrał podpisy właścicieli, których udziały łącznie przekraczają połowę wszystkich udziałów we wspólnocie mieszkaniowej, może być potraktowany jako podjęta uchwała właścicieli lokali. W celu ułatwienia liczenia głosów oraz orientacji, kto głosował, a kto jeszcze nie, zamiast podpisów pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowe stosują listy do głosowania. Mają one z reguły postać tabeli z rubrykami na imię i nazwisko właściciela, numer lokalu i wysokość udziału oraz rubryki „za” i „przeciw”, w których właściciel umieszcza swój podpis. W celu uniknięcia posądzeń o fałszerstwo lista do głosowania powinna stanowić integralną część uchwały. Jeżeli jest to możliwe, powinna znajdować się na jednej kartce wraz z treścią uchwały lub – gdy nie jest to możliwe – powinna stanowić kilka ponumerowanych spiętych kartek, opatrzonych u góry numerem uchwały i jej nazwą.

Zbieranie głosów

Przepisy ustawy o własności lokali nie precyzują też, w jaki sposób ma się odbywać zbieranie głosów – czy to na zebraniu, czy w drodze indywidualnego zbierania głosów. Ustawodawca pozostawił to praktyce lub wewnętrznym uregulowaniom wspólnoty mieszkaniowej. Zasady podejmowania uchwał w drodze indywidualnego ich zbierania, w tym termin, w jakim są zbierane, wspólnota mieszkaniowa może bowiem doprecyzować w regulaminie (uchwała) i wówczas zarząd będzie zobligowany tymi postanowieniami. Wprawdzie ustawa o własności lokali nie określa terminu, w jakim zarząd ma zbierać głosy w drodze indywidualnego ich zbierania, ale nie można tego robić w nieskończoność. Przepis posługuje się bowiem sformułowaniem „zbierania głosów”, wymaga zatem aktywności zarządu, określonego planu postępowania i doprecyzowania terminu zakończenia zbierania. Nie można uznać za właściwe przyjęcia przez zarząd biernej postawy, polegającej na „położeniu uchwały na stole” i czekaniu miesiącami, aż właściciele wypowiedzą się w tej sprawie. Głosowanie takie nie powinno trwać bowiem dłużej niż miesiąc czy dwa, oczywiście jeżeli charakter decyzji umożliwia taki termin oczekiwania. Sam sposób zbierania głosów przez zarząd nie został w przepisach określony, można zatem uznać, że jest to każda nienaruszająca prawa forma działania zmierzająca do umożliwienia właścicielowi oddania głosu. Z reguły podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów polega na tym, że zarząd przygotowuje treść uchwały wraz z listą do głosowania, a następnie członkowie zarządu chodzą od drzwi do drzwi, tłumaczą właścicielom treść uchwały i okoliczności sprawy oraz zbierają głosy pod uchwałą. Jest to najbardziej efektywny sposób zbierania głosów, który bardzo często umożliwia podjęcie uchwały w ciągu jednego dnia. Zarząd może też zostawić kartę do głosowania wraz z treścią uchwały poszczególnym właścicielom, aby ci mieli możliwość przemyślenia sytuacji. Wówczas kolportaż dokumentów może odbywać się zarówno przez chodzenie od drzwi do drzwi i zostawianie ich, jak i zostawianie dokumentów w skrzynce na listy z prośbą o odniesienie podpisanej karty do głosowania i oddania jej członkom zarządu. We wspólnotach mieszkaniowych złożonych z właścicieli, którzy mieszkania kupili w ramach inwestycji na wynajem, a sami mieszkają niejednokrotnie w innym mieście czy nawet zagranicą, można spotkać się też z głosowaniem korespondencyjnym. Zarząd wysyła pocztą treść uchwał z kartami do głosowania, a właściciele podpisują je i odsyłają zarządowi. Najmniej skuteczną metodą, niestety nierzadko stosowaną przez zarządy, jest zupełnie bierna postawa, polegająca na powiadomieniu właścicieli o glosowaniu i oczekiwaniu, aż właściciele sami przyjdą do zarządu i zagłosują za uchwałą. Nie można jej zarzucić sprzeczności z prawem, ale będzie ona z reguły nieefektywna i nie doprowadzi do skutecznego przeprowadzenia głosowania. Taką metodę zbierania głosów powinno się stosować tylko we wspólnotach, gdzie właściciele są bardzo zdyscyplinowani i można liczyć na to, że powiadomieni o potrzebie głosowania w ciągu kilku tygodni w większości sami przyjdą i oddadzą głos.

System mieszany

Najlepszym wyjściem będzie stosowanie sytemu mieszanego. Członkowie zarządu znają mieszkańców i wiedzą, którzy właściciele to na przykład emeryci, z reguły przebywający w domu i życzliwie nastawieni do innych – wystarczy do nich podejść, wyjaśnić treść uchwały i odebrać głos. Zdarzają się i takie osoby, które już poprzednio były niezadowolone z wizyty członka zarządu, więc w ich przypadku lepiej na przykład zostawić zawiadomienie w drzwiach lub w skrzynce i czekać, aż pojawią w celu oddania głosu; w razie potrzeby po pewnym czasie trzeba ponowić zawiadomienie, a dopiero w ostateczności podejść osobiście i umówić się na spotkanie lub zrobić to telefonicznie. Wybór metody zbierania głosów w przypadku braku zasad określonych w regulaminie...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy