Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administrowanie

23 listopada 2018

NR 120 (Listopad 2018)

Usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych w WM lub SM

234

Czy poza niepodawaniem nazwiska na spisie lokatorów i domofonie członek wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej ma prawo żądania od zarządu usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych?
 

Dane osobowe

Faktycznie, nazwisko przypisane do konkretnego adresu zamieszkania należałoby interpretować jako dane osobowe. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami dane osobowe należy rozumieć szeroko, jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania, bezpośrednio lub pośrednio, osobie fizycznej. Przepisy w tym zakresie nie uległy większej zmianie w związku z rozpoczęciem stosowania rozporządzenia RODO. Tym samym wobec żądania osoby, której dane dotyczą, ich przetwarzanie w celu oznaczenia konkretnego lokalu zajmowanego przez członka wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej będzie nieuprawnione, ponieważ w mojej ocenie ten cel przetwarzania danych osobowych znajduje oparcie jedynie w udzielonej przez członka zrzeszenia (wspólnoty/spółdzielni) zgodzie. Poza tym administrator danych osobowych zobowiązany jest chronić przetwarzane dane przed dostępem osób trzecich, a listy wywieszone na klatkach schodowych lub na domofonie tego bezpieczeństwa nie zapewniają.

Należy jednak mieć na uwadze, że przetwarzanie danych członka wspólnoty/spółdzielni w pozostałym zakresie nie jest oparte na jego zgodzie, a wycofanie zgody nie będzie skutkowało utratą prawa przetwarzania danych osobowych. Podstawy prawnej przetwarzania podstawowych danych osobowych przez wspólnotę mieszkaniową i spółdzielnię, niezbędnych do prawidłowego zarządzania nieruchomością i rozliczania mieszkańców, można bowiem upatrywać co najmniej w dwóch innych przepisach RODO.

Spółdzielnia mieszkaniowa a RODO

Art. 6 ust. 1 lit c) RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Spółdzielnia mieszkaniowa oraz wspólnota mieszkaniowa mają ściśle określone obowiązki prawne, które stanowią podstawę ich funkcjonowania. Spółdzielnia mieszkaniowa, zgodnie z art. 1 ust. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ma obowiązek zarządzania nieruchomościami stanowiącymi jej mienie lub nabyte na podstawie ustawy mienie jej członków, zarządzanie jest zatem jej prawnym obowiązkiem. Podobnie wspólnota mieszkaniowa, która powstaje w momencie wyodrębnienia lokalu stanowiącego odrębny przedmiot prawa własności. Wspólnota mieszkaniowa zobowiązana jest do ustanowienia zasad zarządzania nieruchomością wspólną i prowadzenia tego zarządu na podstawie umowy lub ustawy. Zgodnie z zasadami ogólnymi określonymi w art. 21 ustawy o własności lokali, zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnętrz oraz w stosunkach z poszczególnymi właścicielami. W celu realizacji tych prawnych obowiązków, wypełniania istoty zadań i celu funkcjonowania spółdzielni czy wspólnoty mieszkaniowej musi ona dokonywać czynności przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe będą bowiem wykorzystywane w toku zarządzania nieruchomością wspólną przy ewidencjonowaniu kosztów zarządu, rozliczaniu wpłacanych przez członków zaliczek oraz w związku z ich uczestnictwem w organach zrzeszenia, jakimi jest zebranie członków wspólnoty oraz walne zgromadzenie członków spółdzielni.

Wykonywanie obowiązków prawnych jest podstawową przesłanką do przetwarzania. Inną podstawą przetwarzania danych, która wchodziłaby w grę, jest art. 6 ust. 1 lit f), tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Taka podstawa przetwarzania danych pojawi się w szczególności w przypadku dochodzenia oraz obrony roszczeń przysługujących wspólnocie lub spółdzielni albo w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa na terenie nieruchomości przez zastosowanie monitoringu wizyjnego.

Należy mieć oczywiście na względzie, że podstawy przetwarzania mogą być różne dla poszczególnych celów realizowanych przez administratora danych – podmiot zarządzający nieruchomością (wspólnotę/spółdzielnię).

Dwie wskazane wyżej przesłanki przetwarzania danych osobowych pozwalają obronić prowadzone czynności przed zgłoszonym żądaniem usunięcia danych osobowych lub żądaniem ograniczenia ich przetwarzania. Jeżeli takie żądanie uniemożliwiłoby realizację obowiązków prawnych lub prowadziło do naruszenia prawnie uzasadnionych interesów administratora, zakres żądania należy rozważyć i poinformować wnioskującego, dlaczego jego spełnienie jest niemożliwe.

W zakresie żądania usunięcia danych w art. 17 ust. 3 RODO wprost wskazuje, że prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne:

  • do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania z mocy prawa, 
  • do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Administrator powinien usunąć dane, ale tylko takie, które są zbędne do realizacji prawnych obowiązków (procesu zarządzania nieruchomością) lub do realizacji albo obrony przysługujących roszczeń. W przypadku prawidłowej organizacji procesów przetwarzania danych nie powinny zostać w rezultacie usunięte żadne dane, zgodnie bowiem z wyrażoną w RODO zasadą minimalizacji danych administrator powinien przetwarzać tylko te, które są niezbędne do zamierzonych celów przetwarzania.

Ograniczenie przetwarzania danych ma natomiast co do zasady charakter tymczasowy i po wyjaśnieniu wątpliwości osoby, której dane dotyczą, przetwarzanie może zostać wznowione. W obrocie prywatnym jedyne dopuszczalne czynności w odniesieniu do danych, których przetwarzanie ograniczono, to ich przechowanie oraz wykorzystanie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo obrony praw osoby fizycznej lub prawnej. Jednak przy dobrze zorganizowanym systemie przetwarzania odpowiedź o nieskuteczności sprzeciwu powinna być niemal natychmiastowa i faktyczne ograniczanie będzie trwało bardzo krótko lub w ogóle do niego nie dojdzie. W interesie administratora będzie bowiem na tyle sprawne zorganizowanie systemu przetwarzania danych, aby okresy tego swoistego dochodzenia, czy...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy