Dołącz do czytelników
Brak wyników

Orzecznictwo

25 września 2020

NR 220 (Sierpień 2020)

Podstawy przetwarzania danych osobowych przez wspólnotę

19

W sprawie przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie (sygn. akt: II SA/Wa 900/16) prowadzono ciekawe z punktu widzenia praktyki rozważania, co do zasad przetwarzania danych osobowych przez wspólnoty mieszkaniowe. Jakkolwiek orzeczenie zapadło w stanie prawnym sprzed wejścia w życie rozporządzenia RODO, to kwestie w nim omawiane i dokonane oceny prawne nadal znajdują odzwierciedlenie w aktualnie obowiązujących przepisach.

Sprawa dotyczyła skargi na działania wspólnoty mieszkaniowej w Warszawie, w której skarżąca domagała się:

POLECAMY

  • nakazania wspólnocie udostępnienia jej danych osobowych dłużników wspólnoty, w tym danych dotyczących prowadzonych wobec nich windykacji;
  • zakazania wspólnocie udostępniania jej danych osobowych innym osobom niebędącym członkami wspólnoty poprzez przekazywanie ich osobom zatrudnionym do utrzymania czystości, tj. pism do adresowanych do skarżącej, które zawierały jej dane osobowe;
  • wydania decyzji zakazującej wspólnocie wywieszania w miejscach powszechnie dostępnych, to jest na klatkach schodowych, wykazów obejmujących numery lokali oraz kwoty świadczeń pieniężnych. które powinni oni wpłacić na rzecz wspólnoty.

Skarżąca zarzucała, że nikt nie informował i nadal nie informuje jej, w jaki sposób chronione są jej dane osobowe. Zarzucała, że dane chronione są przed nią, a nie przed dostępem osób trzecich. Zarzucała zarządowi, że nie udostępnia dokumentów wspólnoty, a jej werbalne i pisemne prośby o umożliwienie ich kontroli spotykają się z odmową. Budziło to sprzeciw skarżącej, ponieważ jednocześnie zarząd miał przekazywać jej kompletne dane osobie zajmującej się utrzymaniem porządku w nieruchomości.

Stan faktyczny

Sprawa została zainicjowana tym, iż skarżąca wystąpiła z wnioskiem do wspólnoty o udostępnienie globalnego rozliczenia mediów oraz szczegółowych rozliczeń dla wszystkich 120 właścicieli nieruchomości. Zarząd umożliwił skarżącej pełen wgląd w dokumenty rozliczeniowe budynku oraz przekazał szczegółowe rozliczenie dotyczące jej lokalu. Odmówił jednak udostępnienia do wglądu indywidualnych rozliczeń pozostałych członków wspólnoty ze względu na ochronę ich danych osobowych. Zarząd wyjaśnił, że wszyscy członkowie wspólnoty otrzymują coroczne indywidualne szczegółowe rozliczenia, które mają na celu umożliwienie im kontroli, ale właściciele nie życzą sobie, aby dane z tych rozliczeń udostępniane były osobom trzecim. Wspólnota wskazała jednocześnie, że od 2009 roku nie jest już upubliczniana (poprzez wywieszenie) lista numerów lokali zalegających z płaceniem zaliczek na fundusz eksploatacyjny i remontowy. Wspólnota wskazała również, że firma administrująca ma wgląd w dane osobowe właścicieli, ale przestrzega wszelkich zasad ich prawnej ochrony. Osoby uczestniczące w roznoszeniu korespondencji działają na podstawie udzielonych przez zarząd pełnomocnictw. Zobowiązały się do traktowania przekazywanych im danych jako poufnych i nieudostępniania ich osobom trzecim. Jednocześnie każdy z właścicieli mógł złożyć oświadczenie, iż domaga się doręczenia korespondencji wyłącznie drogą pocztową, jednak skarżąca z takiej możliwości nie skorzystała. Nie można również zapominać, że zarządcę obowiązuje tajemnica zawodowa.

Decyzja GIODO

W tak ustalonym stanie faktycznym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (aktualnie byłby to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) decyzją odmówił uwzględnienia wniosku skarżącej.

Wnosząc o ponowne rozpoznanie sprawy, skarżąca w sposób niedopuszczalny rozszerzyła zakres swojego pierwotnego wniosku. Generalny inspektor utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję i podkreślił, że rozszerzenie zakresu przedmiotowego i podmiotowego wniosku jest niedopuszczalne, ponieważ godziłoby w zasadę dwuinstancyjności postępowania administracyjnego, a tym samym stanowiłoby wadę – rażące naruszenie prawa skutkujące nieważnością takiej decyzji. Generalny inspektor podkreślił, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełniania obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub jest niezbędne dla wypełnienia prawnie uzasadnionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych.

Uwaga

Uchybienia w postaci niezawiadomienia o zebraniu, niedopuszczenie do udziału w głosowaniu na zebraniu czy pominięcie niektórych głosów na zebraniu stanowią wady w procedurze.


Wspólnota ma prawną możliwość przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali na podstawie przepisów ustawy o własności lokali, a w zakresie nią nieuregulowanym – na podstawie Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 200 k.c., każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną oraz przysługuje mu prawo kontroli działalności zarządu. Właściciel ma zatem prawo dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością wspólną, jednak zakres danych i informacji udostępnianych współwłaścicielowi powinien być adekwatny do potrzeb związanych ze zgodnym z prawem celem udostępnienia. Administrator musi bowiem dochować szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą.

Ważne

Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełniania obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub jest niezbędne dla wypełnienia prawnie uzasadnionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych.

 

Ważne

Wspólnota ma prawną możliwość przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali na podstawie przepisów ustawy o własności lokali, a w zakresie nią nieuregulowanym – na podstawie Kodeksu cywilnego.


W sprawie wspólnota zapewniła skarżącej pełny wgląd w dokumenty rozliczeniowe dotyczące mediów dla całego budynku oraz okazała szczegółowe ­rozliczenia mediów dotyczące jej własnego lokalu. Tym samym umożliwiła jej realizację praw członka wspólnoty. Zachowanie zarządu odmawiające wglądu w indywidualne rozliczenia pozostałych członków w ocenie organu stanowiło uzasadnione działanie właśnie ze względu na zasadę adekwatności. Do współdziałania w zarządzie oraz sprawowania kontroli działalności zarządcy nie jest konieczne bowiem pozyskanie szczegółowych imiennych rozliczeń kosztów mediów pozostałych lokali.

Uwaga

Właściciel ma prawo dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością wspólną, jednak zakres danych i informacji udostępnianych współwłaścicielowi powinien być adekwatny do potrzeb związanych ze zgodnym z prawem celem udostępnienia.


Jako bezzasadny oceniono również zarzut skarżącej, że udzielenie pełnomocnictwa stanowi naruszenie przepisów. Zgodnie z ówczesnymi przepisami, ponieważ osoby te mają dostęp do danych osobowych, powinny zostać nadane przez administratora upoważnienia do przetwarzania danych. Takie upoważnienie powinno być upoważnieniem specjalnym, odrębnym, a nie wywodzonym tylko z treści umowy lub z zakresu obowiązków pracowniczych. Powinno mieć charakter imienny, a także określać dozwolony zakres przetwarzania danych osobowych przez osobę upoważnioną. W omawianej sprawie wspomnianym pełnomocnictwom przyznano walor takich właśnie upoważnień, ponieważ spełniały one cechy wymienione powyżej. Bezprzedmiotowe były natomiast rozważania co do rozpowszechnienia danych poprzez ich wywieszenie na klatkach schodowych, ponieważ jak ustalono – miało to miejsce jedyn...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 12 wydań czasopisma "Mieszkanie i Wspólnota"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy